Habiendo sesionado la asamblea, debe darse estricto cumplimiento a lo normado en el artículo 47 de la ley 675 de 2001, esto es, elaborar el acta correspondiente, suscribirla y proceder a su publicación, con el fin de garantizar que toda persona habitante, residente o integrante de la persona jurídica, conozca las decisiones que en cualquier sentido puedan afectarlo.
De conformidad con lo previsto en la Ley 675 de 2001, el administrador debe poner a disposición de los propietarios del edificio o conjunto, copia completa del texto del acta en la que consten las decisiones adoptadas por la Asamblea, en el lugar determinado como sede de la administración, e informar tal situación a cada uno de los propietarios. Así mismo, dejar constancia de la fecha y lugar de publicación en el libro de actas correspondiente.
Lo anterior debe hacerse dentro de un lapso no superior a veinte (20) días hábiles contados a partir de la fecha de la reunión de Asamblea. Debe tenerse en cuenta que, para el caso de reuniones no presenciales, establece el artículo 44 de la Ley 675 de 2001 que las actas deberán asentarse en el libro respectivo, suscribirse por el representante legal y comunicarse a los propietarios dentro de los diez (10) días siguientes a aquel en que se concluyó el acuerdo.
El medio probatorio establecido en el Régimen de Propiedad Horizontal, como idóneo para constatar la fidelidad de los asuntos tratados en la Asamblea es el acta suscrita, como reflejo fiel de lo ocurrido en la reunión. El acta constituye la prueba tanto para su exigibilidad cómo para poder demandar las decisiones tomadas.
No poner a disposición de los interesados copia completa del acta constituye una violación de los derechos de los propietarios y moradores, en especial el derecho fundamental al DEBIDO PROCESO que podría ser protegido mediante el ejercicio de la Acción de Tutela.
Sobre este particular, la jurisprudencia de la Corte Constitucional ha señalado quelos órganos de administración y decisión de la copropiedad por razón de los intereses sociales que regentan, se asimilan a autoridades, pues toman decisiones que afectan a los copropietarios y residentes. Como autoridades pues, los órganos de administración en el ámbito de la copropiedad, están obligados a observar los procedimientos que dicta el reglamento y la ley para el trámite de las decisiones, de manera que inobservarlos puede afectar el derecho a un debido proceso.
Ha sostenido la Corte Constitucional que como la copropiedad tiene sus propios procedimientos establecidos en la ley, quienes la representan deben observar tales mandatos bajo pena de violar el derecho al debido proceso. En los casos en que no se elabore, firme y/o publique el acta de la asamblea en el tiempo que dispone la Ley y en consecuencia no pueda ser impugnada, se infringe de esa manera el derecho fundamental al debido proceso, que supone aún para los particulares el deber de obedecer al conjunto de trámites y normas que regulan una determinada actividad o procedimiento. Como lo ha sostenido la jurisprudencia, no es simplemente una garantía exigible del Estado sino que los particulares, están obligados por la Constitución a observar las reglas del debido proceso, siendo un derecho fundamental de la persona.
Finalmente, cuando le soliciten copia del acta de la Asamblea, el administrador deberá proporcionar una copia al solicitante. En caso contrario, la norma establece que, a quien se le niegue la entrega de copia del acta, podrá acudir en reclamación ante el Alcalde Municipal o Distrital o su delegado, quien a su vez ordenará la entrega de la copia solicitada so pena de sanción de carácter policivo.
