Por considerarlo de interés para el ejercicio de su gestión como administrador de propiedad horizontal, compartimos artículo publicado en el Diario El Tiempo en la edición de mayo 28 de 2016 que se refiere a los derechos y obligaciones que generan los bienes comunes de uso exclusivo al interior de la propiedad horizontal:

«(…)

¿Qué es un bien común de uso exclusivo?

De acuerdo con la Ley 675 de 2001, los bienes comunes de uso exclusivo son los bienes comunes no necesarios para el disfrute y goce de los bienes de dominio particular y de manera general, aquellos cuyo uso comunal limitarían el libre uso, goce y disfrute de los bienes privados, que podrán ser asignados de manera exclusiva a los propietarios de los bienes privados que por su localización puedan disfrutarlos.

La asignación la define el área constructiva y quien establece si entrega un área como zona común de uso exclusivo o lo entrega en propiedad es quien diseña el proyecto.

¿Cuáles son esos espacios?

Terrazas, cubiertas, patios interiores, balcones, bodegas y antejardines, entre otros. También pueden estar en esta clasificación los parqueaderos cuando no son bienes privados.

Quedan excluidas las zonas de circulación, los parqueaderos de visitantes, el salón comunal, las zonas húmedas, áreas de recreación y deportes, zonas de BBQ, senderos ecológicos, etc.

¿Cómo funcionan?

Si estos bienes están adjudicados por el propietario inicial, su alcance queda fijado en el reglamento y así consta en la escritura contentiva de la compra-venta del bien inmueble.

Si es por desafectación y posterior adjudicación en compra-venta autorizada por la Asamblea General de Copropietarios, será como producto de una reforma estatutaria adelantada con las condiciones que fija la ley.

Tal reforma implica también, la reforma de los coeficientes y la afectación de la aplicación del presupuesto de la copropiedad.

¿Por qué se definen como bien común de uso exclusivo?

Lo básico es que esa área se requiere para los desagües, para cumplir con los espacios de visibilidad de las zonas. Hay también temas constructivos importantes, esas áreas por lo general tienen que proteger o bien fachadas o bien temas técnicos.

En ningún caso el propietario inicial podrá vender el derecho de usoexclusivo sobre bienes comunes.

¿Qué obligaciones adquiere quien disfruta del bien?

De acuerdo con el artículo 23 de la Ley 675, quienes tengan el uso exclusivo de un determinado bien están obligados a: no efectuar alteraciones ni realizar construcciones sobre o bajo él, a no cambiar su destinación, a hacerse cargo de las reparaciones a que haya lugar como consecuencia de aquellos deterioros que se produzcan por culpa del tenedor, a pagar las compensaciones económicas por su uso exclusivo, según lo aprobado en la Asamblea General.

¿A qué se tiene derecho?

A que se le respete el uso, goce y disfrute, y a que la copropiedad sea la encargada de adelantar las obras de mejora y de reparación, siempre y cuando no sean las imputables en el numeral 3 del artículo 23 de la Ley 675 de 2001. Pero es la comunidad quien fija las políticas en su reglamento o manual de convivencia y una vez ocurra esto, si no contraviene la ley y se han cumplido los requisitos legales, se vuelve de obligatorio cumplimiento.

Compensaciones económicas

Todo aquel que disfruta de un bien común de uso exclusivo está obligado a pagar un dinero, con base en diversos criterios – como ubicación, extensión o embellecimiento, entre otros – a todos los copropietarios por el uso, goce y disfrute de ese espacio. El criterio de ponderación y la tarifa los define la Asamblea y pueden ser un porcentaje del valor de la cuota de administración o un valor específico. «

Autor: Martha Elena Ramírez

Fuente: Diario El Tiempo, edición 28 de mayo de 2016

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En el siguiente enlace podrá consultar el texto completo de la Ley de Vivienda Segura:

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1796_2016.html

SUPERNOTARIADO ASUME EL CONTROL Y LA VIGILANCIA DE LAS CURADURÍAS

Las curadurías del país han sido vigiladas y controladas por los departamentos o Secretarías de Planeación de cada ciudad o municipio.

Sin embargo, el presidente Juan Manuel Santos había sancionado la Ley 1796 de 2016 de “Vivienda Segura”, en la que delegó esa función a  la Superintendencia de Notariado y Registro a partir de este 13 de julio.

Esta decisión la tomó el mandatario, luego del desplome del edificio Space en Medellín, en octubre del 2013, donde se evidenciaron irregularidades de la Curaduría para la expedición de las licencias.

De manera que desde ahora, la Supernotariado, será la entidad encargada de ejercer el control, la inspección y la vigilancia sobre las curadurías urbanas y municipales.

Se creará un concurso de méritos público y abierto para elegir a los curadores, “un proceso similar al que actualmente se adelanta con los notarios y los registradores de instrumentos públicos del país”, explicó la entidad en una comunicación.

Pese a esto, se aclaró que serán los alcaldes de cada ciudad los encargados de nombrar a los curadores, que queden de en una lista de elegibles luego del proceso del concurso.

Llama la atención que el curador urbano que aprobó las licencias del Space, Carlos Alberto Ruiz, se ganó un concurso de méritos dirigido por una Universidad en Medellín, volvió a su cargo, lo destituyó la Procuraduría, apeló la decisión y actualmente sigue en su puesto mientras se decide el proceso en otra instancia.

El superintendente, Jairo Alonso Mesa, aseguró que se buscará “proteger al comprador de vivienda, incrementar la seguridad de las edificaciones, fortalecer la función pública que ejercen los curadores”, entre otros deberes de la entidad con las nuevas competencias.

La Superintendencia será además la entidad encargada de tramitar y hacer seguimiento a las peticiones, quejas y reclamos de la ciudadanía, así como realizará visitas de auditoría a los curadores y tomará acciones para evitar irregularidades como las del Space.

Fuente:

http://caracol.com.co/radio/2017/07/13/nacional/1499970322_576889.html?id_externo_rsoc=whatsap

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Por considerarlo de interés para el ejercicio de su gestión como administrador de propiedad horizontal, y con ocasión de los recientes incidentes en edificios debido a la explosión en los ductos de basura, a continuación compartimos publicaciones realizadas en medios de comunicación (RCN y EL TIEMPO) que explican las causas de estos incidentes y divulgan el llamado del Cuerpo de Bomberos a los ciudadanos para contribuir al uso adecuado de los residuos, así como las recomendaciones para evitar incendios y explosiones por el manejo indebido de las basuras.

¿Por qué explotan los depósitos de basura?

Según los expertos, la explosión en el conjunto residencial Santa Lucía, que dejó 66 apartamentos averiados y 54 personas lesionadas, se produjo por la descomposición de la basura orgánica que genera metano, un gas altamente combustible que al mezclarse con el oxígeno y alguna fuente de calor, explota.

 «Los materiales que son potencialmente reciclables, que son plástico y papel, y todo lo que se produce de las industrias, no debería entrar en los depósitos de basura», aseguró Diana Cristancho, especialista en residuos sólidos de la Universidad Central.

Los aerosoles y productos de aseo, especialmente los de empaque en plástico, son los más peligrosos. Según la especialista, mezclados con el gas metano, en la mayoría de los casos son los que generan la combustión.

 «Hay que recomendarle a los bogotanos y las personas que viven en las torres altas que no descansemos en decirle a nuestros vecinos que cuando tengamos basuras de gran magnitud bajarla nosotros mismos», enfatizó Pedro Monsalva, director de Bomberos de Bogotá.

NoticiasRCN.com

10 recomendaciones para evitar incendios y explosiones por la basura

El Cuerpo de Bomberos de Bogotá advierte que es clave no mezclar residuos ni obstruir el shut.

Para evitar que emergencias como la que dejó varias personas heridas en un edificio del norte de Bogotá, tras una explosión originada por el mal manejo de las basuras, el Cuerpo de Bomberos hizo un llamado a los ciudadanos para contribuir al uso adecuado de los residuos.

Tenga en cuenta estas recomendaciones:

1. En el caso de Usaquén  personas resultaron lesionadas y varios apartamentos dañados, tras una explosión que, después se comprobó, se produjo por el taponamiento del shut y la imprudencia de un residente que arrojó un elemento incendiario.

2. Los residentes de los edificios deben saber que el paquete de basura que arrojen por el conducto (shut) debe poder deslizarse sin contratiempos. Es preferible enviar dos bolsas de tamaño pequeño para evitar que una grande se quede atorada en el camino.

3. Nunca debe mezclar las basuras orgánicas (como pieles de animales, residuos de frutas y otros elementos que puedan generar descomposición) con residuos orgánicos (plásticos, botellas y otros materiales que puedan ser reciclados). Los elementos orgánicos en descomposición generan gas metano.

4. Es obvio, pero no de deben introducir elementos encendidos o que puedan producir chispa. Es decir, no botar colillas, cigarrillos o fósforos sin verificar que fueron apagados completamente. Si hay gas metano por residuos orgánicos acumulados se puede generar una explosión.

5. Hay que limpiar el cuarto de basura permanentemente para limpiar residuos y líquidos que se puedan acumular.

6. Es fundamental que la administración del edificio programe limpieza, aseo y desinfección del lugar de manera periódica.

7. La ventilación es supremamente importante. Debe generar suficiente aireación para que no se acumulen vapores que pueden ser explosivos al contacto con una fuente de ignición.

8. Los bomberos le recuerdan a los constructores que los basureros deben ser hechos en material no inflamable, y sobre todo advierte que cuando son en fibra de vidrio pueden convertirse en un agente para generar incendios.

9. Si no se han cumplido estas normas, y se genera un incendio, de inmediato hay que llamar a la línea de emergencias 123.

10. Antes de salir, hay que verificar que las puertas estén bien cerradas, no abrirlas y evacuar la edificación.

Eltiempo.com

Fuente:

http://www.noticiasrcn.com/nacional-pais/explotan-los-depositos-basura

http://www.eltiempo.com/bogota/diez-recomendaciones-para-evitar-incendios-por-mal-manejo-de-basuras-110376

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Radicación: 2017-507- CONSULTA Fecha: 24 de julio de 2017 Entidad: Consejo Técnico de la Contaduría Pública Tema: CONTABILIDAD EN PROPIEDADES HORIZONTALES

RESUMEN La responsabilidad por la elaboración de los informes financieros es de la administración de la Copropiedad. El Contador Público como depositario de la confianza pública, da fe pública cuando con su firma y número de tarjeta profesional suscribe un documento en que certifique sobre determinados hechos económicos.

CONSIDERACIONES Y RESPUESTA

1. Queremos tener claro, si la responsabilidad de la contabilidad es del administrador o del contador de la propiedad horizontal.

La responsabilidad por la contabilidad de la copropiedad es de la Administración de la Copropiedad. El Art. 51 de la Ley 675 de 2001, establece:

«Art. 51. Funciones del administrador. La administración inmediata del edificio o conjunto estará a cargo del administrador, quien tiene facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo. (…) 5. Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto (…)».

2. Solicitamos de ustedes, nos indiquen cómo se debe llevar la contabilidad en la Propiedad Horizontal y cómo se deben presentar los estados financieros ante la asamblea general de propietarios.

De acuerdo con lo establecido en la Ley 675 de 2001, las copropiedades tienen la obligación de llevar contabilidad. Para tal fin, deben considerar el marco de información financiera contenido en el Decreto 2706 de 2012, modificado por el Decreto 3019 de 2013, y compilado en el anexo 3° del Decreto 2420 de 2015, tal como se ha indicado en su consulta.

Lo establecido en el Decreto 2706 representa un marco de información financiera simplificado, en el cual la base de medición es el costo histórico, y para efectos de la elaboración de un juego de estados financieros solo exige la presentación de un balance (estado de situación financiera), el estado de resultados y las notas. Por ello, su aplicación es muy sencilla y no se espera que existan grandes diferencias entre los requerimientos de esta norma y lo requerido en el anterior Decreto 2649 de 1993, marco de principios que era aplicado antes de la expedición del nuevo marco normativo. Por lo tanto este marco de información financiera no debe ser referido como un marco de información financiera internacional, dado que muchas de las simplificaciones incorporadas en este no son permitidas en las NIIF completas o en la NIIF para las Pymes.

Por otra parte, el numeral 1° del Art. 51 establece que es función del administrador someter a aprobación de la asamblea el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior, además de un presupuesto detallado de gastos e ingresos.

«Art 51. FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR. La administración inmediata del edificio o conjunto estará a cargo del administrador, quien tiene facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo. Sus funciones básicas son las siguientes:

1.  Convocar a la asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobación el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior, y un presupuesto detallado de gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual, incluyendo las primas de seguros.»

La no presentación de los informes financieros a la Asamblea, se entendería como un incumplimiento de las funciones de la administración. En todo caso, se debe revisar si en la agenda propuesta para la asamblea se incorporó el punto correspondiente a la aprobación de los estados financieros, los cuales se entiende fueron suministrados a los propietarios antes de la asamblea, con el fin de dar el tiempo necesario o requerido en la ley, para que los copropietarios pudieran analizar y evaluar la situación financiera de la copropiedad, antes de impartir su aprobación.

Adicionalmente, le indicamos que el CTCP emitió la orientación técnica No. 15 Copropiedades de Uso Residencial o Mixto, la cual es una guía técnica respecto a los reconocimientos contables. Los decretos y la orientación, los puede consultar de manera gratuita en la página web www.ctc.gov.co. enlace publicaciones-orientaciones técnicas, y otros enlaces-normativa.

3.   Indíquenos si con toda la información dada existen anomalías en el proceso contable de nuestra copropiedad.

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública es un organismo permanente, encargado de la orientación técnica científica de la profesión y de la investigación de los principios de contabilidad y normas de auditoría de aceptación general en el país. En sus funciones no se incluyen la de emitir certificaciones o dictámenes sobre los estados financieros de los particulares.

Adicionalmente, si la copropiedad considera que los informes financieros no son llevados en debida forma, esta podría contratar con un profesional de la contabilidad, un encargo de revisión, que le permita identificar si los estados financieros han sido elaborados en debida forma. Para tal fin, aplicará lo establecido en la Norma Internacional de Encargos de Revisión 2400.

El objetivo de una revisión de estados financieros es permitir al profesional ejerciente declarar si, basándose en la utilización de procedimientos que no proporcionan toda la evidencia que requiere una auditoría, ha llegado a su conocimiento alguna cuestión que le lleve a pensar que la información no está preparada, en todos sus aspectos materiales, de conformidad con el marco de información financiera aplicable (seguridad negativa).

4. La depuración o castigo de las cuentas (reclasificación, reversión, provisión) es de aplicaciónen las propiedades horizontales?

De forma similar a como se establecía en el anterior marco normativo, una copropiedad deberá evaluar si existen evidencias de deterioro de sus cuentas por cobrar, y si esto existe se deberá establecer un procedimiento para reconocer las pérdidas por deterioro correspondientes, con fundamento en la información disponible en cada fecha de cierre. También deberán efectuarse las revelaciones necesarias para que los usuarios de los estados financieros puedan conocer los cambios en el valor de la cartera, así como los incrementos, disminuciones, castigos, de la cuenta que resume las pérdidas por deterioro.

Si con fundamento en la información disponible se considera que una cuenta por cobrar no es recuperable, y no se reconocen las pérdidas por deterioro, el patrimonio de la copropiedad estaría sobrestimado, lo cual afectaría la evaluación que realizan los copropietarios y otros usuarios sobre la situación financiera de la copropiedad. Sobre el particular es importante indicar que la constitución de provisiones no significa que los montos totales adeudados no puedan seguir siendo cobrados por la copropiedad o por las personas contratadas para llevar a cabo los procesos de cobro.

Los numerales 2.34, 2.35, 2.3ó, 4.8 (d), 7.5, 7.8, 8.1 2, del anexo técnico del Decreto 2706 de 2012, se refieren a la contabilización de las pérdidas por deterioro de una entidad que aplica el marco técnico del Grupo 3. (Decreto 2706/2012 recopilado en el anexo 3o del Decreto 2420/2015) (…)

5.Sabiendo que tanto la Administradora como la Contadora firmaron los estados financieros elaborados bajo las condiciones y con todas las fallas enunciadas, aun sabiendo que esta información financiera certificada a terceros no cumple las normatividad vigente aplicable, se puede deducir que estas personas están faltando a los requerimientos técnicos y de ética, en especial el artículo 37.6 de la Ley 43 de 1990, que establece «Observancia de las disposiciones normativas» (…)

Adicionalmente, tal como se señala en su consulta, la firma de estados financieros que no cumplen los requerimientos establecidos en las normas legales, podría configurar un incumplimiento de las normas del código de ética, contenido en la Ley 43 de 1990, entre otras:

37.6 Observancia de las disposiciones normativas. El Contador Público deberá realizar su trabajo cumpliendo eficazmente las disposiciones profesionales promulgadas por el Estado (y por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública) aplicando los procedimientos adecuados debidamente establecidos. Además, deberá observar las recomendaciones recibidas de sus clientes o de los funcionarios competentes del ente que requiere sus servicios, siempre que éstos sean compatibles con los principios de integridad, objetividad e independencia, así como con los demás principios y normas de ética y reglas formales de conducta y actuación aplicables en las circunstancias.

37.7 Competencia y actualización profesional. El Contador Público sólo deberá contratar trabajos para lo cual él o sus asociados o colaboradores cuenten con las capacidades e idoneidad necesaria para que los servicios comprometidos se realicen en forma eficaz y satisfactoria. Igualmente, el Contador Público, mientras se mantenga en ejercicio activo, deberá considerarse permanentemente obligado a actualizar los conocimientos necesarios para su actuación profesional y especialmente aquéllos requeridos por el bien común y los imperativos del progreso social y económico.

Los artículos 69 y 70 de la Ley 43 también indican:

«Art. 69. El certificado, opinión o dictamen expedido por un Contador Público, deberá ser claro, preciso y ceñido estrictamente a la verdad.

Art. 70. Para garantizar la confianza pública en sus certificaciones, dictámenes u opiniones, los Contadores Públicos deberán cumplir estrictamente las disposiciones legales y profesionales y proceder en todo tiempo en forma veraz, digna, leal y de buena fe, evitando actos simulados, así como prestar su concurso a operaciones fraudulentas o de cualquier otro tipo que tiendan a ocultar la realidad financiera de sus clientes, en perjuicio de los intereses del Estado o del patrimonio de particulares, sean estas personas naturales o jurídicas.» (Negrilla por fuera del texto original).

6. ¿Si la pregunta anterior es positiva, cómo debemos actuar los copropietarios?

El Art. 23 de la Ley 43 de 1990 se refiere a los diferentes tipos de sanciones que puede imponer la Junta Central de Contadores, como órgano disciplinario de la profesión. Artículo 23. De las sanciones, La Junta Central de Contadores podrá imponer las siguientes sanciones:

 Amonestaciones en el caso de fallas leves.Multas sucesivas hasta de cinco salarios mínimos cada una.Suspensión de la inscripción.Cancelación de la inscripción.

Si se considera que existen elementos de juicio para configurar una posible amonestación, multa, suspensión o cancelación de la inscripción del Contador Público, se deberá presentar queja formal, debidamente documentada, ante el Tribunal Disciplinario de la Junta Central de Contadores, el cual es el organismo encargado de ejercer inspección y vigilancia, para garantizar que la contaduría pública se ejerza de conformidad con las normas legales, sancionando en los términos de la ley a quienes violen tales disposiciones.

7. A partir de qué año debe implementarse las normas NIIF en el proceso contable

Las fechas de aplicación del nuevo marco de información financiera son las establecidas en el Decreto 2706 de 2012, compilado en el anexo 3a del Decreto 2420 de 2015. Según este Decreto, la fecha de los últimos estados financieros con fundamento en el Decreto 2649 de 1993, fue el 31 de Diciembre de 2014, por lo que los informes financieros preparados con posterioridad a esta fecha se entiende que son preparados con fundamento en el marco técnico contenido en el anexo 3o del Decreto 2420 de 2015.

Sobre el particular anotamos que de acuerdo con lo establecido en la el numeral 7° del Art. 37 de la Ley 43 de 1990, un Contador Público sólo deberá contratar trabajos para lo cual él o sus asociados o colaboradores cuenten con las capacidades e idoneidad necesaria para que los servicios comprometidos se realicen en forma eficaz y satisfactoria. Igualmente, el Contador Público, mientras se mantenga en ejercicio activo, deberá considerarse permanentemente obligado a actualizar los conocimientos necesarios para su actuación profesional y especialmente aquéllos requeridos por el bien común y los imperativos del progreso social y económico.

8. ¿Las políticas y el proceso de convergencia a normas NIIF debe ser conocido por la Asamblea General de propietarios y deben ser ellos quienes aprueben los estados financieros cuando se realicen bajo esa normatividad vigente?

Le corresponde a la administración de la copropiedad establecer, con fundamento en el marco de información financiera que sea aplicable, las políticas utilizadas al elaborar los estados financieros. También la de certificar los estados financieros que son emitidos con destino al Consejo de Administración y la Asamblea de Copropietarios. Un resumen de estas políticas debe ser incorporada en las notas a los estados financieros.

De acuerdo con lo anterior, no es función de la asamblea realizar la aprobación de las políticas contables de la copropiedad, sin perjuicio de que a ella le corresponda la aprobación de los estados financieros, de acuerdo con lo establecido en el Art. 38 de la Ley 675 de 2001, que señala las funciones de la Asamblea

Art. 38. Naturaleza y Funciones, La asamblea general ele propietarios es el órgano de dirección de la persona jurídica que surge por mandato de esta ley, y tendrá como funciones básicas las siguientes:

(…) 2. Aprobar o improbar los estados financieros y el presupuesto anual de ingresos y gastos que deberán someter a su consideración el Consejo Administrativo y el Administrador.

Esto no significa, que la Asamblea no pueda ser informada sobre las políticas contables aplicadas. Fuente:

http://www.ctcp.gov.co/_files/concept/DOCr_CTCP_1_8_11105.pdf

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Radicación: 2017-020502- CONSULTA

Fecha: 02-08-2017

Entidad: DIAN

Tema: Retención en la Fuente Servicios de Administración de Propiedad Horizontal

Fuentes formales: Estatuto Tributario art. 392; Decreto 1625 de 2016 art. 1.2.4.4.14.; Ley 675 de 2001 art. 51

CONSULTA

En el escrito de la referencia realiza la siguiente consulta: “Si se suscribe un contrato de mandato para la administración de edificios pertenecientes al régimen de propiedad horizontal, con motivo del cual se realizan actos de carácter material, esto es, realizar pagos, supervisión del estado del inmuebles, (sic) atención de inquietudes, quejas y reclamos de los copropietarios, verificación del cumplimiento de los contratos de limpieza y vigilancia, realizar reparaciones locativas, realizar los cobros a los copropietarios, etc, ¿cuál debe ser la tarifa de retención en la fuente aplicable a los pagos realzados a las personas naturales o jurídicas mandatarias para la administración de edificios a título de Impuesto de Renta, honorarios o servicios (10% – 11% o 4% – 6%)?”

CONSIDERACIONES Y RESPUESTA

De conformidad con el artículo 20 del Decreto número 4048 de 2008, este despacho está facultado para absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras o de comercio exterior y control cambiario en lo de competencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Al respecto este Despacho considera:

Sobre el particular, resulta pertinente, remitirnos a lo dispuesto en la Ley 675 de 2001, que regula el régimen de la propiedad horizontal, la cual, en su artículo 51 establece cuales son las funciones de un administrador de propiedad horizontal, entre las que se destacan: convocar a las asambleas ordinarias o extraordinarias, cuidar las zonas comunes de la propiedad horizontal, expedir paz y salvo en caso de que sean solicitados, hacer efectivas las sanciones por el incumplimiento del reglamento de la propiedad, poner en conocimiento de los copropietarios las actas de asamblea, entre otras.

 De acuerdo a lo anterior, las funciones que han sido encomendadas a los administradores de las propiedades horizontales, se circunscriben a temas que no requieren conocimientos técnicos especializados, por lo cual, no se podría afirmar que se encuentra en la categoría de honorarios.

 Por consiguiente, atendiendo a la naturaleza de actividades que debe desarrollar según la ley un administrador, es claro que estos se tratan de servicios, motivo por el cual se deberá atender a la tarifa de retención en lo relacionado con el Impuesto sobre la Renta y Complementario, será la dispuesta en el art. 1.2.4.4.14 del Decreto 1625 de 2016, que sostiene:

“ARTÍCULO 1.2.4.4.14. RETENCIÓN EN LA FUENTE A TÍTULO DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA POR SERVICIOS PARA CONTRIBUYENTES DECLARANTES. La tarita de retención en la fuente a título del impuesto sobre la renta para los pagos o abonos en cuenta por concepto de servicios, de que trata la parte final del inciso cuarto del artículo 392 del Estatuto Tributario, que realicen las personas jurídicas, las sociedades de hecho y las demás entidades y personas naturales que tengan la calidad de agentes retenedores, a favor de los contribuyentes del impuesto sobre la renta obligados a presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementario, es el cuatro por ciento (4%) del respectivo pago o abono en cuenta.”

 En conclusión, por encuadrarse dentro de la categoría de servicios las funciones desarrolladas por un administrador de propiedad horizontal, la tarifa de retención aplicable en lo relativo al Impuesto sobre la Renta y Complementarios, será del 4% sobre el respectivo pago o abono en cuenta. (negrilla fuera de texto)

 En los anteriores términos se resuelve su consulta. Finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, a la cual se puede ingresar por el icono de “Normatividad” -“Técnica”-, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

PEDRO PABLO CONTRERAS CAMARGO

Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina

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Propiedad horizontal: ¿De qué forma el Código de Policía entra en la copropiedad?

El Código Nacional de Policía toca aspectos de la propiedad horizontal y llega al punto de sancionar a quienes perturben la convivencia cuando se consumen bebidas embriagantes o sustancias sicotrópicas, así como a quienes organicen fiestas que superen los decibeles máximos, entre otros puntos.

La Ley 675 de 2001 o de propiedad horizontal regula los inmuebles en los que concurren derechos de propiedad exclusiva sobre bienes privados y derechos de copropiedad sobre el terreno y los demás bienes comunes. Su objetivo es garantizar la seguridad y la sana convivencia a través de una normatividad para alcanzar la pacífica convivencia y solidaridad social.

Sin embargo, cuando se habita en conjuntos residenciales por lo general se presentan problemas de convivencia. Al respecto, el ruido por fiestas hasta altas horas de la madrugada, los niños jugando en lugares donde no lo deben hacer y las mascotas, son tres causas comunes que pueden desatar discusiones entre los propietarios o inquilinos.

Pero en la copropiedad todo comienza con la posición individual de quienes habitan en esta; es un hecho que siempre existirán personas que infrinjan las normas y por ello es conveniente elaborar manuales, rotar circulares y utilizar las carteleras para dar a conocer la Ley de propiedad horizontal.

En sintonía con lo anterior, un recurso al que ahora se pueden acoger quienes presenten inconvenientes en el contexto de sus hogares es la nueva normatividad del Código Nacional de Policía, especialmente a lo señalado en algunos artículos que tocan la propiedad horizontal. Veamos.

¿Cuál de las dos leyes se debe acatar?

Desde la Policía Nacional aseguran que en lo que tiene que ver con propiedad horizontal, la autoridad es el administrador(a) y el Consejo de Administración, ya que todos los conjuntos deben contar con un manual de convivencia y un reglamento interno que debe ser común a todos los propietarios. Lo anterior quiere decir que tienen su propio protocolo para cobrar las multas internas.

Sobre la competencia para resolver conflictos al interior de la propiedad la Policía asegura que la norma les da la facultad de ingresar a los conjuntos a verificar cuando así se requiera.

¿Y cómo es este proceso? Lo primero que se hace es llamar al administrador(a), y si esta persona no puede ejercer su autoridad ahí entra la Policía. Desde la institución piensan que la idea no es que siempre los llamen a ellos para resolver los problemas, sino que se trata de una responsabilidad compartida que pretende que entre las diferentes partes se ayude, cuando sea el caso, a administrar y a resolver los conflictos.

Sin embargo, hay que destacar que el Código de Policía es drástico en la imposición de multas, mientras que muchos conjuntos residenciales son laxos en temas de convivencia; por este motivo muchos conjuntos están actualizando su reglamento de convivencia, ajustándolo a la Ley 1801 de 2016.

¿Qué puntos toca el Código de Policía sobre la propiedad horizontal?

Dentro de las conductas relacionadas con la propiedad horizontal que pueden ser sancionadas por la Policía se encuentran:

No permitir por parte del administrador de la copropiedad el ingreso de la Policía a las zonas comunes, cuando se presenten situaciones que puedan afectar la convivencia.Se sancionará a los dueños de ejemplares caninos que transiten en sitios públicos sin su correspondiente correa y bozal, o sin la documentación exigida de acuerdo con su raza.Alterar la convivencia a través del incumplimiento de los deberes consagrados en la ley y los reglamentos de propiedad horizontal.Perturbar la tranquilidad de la comunidad.Realizar o permitir actos, fiestas, reuniones, ceremonias, actos religiosos o eventos similares que afecten la convivencia del vecindario, cuando superen los decibeles máximos establecidos en la norma ambiental o cuando generen impacto auditivo.No recoger por parte de los propietarios o tenedores, los excrementos de los animales cuando ello ocurra en las vías, parques, andenes, antejardines o lugares públicos.Perturbar la convivencia mediante el consumo de bebidas embriagantes o sustancias ilegales o sicotrópicas, en estadios, coliseos, centros deportivos, centros educativos, parques, hospitales, centros de salud y zonas comunes de los edificios o unidades residenciales.

Así mismo, hay que tener presente que las autoridades policiacas deberán adoptar la conciliación como vía de solución de conflictos entre particulares y fomentar entre las personas actitudes de permanente concertación para la solución pacífica de sus inconvenientes, siempre que con estas no se afecten derechos fundamentales de terceros.

Para terminar, vale la pena resaltar la importancia de que los administradores divulguen y estudien las nuevas herramientas con las que ellos cuentan para garantizar la convivencia.

Publicado: Septiembre 8, 2017

Fuente:

http://actualicese.com/actualidad/2017/09/08/propiedad-horizontal-de-que-forma-el-codigo-de-policia-entra-en-la-copropiedad/

La entrada CONDUCTAS EN PROPIEDAD HORIZONTAL QUE PUEDEN SER SANCIONADAS POR LA POLICÍA se publicó primero en Copropiedades.

EL ABECÉ DE LAS LICENCIAS URBANÍSTICAS

¿QUÉ ES UNA LICENCIA URBANÍSTICA?

Es una autorización previa para urbanizar, parcelar, subdividir o edificar un predio. Para inmuebles existentes se requiere licencia para reforzarlo y modificarlo, ampliarlo o adecuarlo a otro uso; igualmente para el cerramiento de cualquier inmueble.

¿CUÁLES SON LAS CLASES?   Existen cinco tipos: 

• De urbanización.

• De parcelación.

• De subdivisión y sus modalidades.

• De construcción y sus modalidades.

• De intervención y ocupación del espacio público (su estudio y trámite corresponde a la oficina de planeación municipal o distrital).

¿QUÉ SE DEBE HACER CUANDO UNA CONSTRUCCIÓN NO TIENE LICENCIA?

Se debe solicitar el reconocimiento de la construcción el cual hará las veces de licencia, sin perjuicio de las sanciones respectivas por dicha infracción urbanística.

¿CUÁNDO NO SE REQUIERE?

Cuando se realicen obras de mantenimiento o de reparaciones locativas de cualquier edificación, destinadas a mantener el inmueble en las debidas condiciones de higienes y ornato.

PARA SOLICITAR Y OBTENER LICENCIAS URBANÍSTICAS

¿Quiénes pueden solicitarlas? Los propietarios, los poseedores, el representante legal de la entidad financiera en la que el propietario haya delegado la administración del manejo del predio.

Toda solicitud de licencia se debe acompañar de los siguientes documentos:

–          Formulario único nacional para la solicitud de licencias urbanísticas, debidamente diligenciado.

–          Copia del certificado de libertad y tradición del inmueble, expedido por la oficina de instrumentos y registro público con fecha de expedición no superior a un mes.

–          Si el solicitante es persona jurídica se debe aportar el certificado de existencia y representación legal, con fecha de expedición no superior a un mes.

–          Poder debidamente otorgado o autorización cuando se actúe a través de un tercero.

–          Copia de los cinco últimos pagos del impuesto predial o documento que acredite su liquidación y pago, o acuerdo de pago con la certificación de cumplimiento.

–          Plano de localización e identificación del predio (plano de loteo). 

–          Relación de la dirección de los vecinos que tienen un lindero común con el predio objeto de la solicitud.

–          Adicional a los anteriores, para cada clase de licencia se requieren documentos específicos. 

LICENCIA DE URBANIZACIÓN

Es la autorización para ejecutar en uno o varios predios en suelo urbano, la creación de espacios públicos y privados, la construcción de vías y las obras que permitan la adecuación de estos terrenos para la futura construcción de edificación con destinos urbanos.

LICENCIA DE PARCELACIÓN

Estas solamente podrán ser expedidas en Bogotá en las áreas que el POT autorice expresamente y según las normas urbanísticas que se fijen para ello.

LICENCIA DE SUBDIVISIÓN

Es la autorización para dividir uno o varios predios en suelo urbano, rural o expansión urbana, según el plan de ordenamiento territorial.

RELOTEO

Es la autorización para dividir, redistribuir o modificar el loteo de uno o varios predios urbanizados.

LICENCIA DE CONSTRUCCIÓN

Es la autorización para desarrollar un predio con edificaciones o construcciones acordes a la reglamentación vigente.

MODALIDADES DE LICENCIA

Obra nueva: es la autorización para desarrollar obras en un terreno no construido.

Ampliación: es la autorización para aumentar el área construida en edificaciones ya existentes que tengan licencia de construcción.

Adecuación: es la autorización para cambiar el uso de una edificación o parte de ella, sin alterar la construcción original.

Modificación: es la autorización para cambiar el diseño arquitectónico o estructural de una edificación ya existente sin aumentar el área construida.

Restauración: es la autorización para desarrollar obras con el fin de recuperar y adecuar una edificación declarada como bien de interés cultural o parte de ella, manteniendo su uso original o permitiendo el desarrollo de otro garantizando su conservación.

Demolición: es la autorización para derribar total o parcialmente una o varias edificaciones existentes en uno o varios predios. Esta modalidad de licencia deberá tramitarse de manera simultánea con otra modalidad.

Cerramiento: es la autorización para encerrar de manera permanente un predio de propiedad privada.

LICENCIA DE INTERVENCIÓN Y OCUPACIÓN DEL ESPACIO PÚBLICO

Es la autorización para ocupar o intervenir bienes de uso público, de conformidad con las normas del Plan de Ordenamiento Territorial.

La expedición de esta clase de licencias corresponde únicamente al Departamento Administrativo de Planeación Distrital o al Instituto de Desarrollo Urbano, según sea el caso:

• Licencias de intervención y ocupación del espacio público: taller del espacio público, Departamento Administrativo de Planeación Distrital.

• Licencias de excavación para infraestructura: Instituto de Desarrollo Urbano-IDU.

Publicado: Septiembre 28, 2017

Fuente:

http://www.metrocuadrado.com/noticias/guia-de-propiedad-horizontal/el-abece-de-las-licencias-urbanisticas-1729

La entrada LICENCIAS URBANÍSTICAS EN PROPIEDAD HORIZONTAL se publicó primero en Copropiedades.

Teniendo en cuenta que se trata de un concepto extenso, a continuación se transcriben algunos de los apartes más relevantes. En el siguiente enlace podrá consultar el texto completo del concepto:

http://serviciosweb.sic.gov.co/servilinea/ServiLinea/ConceptosJuridicos/documentos/17/17302045.PDF

Consulta No.1. ¿Internamente que uso debo darle a las grabaciones?

Respuesta: (…)

El dato personal es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables que cumplen con las siguientes características: (i) están referidos a aspectos exclusivos y propios de una persona natural, ii) permiten identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con el mismo y con otros datos; iii) su propiedad reside exclusivamente en el titular del mismo, situación que no se altera por su obtención por parte de un tercero de manera lícita o ilícita, y iv) su tratamiento está sometido a reglas especiales (principios) en lo relativo a su captación, administración y divulgación.

(…)

El tratamiento se refiere a la utilización, recolección, almacenamiento, circulación y supresión de los datos personales que se encuentren registrados en cualquier base de datos o archivos por parte de entidades públicas o privadas y cuyo procesamiento sea utilizando medios tecnológicos o manuales.

Las imágenes captadas en cámaras encuadran dentro del concepto de dato personal y en consecuencia, les resulta aplicable el régimen de protección de datos personales prevista en la Ley 1581 de 2012.

(…)

En este sentido, la finalidad de la videovigilancia por regla general es la de garantizar la seguridad de bienes o personas en determinados lugares y se trata de un dato personal que le resulta aplicable la Ley 1581 de 2012 respetando la dignidad y demás derechos fundamentales de las personas.

Consulta No.2. ¿Quiénes puede acceder a ellas?

Respuesta:  (…)

Al respecto, la Corte Constitucional mediante Sentencia C-748 de 2011 señaló lo siguiente

“La norma establece que la información podrá suministrarse a las siguientes personas: (i) a los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales, (ii) a las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial y (iii) a los terceros autorizados por el Titular o por la Ley.

En cuanto al primero de los casos, esta posibilidad, en criterio de la Corte, es constitucional, en tanto el artículo 15 C.P. confiere a los sujetos concernidos la facultad de conocer la información que sobre ellos se haya incorporado en un sistema automatizado de información, y dentro de los mismos se encuentran sus representantes y aquellos que los suceden en razón de causa de muerte.

Frente al segundo escenario permitido por el legislador, esto es la entrega de información a las entidades públicas y en virtud de una orden judicial, se harán las mismas observaciones que al estudiar el artículo 10, sobre los casos exceptuados de autorización. Por lo tanto, el ordinal b) debe entenderse que la entidad administrativa receptora cumpla con las obligaciones de protección y garantía que se derivan del citado derecho fundamental, en especial la vigencia de los principios de finalidad, utilidad y circulación restringida. Por lo tanto, debe encontrarse demostrado (i) el carácter calificado del vínculo entre la divulgación del dato y el cumplimiento de las funciones de la entidad del poder Ejecutivo; y (ii) la adscripción a dichas entidades de los deberes y obligaciones que la normatividad estatutaria predica de los usuarios de la información.

Finalmente, en cuanto al ordinal c) que establece la posibilidad de la entrega de la información a “los terceros autorizados por el Titular o por la ley”, la Corte también reiterará lo señalado en la Sentencia C-1011 de 2008. Para el Tribunal, esas autorizaciones podrían “prestarse a equívocos, en el entendido que establecería una cláusula genérica, con base en la cual una ley posterior pudiera permitir la divulgación de información personal a otras personas, sin consideración de las garantías propias del derecho fundamental al hábeas data y de la vigencia de los principios de administración de datos personales. Al respecto, la extensión irrestricta de las posibilidades de divulgación de la información contradiría el principio de circulación restringida, comprendido por el legislador estatutario como la imposición de restricciones a la divulgación de datos en razón de su naturaleza, de la finalidad del banco de datos y de la vigencia de los citados principios.”

En consecuencia, esa prerrogativa dada al legislador debe entenderse en el entendido que se encuentra supeditada a la vigencia de las prerrogativas que se derivan del derecho al hábeas data y, en especial, a los principios de administración de datos personales.”

(…)

Consulta No.3. ¿Para qué pueden acceder a ellas?

Respuesta: (…)

Al respecto, la Corte Constitucional mediante Sentencia C-748 de 2011 señaló lo siguiente:

“Principio de finalidad: En virtud de tal principio, el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular. La definición establecida por el legislador estatutario responde a uno de los criterios establecidos por la Corporación para el manejo de las bases de datos. Sin embargo, debe hacerse algunas precisiones. Por una parte, los datos personales deben ser procesados con un propósito específico y explícito. En ese sentido, la finalidad no sólo debe ser legítima sino que la referida información se destinará a realizar los fines exclusivos para los cuales fue entregada por el titular. Por ello, se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y por tanto, no podrá recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos. Cualquier utilización diversa, deberá ser autorizada en forma expresa por el Titular. Esta precisión es relevante en la medida que permite un control por parte del titular del dato, en tanto le es posible verificar si está haciendo usado para la finalidad por él autorizada. Es una herramienta útil para evitar arbitrariedades en el manejo de la información por parte de quien trata el dato. Así mismo, los datos personales deben ser procesados sólo en la forma que la persona afectada puede razonablemente prever. Si, con el tiempo, el uso de los datos personales cambia a formas que la persona razonablemente no espera, debe obtenerse el consentimiento previo del titular. Por otro lado, de acuerdo la jurisprudencia constitucional y los estándares internacionales relacionados previamente, se observa que el principio de finalidad implica también: (i) un ámbito temporal, es decir que el periodo de conservación de los datos personales no exceda del necesario para alcanzar la necesidad con que se han registrado y (ii) un ámbito material, que exige que los datos recaudados sean los estrictamente necesarios para las finalidades perseguidas. En razón de lo anterior, el literal b) debe ser entendido en dos aspectos. Primero, bajo el principio de necesidad se entiende que los datos deberán ser conservados en una forma que permita la identificación de los interesados durante un periodo no superior al necesario para los fines para los que fueron recogidos. Es decir, el periodo de conservación de los datos personales no debe exceder del necesario para alcanzar la necesidad con que se han registrado. En la Sentencia C-1011 de 2008, la Corporación reiteró la importancia de la existencia de unos criterios razonables sobre la permanencia de datos personales en fuentes de información. Además, sostuvo que este periodo se encuentra en una estrecha relación con la finalidad que pretende cumplir. (…)

Por lo anterior, la utilización de los datos personales de un titular debe realizarse para los casos autorizados de manera previa y expresa por éste cumpliendo con una finalidad legítima y destinada a realizar los fines exclusivos para los cuales fue entregada por el titular.

Consulta No.4. ¿Cuál debería ser el protocolo para su uso sin que se infrinja la Ley de Protección de Datos Personales?

Respuesta: Los responsables y encargados del tratamiento de datos personales deben dar cumplimiento a las disposiciones señaladas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, en especial, la aplicación de los principios rectores que se encuentran consagrados en el artículo 4 de la precitada ley en los siguientes términos:

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos

b) Principio de finalidad

c) Principio de libertad

d) Principio de veracidad o calidad

e) Principio de transparencia

f) Principio de acceso y circulación restringida

g) Principio de seguridad

h) Principio de confidencialidad

(…)

Consulta No.5. ¿ Ante una eventual petición de una grabación de un usuario, cual es el trámite correcto que le debo dar a esa petición?

Respuesta: El artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 señala lo siguiente:

“Artículo 14. Consultas. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a éstos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará por el medio habilitado por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de ésta. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Parágrafo. Las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal”.

En consecuencia, los titulares de los datos personales o sus causahabientes tienen derecho a solicitar consultas respecto a la información que reposa en las bases de datos públicas o privadas, para lo cual, los responsables y encargados deberán suministrar a éstos toda la información contenida en el registro individual.

Consulta No.6. ¿ le puedo entregar el video a un tercero?, que pasa si el tercero solicitante es quien protagoniza el video?, que pasa si en el video aparecen no sólo el tercero solicitante sino también otros terceros?

Respuesta: Reiteramos que los datos personales solo pueden suministrarse a: (i) el titular, sus causahabientes o representante legal, con el fin de garantizar el derecho fundamental de conocer donde se encuentra la información; (ii) a las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones, y (iii) a un tercero previa autorización del titular o por la ley.

Ahora bien, el suministro de datos personales a terceros deberá contar con la autorización del titular y los responsables y encargados deben adoptar los procedimientos y las medidas necesarias para proteger los derechos de los demás Titulares cuyos datos personales han sido objeto de Tratamiento junto con los de quien solicita el acceso, para lo cual, puede requerir al Titular solicitante datos como fecha, hora, lugar, entre otros, para facilitar la ubicación de la imagen y limitar al máximo la exposición de imágenes de terceros.

Si en la imagen aparece un tercero titular de datos personales, se deberá contar con la autorización de dicho tercero para la entrega de la cinta o grabación y si no se cuenta con la misma, los Responsables y Encargados del Tratamiento deben garantizar la anonimización del dato del tercero, tomando medidas encaminadas a tal fin, como hacer borrosa o fragmentar la imagen de dicho tercero. (negrilla fuera de texto)

Consulta No.7. ¿ Qué pasa si el solicitante es un ente judicial o de seguridad del estado (Policía, Fiscalía)?

Respuesta: El artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 señala los casos en que no es necesaria la autorización, entre ellos, lo siguiente: «a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.»

(…)

Por lo anterior, las autoridades administrativas podrán realizar el tratamiento de los datos personales sin autorización del titular, siempre y cuando la solicitud de información esté basada en una clara y específica competencia funcional de la entidad y garanticen la protección de los derechos de hábeas data del titular.

Las entidades públicas o los particulares que ejerzan funciones administrativas deberán cumplir especialmente con los siguientes principios, consagrados en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

«b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.»

Es decir, las entidades públicas y administrativas deben utilizar los datos personales únicamente para los fines que justificaron la entrega de los mismos, esto es, aquellos relacionados con la competencia funcional específica que motivó la solicitud de suministro del dato personal, e informar al titular el uso de los mismos.

Las entidades administrativas deben implementar las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

En consecuencia, el tratamiento de datos personales por parte de las entidades públicas o administrativas requiere que la motivación de la solicitud de información personal esté basada en una clara y específica competencia funcional de la entidad, por lo cual adquiere la posición jurídica de usuario dentro del proceso de administración de datos personales, lo que le impone el deber de garantizar los derechos fundamentales del titular de la información, previstos en la Constitución Política para lo cual, la Corte Constitucional mediante Sentencia C-748 de 2011 establece que deberán: (i) guardar reserva de la información que les sea suministrada por los operadores y utilizarla únicamente para los fines que justificaron la entrega, esto es, aquellos relacionados con la competencia funcional específica que motivó la solicitud de suministro del dato personal; (ii) informar a los titulares del dato el uso que le esté dando al mismo; (iii) conservar con las debidas seguridades la información recibida para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento; y (iv) cumplir con las instrucciones que imparta la autoridad de control, en relación con el cumplimiento de la legislación estatutaria.

Consulta No.8. ¿ Si en las grabaciones ha quedado registrado un delito (ejemplo: robo) cometido contra mi institución o funcionario, o en caso de persona particular contra mi vivienda o contra mi o mis familiares), puedo hacer uso de esta información para una eventual demanda?

Respuesta: Como se indicó en la respuesta del primer interrogante, el tratamiento de datos personales, entre ellos el uso de los mismos, puede realizarse para una finalidad legítima en relación con la Constitución y la ley, por ejemplo para el esclarecimiento de la comisión de una posible conducta punible.

Fuente: http://serviciosweb.sic.gov.co/servilinea/ServiLinea/ConceptosJuridicos/documentos/17/17302045.PDF

La entrada TRATAMIENTO DE IMÁGENES CAPTADAS POR CÁMARAS DE VIDEOVIGILANCIA se publicó primero en Copropiedades.

Podrá consultar el texto completo del concepto en el siguiente enlace:

http://serviciosweb.sic.gov.co/servilinea/ServiLinea/ConceptosJuridicos/documentos/17/17299565.PDF

CONSULTA

“(…) En cumplimiento a la ley 1581 de 2012, para solicitar autorización de recolección de los datos personales sensibles tales como huella, fotografía , entre otros a los clientes, proveedores, contratistas, visitantes ETC, es posible implementar un aviso de manera general en recepción del establecimiento, de tal forma que se de aviso que se realizara la recolección de datos en cumplimiento de la mencionada Ley, con el propósito de informarle al personal con anterioridad del tratamiento de sus datos quedan registrados en la base de datos de la empresa”.

RESPUESTA / CONCLUSIONES

3.1. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

(…)

El artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 define los datos sensibles en los siguientes términos:

“Datos sensibles. Para los propósitos de la presente ley, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos” (…)

Ahora bien, dentro de la definición de datos sensibles, la ley establece que los datos biométricos hacen parte de esta clasificación, por lo cual debemos ahondar en su definición para determinar su tratamiento por parte de los responsables. (…)

Al respecto, el profesor Nelson Remolina Angarita en su libro “TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: APROXIMACIÓN INTERNACIONAL Y COMENTARIOS A LA LEY 1581 DE 2012” se refiere a los datos biométricos, así:

“(…) La información biométrica incluye datos sobre las características físicas (rostro, huella dactilar, palma de la mano, retina, ADN) y ‘comportamentales’ (forma de firmar, tono de voz) de las personas. Se está empezando a explorar el uso de otros datos biométricos, denominados de segunda generación, como el análisis de ondas neuronales, la luminiscencia de la piel, la exploración remota del iris, el reconocimiento facial avanzado y el olor corporal, con grandes avances en las interfaces de los sistemas y la biometría del comportamiento” (Subrayado fuera de texto)

Y más adelante, hace referencia a los mecanismos biométricos de identificación, explicando lo que se cita continuación:

“Con los mecanismos biométricos de identificación se captura, procesa y almacena información relacionada con los rasgos físicos de las personas (huellas dactilares, el ADN, la forma o silueta de la mano, patrones de la retina o el iris, aspectos faciales) para poder establecer o “autenticar” la identidad de cada sujeto. De aquí surgen los sistemas de autenticación humana o Human authentication system o (BAS). En los primeros (HAS), quien efectúa la autenticación compara, entre otros rasgos la cara, el pelo o la voz de una persona, frente a la información que previamente tiene almacenada sobre ella en una base de datos. El resultado de la autenticación depende del juicio de valor de la persona que realiza la comparación. En los segundos (BAS), el reconocimiento es automático, sin la intervención de una persona que haga la comparación.” (…)

En consecuencia, la imagen de las personas se considera como un dato biométrico cuando son tratadas por medios técnicos específicos permita la identificación o la autenticación unívoca de una persona física.

Ahora bien, los datos biométricos son datos sensibles y tiene el siguiente tratamiento de acuerdo al artículo 6 de la Ley 1581 de 2012:

“Tratamiento de datos sensibles. Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

(…)  ”

(…)

“4. CONSIDERACIONES FINALES EN TORNO A LA CONSULTA PRESENTADA.

En línea con lo anterior, y teniendo en cuenta que a este punto se ha logrado la exposición de las consideraciones de orden constitucional, legal, jurisprudencial y doctrinal, en el marco de los interrogantes planteados en la solicitud formulada, nos permitimos manifestar:

4.1. Los datos personales permiten asociar a una persona natural determinada o determinable con las siguientes características: (i) están referidos a aspectos exclusivos y propios de una persona natural, ii) permiten identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con el mismo y con otros datos; iii) su propiedad reside exclusivamente en el titular del mismo, situación que no se altera por su obtención por parte de un tercero de manera lícita o ilícita, y iv) su tratamiento está sometido a reglas especiales (principios) en lo relativo a su captación, administración y divulgación.

4.2. Los datos personales como la huella dactilar y las imágenes de los titulares se consideran datos biométricos y de carácter sensible cuando son tratados por medios técnicos específicos que permitan la identificación o la autenticación unívoca de una persona física. De lo contrario, se tratará de datos personales de carácter privado.

4.3. Los responsables del tratamiento de los datos personales deben obtener la autorización por parte del titular a más tardar al momento de su recolección informándole la finalidad específica del tratamiento de los mismos, y debe utilizar mecanismos que garanticen su consulta posterior.

4.4. Se entiende que el titular de la información ha dado su autorización para el tratamiento de los datos personales cuando: (i) sea por escrito; (ii) sea oral o (iii) mediante conductas inequívocas, es decir, aquellas que no admiten duda o equivocación, del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. El silencio no puede asimilarse a una conducta inequívoca. Para el caso de los datos sensibles, la autorización explícita se refiere solo a que sea escrita o verbal.

4.5 El tratamiento de los datos personales solo puede realizarse cuando exista la autorización previa, expresa e informada del titular, con el fin de permitirle que se garantice que en todo momento y lugar pueda conocer en dónde está su información personal, para qué propósitos ha sido recolectada y qué mecanismos tiene a su disposición para su actualización y rectificación. Por lo anterior, no es válido el consentimiento tácito para el tratamiento de los datos personales.

4.6. Los responsables del tratamiento de datos personales al solicitar la autorización por parte del titular de los mismos debe informar lo siguiente: (i) el Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo; (ii) el carácter facultativo de la respuesta, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes; (iii) los derechos que le asisten como Titular, entre ellos, el de la supresión de sus datos y (iv) la identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento para que pueda ejercer sus derechos.”

Fuente:

http://serviciosweb.sic.gov.co/servilinea/ServiLinea/ConceptosJuridicos/documentos/17/17299565.PDF

La entrada TRATAMIENTO DE HUELLA DACTILAR se publicó primero en Copropiedades.

La acción de tutela que da origen a la providencia fue interpuesta por los propietarios de un apartamento residencial que afirman que, debido a las obras realizadas por la administración de la Unidad Residencial en el lote que colinda con su vivienda, en las temporadas de lluvias, las aguas caen en su propiedad generando humedades e inundaciones. En este caso se declaró improcedente la acción de tutela interpuesta, sin embargo, señaló los eventos en los que procede la tutela tratándose de controversias en el marco de relaciones de propiedad horizontal.

CONSIDERACIONES

3.2. La acción de tutela será procedente cuando: (i) no existan otros mecanismos judiciales que protejan el derecho que se encuentra en amenaza de ser vulnerado, (ii) el ordenamiento jurídico ofrezca unos mecanismos judiciales pero estos no sean adecuados y efectivos para lograr la protección de los derechos y (iii) cuando la acción de tutela es interpuesta como mecanismo transitorio con el fin de evitar un perjuicio irremediable. (…)

3.4. Ahora bien, aun cuando exista el medio de defensa judicial ordinario, el juez constitucional deberá evaluar en cada caso concreto las características procesales del mecanismo, la situación particular del peticionario y el derecho fundamental involucrado, con el fin de establecer si aquel recurso ordinario es ineficaz para proteger el interés jurídico amenazado. Igualmente, podría interponerse la tutela cuando se pretenda evitar la ocurrencia de un perjuicio irremediable, situación que deberá evaluar el juez teniéndose en cuenta que tal circunstancia se caracteriza “(i) por ser inminente, es decir, que se trate de una amenaza que está por suceder prontamente; (ii) por ser grave, esto es, que el daño o menoscabo material o moral en el haber jurídico de la persona sea de gran intensidad; (iii) porque las medidas que se requieren para conjurar el perjuicio irremediable sean urgentes; y (iv) porque la acción de tutela sea impostergable a fin de garantizar que sea adecuada para restablecer el orden social justo en toda su integridad. (…)

4.1. La jurisprudencia inicial de la Corte Constitucional estableció que tratándose de conflictos generados por las relaciones entre los habitantes de un conjunto residencial y la administración en el marco del régimen de propiedad horizontal, el recurso adecuado y efectivo que es procedente es el proceso verbal sumario civil. En la sentencia T-210 de 1993, la Corte revisó la acción de tutela interpuesta por un habitante de un conjunto residencial en la ciudad de Bogotá, a quien la administración y el consejo de administración le prohibieron parquear su taxi en el parqueadero de la unidad residencia. Al respecto la Corte afirmó que la acción de tutela no era el recurso procedente para resolver controversias del régimen de propiedad horizontal:

“En los regímenes que reglamentan la propiedad horizontal, se ordena que las diferencias que surjan entre propietarios y entre éstos y la administración, con motivo del ejercicio de sus derechos o el cumplimiento de sus obligaciones, como propietarios de los bienes de dominio exclusivo o particular, al igual que las diferencias que surjan sobre la legalidad del reglamento y de las decisiones de la asamblea general, deben someterse a decisión judicial, para que mediante el trámite del proceso verbal, regulado en el Código de Procedimiento Civil, se definan. La acción de tutela no es la vía judicial idónea. (…)”

4.3. Sin embargo, paralelamente a esta posición, la Corte declaró excepcionalmente  la procedencia de la acción de tutela cuando encontró que el proceso verbal sumario no era eficaz para salvaguardar los derechos fundamentales amenazados, bien porque requerían de un mecanismo de defensa urgente y expedito, o bien porque la Corte encontró que las decisiones de los órganos de la administración afectaban “necesidades vitales” de los propietarios o residentes. Por ejemplo, en la sentencia T- 233 de 1994, la Corte concluyó que la acción de tutela sí era procedente por cuanto el proceso ordinario no podía impedir, antes de dictar sentencia, que a la accionante la sancionara la asamblea de copropietarios. En este asunto la actora alegó que la asamblea había decidido sin su participación, la instalación de TV Cable en todos los apartamentos. Lo anterior implicaba el pago de una cuota extraordinaria que la accionante se negó a pagar y por tanto estaba en un estado de mora. (…) De esa forma, la Corte amparó los derechos a la libertad e intimidad personal y familiar de la tutelante y ordenó a la Junta Administradora del Conjunto Residencial demandado, excluir a la actora del servicio de televisión por cable y del cobro de las cuotas extraordinarias. (…)

4.5. En ese sentido, la Corte estableció que en algunos casos, como las controversias de bienes de uso común y/o alteraciones del uso y goce de bienes comunes eran controversias que debían ser resueltas por la vía ordinaria. La Corte amparó los derechos fundamentales y ordenó a la junta de la administración no cobrar la cuota extraordinaria a los accionantes y garantizarles su participación en la decisión del servicio de televisión. Por su parte, en la sentencia T-035 de 1997, esta Corporación revisó dos acciones de tutela interpuestas por familias, a quienes a través de proceso policivo, se les había obligado sacar a sus tres perros de su lugar de habitación por la perturbación de posesión de varios vecinos de la propiedad horizontal. Adicionalmente, en uno de esos casos la administración había impuesto multas a los tenedores de las mascotas. La Corte en esta ocasión, afirmó que el medio adecuado y efectivo en este tipo de controversias era el proceso verbal sumario contemplado en la ley vigente, y en el caso de agotarse procesos policivos, solamente procederá la acción de tutela cuando aquellas configuren una vía de hecho o produzcan un agravio constitucional irreparable.

4.6. De esa forma, la Corte al encontrar probado que estaba en trámite un proceso policivo cuyos mecanismos de defensa todavía no habían sido agotados, declaró la improcedencia de la acción de tutela. En relación con el cobro de la multa mensual, la Corte consideró que la tenencia de animales domésticos constituye el ejercicio de derechos fundamentales al libre desarrollo de la personalidad y a la intimidad, y en ese orden de ideas, la medida sancionatoria impuesta resultaba contraria a la Constitución. Ordenó a la administración suspender el cobro de multas por la tenencia de animales a los residentes afectados.

4.7. Así, al juez constitucional le corresponde analizar cada caso concreto con detenimiento para verificar en qué situación debe proceder la acción de tutela. Como puede verse, en los primeros años la jurisprudencia consideró excepcionalmente procedente la acción de tutela ante violaciones a los derechos fundamentales al libre desarrollo de la personalidad, a la intimidad, a la participación y la libertad de los accionantes, debido a decisiones de los órganos de la administración.

4.8. Igualmente existe una línea jurisprudencial consolidada referente a la procedencia de la acción de tutela cuando los órganos de la administración han impuesto sanciones o restricciones al no pago de las cuotas mensuales. Sobre esto, la Corte ha establecido que las medidas de cobro no pueden afectar las necesidades vitales del propietario o residente del inmueble, pues éstas violan derechos fundamentales.

4.9. Al respecto, en la sentencia SU-501 de 2001, la Corte revisó cinco expedientes en los que los accionantes solicitaban la protección de sus derechos fundamentales a la intimidad, circulación, vida privada y comunicación, debido a las decisiones de la administración de restringirles servicios esenciales a los residentes en mora. La Corte consideró que la tutela no era la vía adecuada para solucionar conflictos económicos derivados de la aplicación del reglamento de propiedad horizontal, pues para ello procedía el proceso verbal sumario de la ley civil. De la misma manera, señaló que la restricción del uso de ciertos bienes comunes por el no pago de cuotas, podía ser procedente, siempre y cuando no afectara necesidades vitales de quienes se encontraban en mora. Por ejemplo, estableció que la restricción de los servicios de citofonía o correspondencia era desproporcional y afectaba los derechos fundamentales de los actores, haciendo procedente la acción de tutela para solicitar su protección. En igual sentido, la expulsión de una persona de su vivienda por haber incurrido en mora, también desconoce derechos fundamentales que hacen procedente la acción constitucional. (…)

4.11. Cabe mencionar la sentencia T-386 de 2002, providencia en la que se establecieron reglas concretas en relación con la procedencia de la acción de tutela en términos generales, y en particular, los casos en los que debe acudirse al proceso verbal sumario. De esa forma, la Corte estableció las siguientes reglas de procedencia:

“El artículo 435 del Código de Procedimiento Civil establece que las controversias sobre propiedad horizontal se tramitan en única instancia mediante el proceso verbal sumario. La Corte ha señalado que esto es así, cuando se trata de conflictos sobre temas como: a) La modificación de los bienes de uso común, las alteraciones en su uso, la organización en general del edificio; b) La definición acerca de la legalidad de la norma aprobada en tal sentido por la Asamblea de copropietarios; c) Los conflictos económicos que se derivan de la aplicación del reglamento de propiedad horizontal, tales como el pago de una determinada cuota de administración.

Ahora bien, esta Corporación ha sostenido que la acción de tutela resulta procedente en los siguientes eventos: a) Cuando prima facie existe una vulneración de derechos fundamentales o una limitación arbitraria de estos derechos; b) Cuando el proceso verbal sumario «no resulta idóneo y efectivo para lograr el amparo inmediato de derechos fundamentales conculcados o amenazados en razón de actos expedidos por dicha junta o asamblea»; c) Cuando las decisiones de la administración o asamblea impiden las satisfacción mínima de las condiciones de existencia vital que los individuos no pueden asegurarse por sí mismos.. En tales casos, la acción de tutela se constituye en una vía expedita y prevalente para proteger los derechos vulnerados.” (…)

4.13. La Corte consideró, que para el caso de la prohibición de usar los ascensores con animales, no era adecuado y efectivo interponer el proceso verbal sumario, dada la afectación a los derechos fundamentales que se producía con la decisión de la administración:

“Al analizar los mecanismos contemplados en la Ley 675 de 2001 para resolver las disputas que se suscitan en torno a la propiedad horizontal, en primer término, encuentra la Sala que no es viable exigirle a la accionante que agote los mecanismos alternativos de resolución de conflictos, ni que acuda al proceso verbal sumario, pues en este caso no se pretende dar fin a un conflicto originado entre propietarios, o entre ellos y el administrador o el consejo de administración, sino lo que se evidencia es la necesidad de eliminar una decisión que se incluyó en una norma del manual de convivencia y cuyos efectos pueden ser lesivos de los derechos fundamentales cuya protección se invoca.” 

4.14. En suma, la Sala encuentra que la jurisprudencia de la Corte ha establecido reglas muy claras sobre el principio de subsidiariedad de la acción de tutela cuando se trata de conflictos entre propietarios y órganos de la administración del régimen de propiedad horizontal. Por regla general, debe acudirse a los mecanismos ordinarios de defensa judicial que ofrece aquella regulación, entiéndase: la vía extrajudicial a través de la conformación de (a) un Comité de Convivencia y (b) mecanismos alternativos de solución de controversias (artículo 58 de la Ley 675 de 2001), (c) la vía jurisdiccional a través del proceso verbal sumario de única instancia, y (d) el proceso policivo cuando la controversia se trata de la tenencia o posesión de un bien o la tenencia de mascotas que perturban la convivencia. Excepcionalmente, la acción de tutela resultará procedente como vía principal cuando existe una amenaza o violación a un derecho fundamental que requiere de la intervención expedita del juez constitucional para evitar un perjuicio irremediable. Adicionalmente, procederá la acción de tutela cuando las decisiones de la administración de la unidad residencial “[impidan] las satisfacción mínima de las condiciones de existencia vital que los individuos no pueden asegurarse por sí mismos”. (…)

Finalmente, frente al caso en concreto que dio inicio a la acción de tutela, la Corte consideró que es improcedente por no cumplir con el requisito de subsidiariedad de la acción de tutela, en cuanto existen otros mecanismos de defensa judicial y no existe una situación que configure un perjuicio irremediable para los derechos fundamentales de los actores. …  Al respecto, se ha reiterado que la acción de tutela es el mecanismo preferente ante riesgos inminentes por fallas estructurales y humedades –entre otros-, que afectan el derecho a la vivienda digna, a la salud y la vida:

“(…) la protección de este derecho fundamental vía acción de tutela, cuando en el caso concreto se logre verificar de forma diáfana las siguientes condiciones que la Corte Constitucional ha sintetizado de la siguiente forma: “(i) la inminencia del peligro; (ii) la afectación a la dignidad humana, esto es, que se materialicen situaciones o condiciones que afecten la vida o salud; (iii) la existencia de sujetos de especial protección; (iv) la afectación al mínimo vital de los habitantes; y (v) la inexistencia de otros medios idóneos de protección judicial o administrativa que permitan la defensa de los intereses en discusión”.

Podrá consultar el texto completo de la sentencia en el siguiente enlace: http://www.corteconstitucional.gov.co/relatoria/2017/t-454-17.htm

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