Recordemos que por expresa disposición de la Ley 675 de 2001 – art. 35, en propiedad horizontal es imperativo constituir un fondo para atender obligaciones o expensas imprevistas, el cual se formará e incrementará con un porcentaje de recargo no inferior al uno por ciento (1%) sobre el presupuesto anual de gastos comunes y con los demás ingresos que la asamblea general considere pertinentes. Sobre este fondo, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) se ha pronunciado en diversas ocasiones para dar respuesta a las inquietudes de los administradores de propiedad horizontal, algunas de las cuales se citan a continuación (concepto 2021-0185):
1.Pregunta
¿El valor que se recauda mensualmente dentro de las cuotas ordinarias, en el porcentaje que corresponde al fondo de imprevistos, debe mantenerse en una cuenta de ahorros, cuenta corriente, depósito a término fijo, etc., completamente separado del resto de recursos económicos que reciba la copropiedad?
Respuesta
La dotación del fondo de imprevistos no se trata de un registro contable, sino de una consignación que debe realizarse en una cuenta destinada para dotar el fondo de imprevistos. Por lo que, si la asamblea de forma directa o a través de su reglamento destina una suma para dotar dicho fondo, la administración debe realizar dicha consignación en la cuenta destinada para ello, y una vez se realice dicho registro se realiza el registro contable de la consignación (ver consulta CTCP 2020-0223).
2. Pregunta
¿Por el valor recaudado anualmente por concepto de fondo de imprevistos y que no se utilice dentro de cada vigencia se debe construir reserva, y presentarse en el Estado de Situación Financiera como parte del patrimonio de la persona jurídica?
Respuesta
El fondo de imprevistos corresponde con una obligación legal de proveer un fondo consistente en dinero en una cuenta inscrita ante una entidad financiera con el objetivo de cubrir necesidades que considere pertinente la asamblea de copropietarios. El fondo de imprevistos afecta el presupuesto de la entidad y sirve de base para establecer la tarifa a cobrar por las expensas comunes de la copropiedad.
– El manejo contable sugerido para el fondo de imprevistos lo encuentra en la Orientación Técnica No. 15 y el concepto unificado concepto 2018-445 sobre fondo de imprevistos emitido por el CTCP.
– La Ley 675 de 2001 específica claramente la forma como se usa el fondo de imprevistos, y la administración debe ceñirse al cumplimiento legal de dicha disposición. Respecto del fondo de imprevistos,
La Ley 675 de 2001 menciona lo siguiente:
· Se trata de un fondo para atender obligaciones o expensas imprevistas (artículo 35);
· Se compone de un porcentaje de recargo no inferior al 1 %, sobre el presupuesto anual de gastos comunes y con los demás ingresos que la asamblea general considere pertinentes (artículo 35);
· La asamblea podrá suspender su cobro cuando el monto disponible alcance el 50% del presupuesto ordinario de gastos del respectivo año (artículo 35 y 38);
· El administrador podrá disponer de los recursos, previa aprobación de la asamblea general, y de conformidad con lo establecido en el reglamento de propiedad horizontal (artículo 35 y 38) (Concepto CTCP 2020- 0223)
3. Pregunta
El registrar en la contabilidad de la copropiedad como gastos operacionales el valor recaudo durante la vigencia por concepto de imprevistos – el cual no fue utilizado – ¿Qué implicación tiene en los estados financieros de la copropiedad?
Respuesta
Respecto del Fondo de Imprevistos este no corresponde con un gasto para efectos financieros, pero si a un rubro que debe incluirse en el presupuesto por orden de la Ley 675 de 2001 la cual exige la creación de un fondo financiero (cuenta bancaria o encargo fiduciario) basado en un porcentaje del presupuesto fijado en la legislación o un porcentaje mayor, si este es aprobado por la asamblea de copropietarios (conceptos CTCP 2018-0350 y 2019-0103).
El fondo de imprevistos no afecta el resultado de la copropiedad, tampoco se trata de una pasivo de la entidad. Tanto su dotación como su uso debe exponerse en el presupuesto de la entidad, y debe revelarse en una nota a los estados financieros los movimientos que ha tenido dicho fondo restringido.
4. Pregunta
¿El valor de las reservas que se reflejan como patrimonio en el Estado de Situación Financiera Comparativo y se presentan a la asamblea general de copropietarios para su aprobación, deben corresponder al valor que se debe presentar en el mismo estado como Efectivo Restringido, en el supuesto de que no exista cartera que incluya cuotas de administración pendientes de pago? ¿De no ser así, a qué obedece esa situación?
Respuesta
La entidad debe separar dos criterios que son relevantes en este tipo de entidades. El primero es el relacionado con los estados financieros, y el segundo con el presupuesto de la entidad.
Cuando una asamblea de copropietarios ordena constituir una reserva, esta debe estipularse si se trata de un rubro presupuestal que debe dotarse a través de consignaciones en una entidad financiera (cuenta de ahorros, corriente, fondo de inversión, CDT, entidad cooperativa, etc.)
5. Pregunta
¿Los dineros recaudados por el pago de las cuotas de administración en la parte que corresponde al Fondo de Imprevistos y sometidos a inversión a través de CDT, se pueden considerar como dineros de uso restringido que se encuentran disponibles para atender situaciones imprevistas?
Respuesta
Si. Recordemos que las inversiones que se generen de los fondos de imprevistos que “generen rendimientos financieros para la copropiedad, dichos rendimientos se registrarán como ingresos en el estado de resultados. La Asamblea o el Consejo de administración, deberá determinar si estos rendimientos incrementan el valor del fondo o si estos son de libre disponibilidad para atender expensas necesarias de la copropiedad”
