CONSULTA

“1. ¿En qué momento comienzan las funciones del Consejo de Administración en una Propiedad Horizontal?”

“2. ¿En qué momento comienzan a ejercer las funciones el Revisor Fiscal en una Propiedad Horizontal?”

“4. La presidenta del Consejo debe esperar el tiempo condicionado por la ex – administradora, para comenzar a ejercer sus funciones y los miembros del consejo comiencen actuar?” (sic)

RESPUESTA

Las funciones de cada uno de los órganos de dirección, administración y vigilancia de la propiedad horizontal deben ser ejercidas desde el momento en que son designados los mismos (consejo de administración, administrador, revisor fiscal); no obstante lo anterior, para dar legalidad y validez a las decisiones adoptadas por ellos, se deberá efectuar la respectiva inscripción ante la autoridad municipal como lo establece el artículo 8° de la Ley 675 de 2001:

 “Ley 675 de 2001. ARTÍCULO 8o. CERTIFICACIÓN SOBRE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL DE LA PERSONA JURÍDICA. La inscripción y posterior certificación sobre la existencia y representación legal de las personas jurídicas a las que alude esta ley, corresponde al Alcalde Municipal o Distrital del lugar de ubicación del edificio o conjunto, o a la persona o entidad en quien este delegue esta facultad. La inscripción se realizará mediante la presentación ante el funcionario o entidad competente de la escritura registrada de constitución del régimen de propiedad horizontal y los documentos que acrediten los nombramientos y aceptaciones de quienes ejerzan la representación legal y del revisor fiscal. También será objeto de inscripción la escritura de extinción de la propiedad horizontal, para efectos de certificar sobre el estado de liquidación de la persona jurídica. En ningún caso se podrán exigir trámites o requisitos adicionales.”

CONSULTA

“3. ¿El cambio de Representación Legal de la Propiedad Horizontal no se puede realizar hasta que la ex – administradora Rinda cuentas y entregue todo bajo su administración?” (sic)

RESPUESTA

Una de las funciones de la asamblea general de propietarios, o del consejo de administración, según sea el caso, es la de nombrar y remover libremente el administrador; efectuado el nombramiento del administrador, éste deberá realizar la respectiva inscripción ante la autoridad municipal como lo establece el artículo 8° de la Ley 675 de 2001, para así poder ejercer la representación legal de la persona jurídica de la propiedad horizontal.

Lo anterior, sin perjuicio de que el administrador saliente cumpla a cabalidad con sus funciones, específicamente la de “Preparar y someter a consideración del Consejo de Administración las cuentas anuales, el informe para la Asamblea General anual de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal.”

Podrá consultar el texto completo del concepto en el siguiente enlace:

https://www.minvivienda.gov.co/sites/default/files/conceptos_juridicos/Ejercicio%20de%20Funciones%20en%20la%20Propiedad%20Horizontal%20y%20Otros.pdf

La entrada ¿CUÁNDO INICIAN FUNCIONES EL NUEVO CONSEJO, REVISOR Y ADMINISTRADOR? se publicó primero en Copropiedades.

A continuación mencionamos algunas recomendaciones a tener en cuenta para fortalecer la actividad gerencial del administrador en materia contractual:

Como primera medida, toda contratación debe estar precedida por la planeación de las necesidades que se pretenden satisfacer para la vigencia correspondiente, teniendo en cuenta la conveniencia y oportunidad del contrato; lo primero que se ha de establecer es la necesidad, forma de satisfacerla y los beneficios que se obtendrán con la contratación.Con el fin de presupuestar estas necesidades de bienes y servicios, es necesario consultar los precios y las condiciones de mercado, teniendo en cuenta todos aquellos factores económicos que afecten el precio del bien o servicio a contratar.Es preciso realizar o contratar previamente los estudios técnicos necesarios, que permitan definir las especificaciones técnicas del contrato. Igualmente se debe verificar si se requieren permisos, licencias, diseños u otro tipo de trámites que demande la iniciación o ejecución del contrato.Al momento de contratar, verificar la disponibilidad de los recursos necesarios para cumplir con la obligación de pago que genera el contrato y así evitar el cobro de intereses por mora y el pago de perjuicios causados al contratista o cobro de la cláusula penal.Cuando el objeto, la cuantía o la especialidad de la contratación lo amerite, es recomendable realizar procesos de selección que permitan elegir el mejor servicio o producto, mediante un procedimiento transparente, objetivo y ágil. Se podrá realizar una invitación pública a varios proveedores para que presenten sus propuestas y entre ellas realizar la escogencia del ofrecimiento más favorable a la copropiedad y a los fines que ella busca. Para tal efecto, se requiere la elaboración de los términos de condiciones que establezcan los términos de la contratación y las condiciones para participar, así como el cronograma del proceso y los criterios de valoración de las propuestas y de selección de la oferta más favorable.Es indispensable hacer un análisis de los riesgos involucrados en la contratación y con base en ello exigir la constitución de las garantías que permitan el manejo del riesgo, dentro de las cuales se encuentran las siguientes, a las cuales nos referiremos en un próximo boletín:

(i) Buen manejo y correcta inversión del anticipo (ii) Cumplimiento del contrato (iii) Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales (iv) Seguro de responsabilidad civil extracontractual (v) Estabilidad y calidad de la obra (vi) Calidad del servicio (vii) Calidad y correcto funcionamiento de los bienes

La ejecución del contrato debe iniciar con posterioridad a la firma del mismo y aprobación de las garantías y no antes, ya que en algunas oportunidades los contratistas inician sus labores y después no hay consenso en el contenido del contrato. Igualmente, no se debe continuar la ejecución del contrato cuando se ha producido el vencimiento del plazo de ejecución pactado, pues para ello es requisito prorrogar el contrato con anterioridad a su vencimiento.El anticipo sólo deberá pactarse en casos excepcionales, donde se encuentre suficientemente sustentado que se requiere de inversión inicial para comenzar la ejecución contractual. La regla general debe ser que el pago del valor de los contratos se ejecute en proporción al avance o ejecución de las obligaciones contractuales. Para el desembolso del anticipo se requiere que el contrato se encuentre perfeccionado y aprobadas las garantías exigidas.En caso que el contratista sea persona jurídica, es necesario solicitar un certificado de existencia y representación legal con máximo un mes de expedición, para verificar que quien firma el contrato es la persona autorizada para representar a la empresa y cuenta con facultades suficientes.No se debe exigir al contratista la realización de actividades no contempladas en el contrato, y que por consiguiente no alcanzan a ser cubiertas por el valor del mismo, para ello se requiere la suscripción de un contrato adicional.En los contratos de prestación de servicios, el contratante tiene la posición de garante frente al Gobierno Nacional en materia de protección social, por lo tanto para la celebración de contratos debe exigirse al contratista persona natural el comprobante de afiliación y previo al pago de las obligaciones contractuales, debe exigirse tanto a personas naturales como jurídicas el comprobante de pago de los aportes al sistema de protección social.Cuando se celebran contratos de prestación de servicios, es importante tener presente que en derecho existe lo que se denomina el contrato realidad y el principio de primacía de la realidad sobre las formas, por lo tanto así se suscriba un contrato de prestación de servicios, si en la práctica se dan los elementos del contrato de trabajo (actividad personal, continuada subordinación y salario), el contrato se considerará laboral con las implicaciones que de ello se derivan.El único facultado para celebrar contratos en nombre de la copropiedad es el representante legal. Cuando el administrador sea persona jurídica, su representante legal actuará en representación del edificio o conjunto. La única excepción contemplada en la ley, es el contrato que se celebra con el administrador, en el cual actuará como representante legal de la persona jurídica el presidente del consejo de administración o, cuando este no exista, el presidente de la asamblea general.En caso que el administrador tenga un límite para contratar en razón de la cuantía y requiera autorización de la asamblea o del concejo, esta autorización deberá obtenerse con antelación al inicio del proceso contractual.Es importante documentar el desarrollo de la relación contractual, exigiendo al contratista la presentación de informes periódicos que den cuenta de su gestión y de los avances del contrato, levantar actas, dejar registro de las observaciones a que haya lugar.Definir como se vigilará la correcta ejecución del objeto contratado, con el fin de poder adoptar medidas a tiempo, que eviten el incumplimiento del contrato. Será responsabilidad del administrador el acompañamiento integral en la ejecución del contrato durante todo el plazo de ejecución. Cuando por la complejidad, especialidad o la magnitud del proyecto lo requiera, será necesaria la contratación de interventores.Los contratos se rigen por el principio de autonomía de la voluntad de las partes y los principios de lealtad y buena fe contractual. No obstante lo anterior, la redacción de los contratos no debe dejarse a cargo de los contratistas, por el contrario es la administración quien debe proponer su texto con el fin de garantizar los fines que se persiguen con la celebración del contrato.Cabe mencionar que por expresa disposición legal los actos y contratos que celebre en ejercicio de sus funciones, se radican en la cabeza de la persona jurídica, siempre y cuando se ajusten a las normas legales y reglamentarias.

Finalmente, es aconsejable que al interior de la copropiedad se regulen los procedimientos para la contratación, donde se establezcan políticas claras y unificadas en materia de contratación, con lineamientos que sirvan de guía a los administradores en la gestión y ejecución de recursos, y se identifiquen los pasos que deben surtirse para la celebración de contratos y la realización de procesos de selección de ofertas.

NOTA: Por favor no responda a esta dirección de correo, ya que no se encuentra habilitada para recibir mensajes. El presente documento no compromete en modo alguno a Copropiedades.com.co. Será responsabilidad exclusiva del destinatario acoger el presente concepto, así como su interpretación y uso.

< El contenido de este boletín es de carácter informativo, por lo tanto para la toma de decisiones sobre casos particulares, se recomienda la asesoría de un profesional en la materia.

La entrada GESTIÓN CONTRACTUAL, UN RETO PARA EL ADMINISTRADOR se publicó primero en Copropiedades.

En relación con la exigibilidad de datos biométricos para el ingreso a instalaciones de una entidad pública la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) ha emitido varios conceptos, de los cuales resaltamos el identificado con el número 14-118247—1-O, en el cual se responde a la siguiente consulta: «¿debe una entidad pública solicitar autorización a los visitantes y trabajadores que ingresen a las instalaciones físicas, para que suministren sus datos biométricos tales como imagen fotográfica y huella digital (conforme a lo dispuesto en los artículos 5 y 6 de la Ley 1581 de 2012)?»

Al respecto la SIC preciso:

«El artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 define los datos sensibles en los siguientes términos:

DATOS SENSIBLES. Para los propósitos de la presente ley, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

De acuerdo con lo cual, serán datos biométricos aquellos que encajen en dicho concepto, como por ejemplo, las huellas dactilares.

Así mismo, el artículo 6 de dicha norma regula el Tratamiento de los datos sensibles:

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES. Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;

b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;

c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;

d) Se refiera a datos necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica.  En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

De acuerdo con lo anterior, la regla general es la prohibición del Tratamiento de datos personales que estén catalogados como sensibles, sin embargo, si está permitido en ciertos casos previstos en los literales a al e del citado artículo.

Al respecto se debe tener en consideración lo manifestado por la Corte Constitucional al evaluar la norma en comento:

Como se indicó en apartes previos, la prohibición de tratamiento de datos sensibles es una garantía del habeas data y del derecho a la intimidad, y además se encuentra estrechamente relacionada con la protección de la dignidad humana. Sin embargo, en ciertas ocasiones el tratamiento de tales datos es indispensable para la adecuada prestación de servicios -como la atención médica y la educación- o para la realización de derechos ligados precisamente a la esfera íntima de las personas -como la libertad de asociación y el ejercicio de las libertades religiosas y de opinión. Las excepciones del artículo 6 responden precisamente a la necesidad del tratamiento de datos sensible en dichos escenarios.

Ahora bien, como se trata de casos exceptuados y que, por tanto, pueden generar altos riesgos en términos de vulneración del habeas data, la intimidad e incluso la dignidad de los titulares de los datos, los agentes que realizan en estos casos el tratamiento tienen una responsabilidad reforzada que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios del artículo 4 y los deberes del título VI. Esa mayor carga de diligencia se deberá también traducir en materia sancionatoria administrativa y penal.

Finalmente, la autorización para el Tratamiento de los datos personales sensibles fue reglamentada en el artículo 6 del Decreto 1377 de 2013:

De la autorización para el Tratamiento de datos personales sensibles. El Tratamiento de los datos sensibles a que se refiere el artículo 5° de la Ley 1581 de 2012 está prohibido, a excepción de los casos expresamente señalados en el artículo 6° de la citada ley.

En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el artículo 6° de la Ley 1581 de 2012, deberán cumplirse las siguientes obligaciones:

Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.Informar al titular de forma explícita y previa; además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles».

(….)

En consecuencia, conforme a lo conceptuado por la Superintendencia de Industria y Comercio y la normativa citada, el tratamiento de datos sensibles, para el caso concreto la huella digital, sólo sería viable bajo autorización previa y expresa de su titular, pero, en todo caso, según lo dispone el numeral 1° del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, por tratarse de datos sensibles el titular no está obligado a autorizar su Tratamiento.

Podrá consultar el concepto completo en el siguiente enlace: http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-72547_documento.pdf

La entrada SE REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA RECOLECTAR HUELLA DIGITAL E IMAGEN FOTOGRÁFICA se publicó primero en Copropiedades.

CONSULTA (TEXTUAL)

» (…)  Hay otro instructivo de carácter tributario relacionado con el registro contable del valor de los cheques girados y no cobrados, por no haber sido entregados a los beneficiarios, por lo que son parte de la conciliación del auxiliar contable y el extracto del depósito bancario. Si la ubicación de estos cheques girados para cubrir obligaciones a su cargo, por lo que los pasivos que ellos representan dejan de existir, no deja de inquietar que la instrucción sea clasificarlos “en el pasivo como cuentas por pagar”, cuando la causal de no cobro, sea no haber sido entregado, lo cual no fácil (sic) de comprobar en procesos delictivos.”

CONSIDERACIONES Y RESPUESTA

Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular. Además de lo anterior, el alcance de los conceptos emitidos por este Consejo se circunscribe exclusivamente a aspectos relacionados con la aplicación de las normas de contabilidad, información financiera y aseguramiento.

(…)

En relación con los cheques girados no entregados, que permanecen largos períodos de tiempo en la copropiedad, lo más pertinente es establecer una política administrativa y de control interno para que dichos títulos sean anulados, así como para revertir los registros contables que originaron la expedición del cheque. De no hacerlo, podría afectarse de manera importante la información financiera presentada por la copropiedad, por cuanto se eliminan obligaciones de la copropiedad que no han sido efectivamente canceladas. También se incrementan las partidas conciliatorias y se afecta la razonabilidad de los saldos en Bancos.

Un escenario distinto puede surgir cuando el giro del cheque no genera ningún registro contable para cancelar la obligación; en este caso será necesario establecer un control detallado de los cheques girados no entregados y establecer las medidas de control interno a que haya lugar, dado los riesgos que de su manejo y custodia podrían derivarse.

Lo anteriormente mencionado se relaciona con lo establecido en el numeral 11.36 del Anexo No. 2 del Decreto 2420 de 2015 y sus modificatorios, que establece “Baja en cuentas de un pasivo financiero11.36  Una entidad solo dará de baja en cuentas un pasivo financiero (o una parte de un pasivo financiero) cuando se haya extinguido—esto es, cuando la obligación especificada en el contrato haya sido pagada, cancelada o haya expirado.”

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.

Fuente: http://www.ctcp.gov.co/_files/concept/DOCr_CTCP_1_8_12621.pdf

La entrada MANEJO DE CHEQUES GIRADOS NO ENTREGADOS se publicó primero en Copropiedades.

¿En los casos en que el suscriptor o usuario reclama ante cualquier empresa prestadora de servicios públicos domiciliarios, por una determinada suma que no es igual al monto de la factura, quien determina cuáles son las sumas que no son objetos de reclamo, el reclamante, o la empresa?

Rta/ En relación con el tema objeto de consulta, es importante tener en cuenta lo previsto en el artículo 155 de la Ley 142 de 1994, que dispone como requisito para recurrir que el suscriptor o usuario acredite el pago de las sumas que no han sido objeto de recurso, en los siguientes términos:

«Ninguna Empresa de Servicios Públicos podrá exigir la cancelación de la factura como requisito para atender un recurso relacionado con ésta. Salvo en los casos de suspensión en interés del servicio, o cuando ésta pueda hacerse sin que sea falla del servicio, tampoco podrá suspender, terminar o cortar el servicio, hasta tanto haya notificado al suscriptor o usuario la decisión sobre los recursos procedentes que hubiesen sido interpuestos en forma oportuna.

«Sin embargo, para recurrir el suscriptor o usuario deberá acreditar el pago de las sumas que no han sido objeto de recurso, o del promedio del consumo de los últimos cinco períodos» (negrilla fuera del texto original).

(…)

En todo caso, el supuesto de improcedencia para exigir el pago de las sumas que no son objeto de recurso resulta aplicable no sólo cuando se discute un valor en específico, sino también cuando se discuten los valores que han de servir para establecer un posible promedio a pagar, en la medida que la finalidad de la prohibición contenida en la norma es la misma en ambos casos, siendo esta la de no causar una afectación pecuniaria al usuario obligándolo a pagar unas sumas que no ha reconocido deber.

En efecto, y en relación con el pago del promedio del consumo de los último cinco (5) períodos, en principio podría interpretarse el precepto de forma restrictiva, exigiéndole al usuario o suscriptor el pago de estos períodos para que pueda elevar sus reclamaciones o recursos. No obstante, si éstos son o hacen parte del objeto de reclamo o de los recursos, resulta claro que no estará el usuario obligado a pagar dichos valores, ni la prestadora podrá exigir su cancelación como requisito previo para la resolución de su reclamación o de sus recursos.

En conclusión, y tal como se señaló en el Concepto SSPD – OJ 146 de 2017, el usuario o suscriptor es quien tiene la carga de informar al prestador que parte del valor que está en la factura reconoce deber o si todo éste hace parte del reclamo que se presenta y el prestador tendrá que aceptar la solicitud incoada y darle el trámite correspondiente, sin que resulte admisible que se niegue a resolver los recursos o reclamaciones interpuestas, so pretexto de señalar que el usuario o suscriptor tiene la obligación de pagar la suma que el considere.

¿Quién, fuera de la empresa determina, en estos casos cual es la suma que no es objeto de reclamación? (…)»

Rta/  (…)

De acuerdo a lo anterior, si un usuario se encuentra inconforme con una suma registrada o relacionada en su factura, puede ejercer el derecho de reclamarla; pero si reconoce deber otros conceptos de la misma, deberá cancelarlos, previa solicitud al prestador de una factura parcial, tal como lo hemos señalado, de lo contrario, el recurso se tornará improcedente.

Mientras el recurso se esté decidiendo, el valor objeto de reclamación puede permanecer registrado en la facturación allegada al usuario, siempre que no comporte la sumatoria del valor cobrado, pues no puede tener otra finalidad que informar la suma objeto de reclamación. Resuelto el recurso, el valor reclamado será abonado o cargado en la factura, según sea el caso. (…)

¿Qué sucede si la empresa le ordena al suscriptor o usuario reclamante que para poder interponer recursos debe pagar determinada suma, fijada por la empresa, y que esta suma no corresponde, ni a la suma que el usuario reconoce deber, o sea que no es objeto de reclamo, ni corresponde al promedio de los últimos cinco periodos?

Rta/  (…) De acuerdo con lo anterior, se puede establecer que quien haga uso de los recursos que la ley le otorga para ejercer su derecho de defensa, sólo debe acreditar el pago de las sumas que no han sido objeto de discusión. Ello quiere decir, que mientras las sumas estén reclamadas, estas no deben pagarse y que el prestador no puede exigir su cancelación para dar trámite a las reclamaciones en curso, o para impedir el ejercicio de otros derechos por parte del usuario. Lo anterior, quiere decir que no resulta admisible que un prestador se niegue a resolver los recursos o reclamaciones interpuestas, so pretexto de señalar que el usuario o suscriptor tiene la obligación de pagar la suma que el considere.

En el mismo sentido el artículo 79 de la Ley 1437 de 2011, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, consagra el efecto suspensivo de los recursos, indicando que la decisión impugnada no puede hacerse efectiva ni exigible hasta tanto éstos se resuelvan.

En efecto, de conformidad con el artículo 87 de dicho código, los actos administrativos quedan en firme cuando contra ellos no proceda ningún recurso, cuando los recursos interpuestos se hayan decidido y notificado, cuando no se interpongan los recursos o cuando se renuncie expresamente a ellos, cuando se acepten los desistimientos o cuando se protocolice el silencio administrativo.

En consecuencia, en el evento en que se produzca una decisión de facturación y ésta sea objeto de los recursos de ley, la decisión en el entretanto no habrá cobrado eficacia jurídica, por cuanto la misma es objeto de revisión y se encuentra suspendida en virtud de lo dispuesto en la Ley 142 de 1994 y en la Ley 1437 de 2011.

Una vez el recurso de apelación sea decidido por esta Superintendencia y se verifique su ejecutoria, se deberá tener en cuenta el plazo concedido para el pago de la obligación en el acto administrativo que resuelva los recursos que se hayan presentado.

Podrá consultar el concepto completo en el siguiente enlace:

https://www.superservicios.gov.co/normativa

La entrada EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS NO PUEDEN COBRAR FACTURAS EN RECLAMACIÓN se publicó primero en Copropiedades.

CONSULTA (TEXTUAL)

La administración y el Consejo de Administración del edificio donde se encuentra el apartamento de mi propiedad y donde resido, se niega a emitir factura por los pagos de administración que realicé de los meses diciembre de 2018, enero, febrero, y marzo de 2019 y una cuota extra de 1 millón 45 mil pesos pagados en marzo de 2019. Reconocen en email que los pagos se hicieron, pero se niegan a entregar recibo. Tampoco recibí la cuenta de cobro para pagar la administración de abril, mayo, y junio. He hablado y escrito en sucesivas ocasiones con la administración y el consejo de administración para que me entreguen recibo de los pagos efectuados y se niegan. También he pedido que la cuenta de cobro por los meses pendientes de administración especifique los meses que cubre. Se niegan a incluir el concepto de pago y solo ponen «deuda general». (…)

La consulta concreta es si lo descrito anteriormente constituye una irregularidad o infracción que puede ser denunciada, qué debo hacer o de qué recursos y mecanismos dispongo para regularizar la situación, o a qué instancia o institución debo dirigirme.

CONSIDERACIONES Y RESPUESTA

(…)

La obligación de facturar corresponde con una responsabilidad tributaria, la cual se encuentra a cargo de la administración tributaria, asunto sobre el cual el organismo competente para pronunciarse es la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN. No obstante tratándose de entidades no obligadas a facturar, estas deben emitir un documento que constituya soporte del cobro a los copropietarios. En el caso de las copropiedades, el recibo de caja o las cuentas de cobro, que deben expedir, corresponden a una prueba del pago, el cuál constituiría el soporte de la transacción. En lo relacionado con los efectos fiscales, o la obligación de facturar por parte de las copropiedades, la orientación correspondería realizarla a la DIAN.

Al respecto, el artículo 123 del Decreto 2649 de 1993 sobre documentos de soporte, manifiesta lo siguiente:

Descripción

Detalle

Soportes (artículo 123 Decreto 2649 de 1993

• los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.

• los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.

• los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.

De acuerdo con lo anterior, este Consejo recomienda al consultante informar a la administración o al consejo de administración acerca del soporte adecuado que debe ser entregado a los copropietarios, lo que podría corresponder a un estado de cuenta, a una cuenta de cobro, o al documento que pueda soportar el cobro realizado al consultante.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.

Fuente: http://www.ctcp.gov.co/conceptos/2019

La entrada SOPORTES DE COBRO Y PAGO CUOTAS DE ADMINISTRACION se publicó primero en Copropiedades.

De acuerdo con el Consejo Técnico, los copropietarios están en el derecho de solicitar información al administrador; sin embargo, esto no podría equiparse a una auditoría de estados financieros. En el concepto se señala que es el revisor fiscal el encargado del control de las operaciones de la propiedad horizontal, cuando exista tal figura de conformidad con la Ley y que existe la posibilidad de requerir la realización de una auditoría externa, realizada por un contador con tarjeta profesional vigente, cuando ello resulte pertinente.

CONSULTA (TEXTUAL)

“…Se consulta 1) ¿Cuáles son los requisitos para que un copropietario pueda realizar una auditoría a una copropiedad 2) ¿Un solo copropietario puede realizar una auditoría a la totalidad del conjunto residencial, sin que dicha decisión haya sido aprobada por asamblea? 3) ¿Cuáles son los límites del copropietario al realizar una auditoria?”

RESPUESTA

Es importante mencionar sobre la obligatoriedad de tener revisor fiscal en una copropiedad conforme a la Ley 675 de 2001, sobre este aspecto este consejo mediante concepto 2020-1135, el CTCP, manifestó lo siguiente:

“En primer lugar, le informamos que la revisoría fiscal en las copropiedades de uso residencial no es una figura de carácter obligatorio, así lo establece el art. 56 de la Ley 675 de 2001. La obligatoriedad ha sido asignada sólo para los conjuntos de uso comercial o mixto, en donde debe ejercer el cargo un contador público elegido por la Asamblea de Copropietarios, con matrícula profesional vigente e inscrito ante la Junta Central de Contadores. Para tal fin se tendrá en cuenta lo establecido en el artículo 57 de la Ley 675 de 2001”.

Cualquier copropietario tiene derecho a recibir informes financieros de la copropiedad, la obligación de suministrar información certificada, y dictaminada, por parte del Revisor Fiscal cuando este exista, es responsabilidad de la administración de la copropiedad, en este sentido la Ley 675 de 2001, establece:

“ARTÍCULO 51. FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR. La administración inmediata del edificio o conjunto estará a cargo del administrador, quien tiene facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo. Sus funciones básicas son las siguientes:

(…).

4. Preparar y someter a consideración del Consejo de Administración las cuentas anuales, el informe para la Asamblea General anual de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal.

5. Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto.”

Para dar respuesta a su consulta, considerando lo anterior, no existen requisitos en la Ley para que un(los) copropietario(s) realice(n) una auditoría. Le corresponde a la administración de la copropiedad establecer procedimientos que se ajusten a las disposiciones legales, función que no es del Revisor Fiscal, si la copropiedad cuenta con esta figura, pues sus funciones solamente serán las establecidas en el artículo 57 de la Ley 675 de 2001.

“Artículo 57. Funciones. Al Revisor Fiscal como encargado del control de las distintas operaciones de la persona jurídica, le corresponde ejercer las funciones previstas en la Ley 43 de 1990 o en las disposiciones que la modifiquen, adicionen o complementen, así como las previstas en la presente ley”.

En conclusión, las aclaraciones que resulten pertinentes por parte de un(los) copropietario(s), pueden ser solicitadas al administrador de la copropiedad, pero ello no puede equipararse a una auditoría de estados financieros, el cual termina con la expedición de un dictamen o certificación de los mismos (lo que aplique). De acuerdo con los hechos y circunstancias, la administración o consejo de la copropiedad, también podría requerir la realización de una auditoría externa, realizada por un contador con tarjeta profesional vigente, cuando ello resulte pertinente.

Podrá consultar el texto completo del Concepto 1144/20 en el siguiente enlace:

https://www.ctcp.gov.co/conceptos/2020

La entrada ¿PUEDE UN COPROPIETARIO REALIZAR AUDITORIAS EN PROPIEDAD HORIZONTAL? se publicó primero en Copropiedades.

Lo primero que hay que conocer, es que no existe en el mercado asegurador colombiano, un Clausulado de Póliza de Bienes Comunes, que ampare los daños ocasionados por construcciones vecinas o adyacentes.

Cuando se inicia un proceso de construcción en un predio vecino a nuestra copropiedad, se deben realizar acciones preventivas y protocolos por parte de la administración, que serán determinantes para la prosperidad de posibles acciones y/o reclamaciones futuras.

Tenga en cuenta lo siguiente:

1. Exija a la firma constructora una visita a su copropiedad a fin de realizar una inspección documentada del estado actual de la copropiedad en sus bienes comunes y privados. De esta visita se levanta un documento denominado Acta de Vecindad debidamente suscrita por el arquitecto responsable de la obra y quien atendió la visita en la Copropiedad o el inmueble privado, este documento debe contener un Registro Fotográfico pormenorizado del estado del inmueble, pida al final siempre la copia.
2. Solicite a la firma constructora, copia de la póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual que esta debe suscribir. Esta póliza, deberá incluir una cobertura denominada “Propiedades Adyacentes” la cual se podría activar, para que ampare los daños o perjuicios causados por el constructor, a sus vecinos, en el proceso de la obra.
3. La póliza de Todo Riesgo Construcción, sirve para amparar los daños que se presenten en el desarrollo de la obra, y que se causen específicamente a la obra en desarrollo, pero no le servirá a la copropiedad adyacente si esta póliza no incluye la cobertura de responsabilidad civil extracontractual “Propiedades Adyacentes” Este amparo, es el que puede activar la Copropiedad para la indemnización de sus daños o perjuicios derivados del actuar del Constructor.
4. Recuerde que la Curaduría Urbana dentro del proceso de aprobación de la licencia o sus modificaciones, notifica a los vecinos y predios aledaños, con el fin de que puedan hacerse parte y presentar observaciones u objeciones acreditando con fundamentos y soportes técnicos, jurídicos de carácter urbanístico, de edificabilidad o estructural relacionados con el proyecto.
5. En caso de que se vea afectado, puede reclamar a la póliza del Constructor, por acción directa, dentro de los cinco (5) años siguientes, en que tuvo conocimiento de la ocurrencia del daño. Es sano, notificar de manera inmediata al constructor, mediante un aviso en el cual se indiquen los daños descubiertos en su inmueble.
6. El Administrador solo puede reclamar las zonas comunes de la copropiedad, y por las áreas privadas, lo deberá realizar cada uno de los afectados propietarios de los inmuebles.
7. Lo recomendable en caso de afectación, es radicar copia de la reclamación a la Compañía Aseguradora del Constructor y acompañarla de los soportes fotográficos en los que se evidencien los daños presentados, informe técnico de firma especializada en el cual se identifique la causa u origen de los daños derivados de la construcción aledaña, el presupuesto o cotización de la reparación y las Actas de Vecindad.

Finalmente, si el Constructor no tiene la Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual, o la que suscribió contiene la exclusión de daños a propiedades adyacentes, o en el evento, en que haya prescrito la acción contra el asegurador, usted puede acudir a un Juez para que declare la responsabilidad civil extracontractual y se indemnicen todos los perjuicios acreditados, recuerde que tiene un plazo máximo de diez años, desde la ocurrencia del hecho.

La entrada LO QUE DEBEMOS SABER CUANDO SE REALIZAN CONSTRUCCIONES VECINAS O ADYACENTES se publicó primero en Copropiedades.

Este tema resulta de especial importancia en propiedad horizontal, en cuanto se refiere a estructuras livianas en zonas comunes de uso exclusivo, antejardines, azoteas, terrazas, fachadas, aislamientos, sótanos y patios; tales como, pérgolas retráctiles, toldos, cobertizos, carpas, tiendas, cubiertas o similares y a los requisitos que deberán cumplirse para la instalación de las mismas.

El Ministerio de Vivienda resuelve este interrogante en los siguientes términos:

(…) si se pretende adelantar una construcción que necesite cimientos, soporte cargas gravitacionales, genere detrimento en el terreno, su comportamiento dinámico corresponda al de una edificación convencional y su uso primordial sea la habitación u ocupación por seres humanos, se requerirá que ésta cumpla con las normas de construcción sismo resistente -Ley 400 de 1997 y Norma Sismo Resistente NSR-10, o las normas que las adicionen, modifiquen o sustituyan- y adelantar el trámite de licenciamiento urbanístico -Ley 388 de 1997, Decreto 1077 de 2015, y las Resoluciones 462 y 463 de 2017 expedidas por el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, o las normas que las adicionen, modifiquen o sustituyan- con el fin de no poner en peligro la vida y bienes de las personas, así como garantizar la seguridad de quienes lo habitan.

En caso contrario, si se trata de una estructura liviana cuyo comportamiento dinámico difiere del de una edificación convencional, está por fuera del alcance o no cumplan alguno o ningún requisito del Reglamento NSR-10, o la norma que la adicione, modifique o sustituya, y su uso primordial es distinto a la habitación u ocupación por seres humanos, no requerirá previa a su instalación y/o ensamble de la obtención de una licencia de construcción.

Teniendo en cuenta lo expuesto en el punto anterior, si las estructuras livianas se caracterizan por: (i) estar soportadas y amarradas con materiales livianos; (ii) son fácilmente instalables y desmontables en cualquier tiempo y lugar; (iii) no generan detrimento en el terreno; y (iv) su comportamiento dinámico difiere del de edificaciones convencionales, no se sujetarán al cumplimiento de la Norma Sismo Resistente, y por ende, no requerirán de la obtención previa de una licencia de construcción para su instalación y/o ensamble. Dentro de estas estructuras se encuentran las siguientes:

· Estructuras livianas en edificaciones

· Estructuras livianas en actividades de zootecnia e invernaderos

· Estructuras livianas en parques y áreas recreativas

ESTRUCTURAS LIVIANAS EN EDIFICACIONES

Corresponde a la instalación y/o ensamble de estructuras livianas tales como pérgolas retráctiles, toldos, cobertizos, carpas, casetas, tiendas, cubiertas o similares, que cumplan con todos y cada uno de los criterios señalados en el punto anterior.

En todo caso, para la instalación y/o ensamble de estructuras livianas en edificaciones, zonas comunes de uso exclusivo, antejardines, azoteas, terrazas, retiros, fachadas, aislamientos, sótanos y patios se deberá cumplir con:

a) Las normas referentes al uso y aprovechamiento del suelo del respectivo municipio o distrito.

b) Los reglamentos de propiedad horizontal y las normas que regulan los servicios públicos domiciliarios.

c) La prevención de daños que se puedan ocasionar a terceros, y en caso de que se presenten, responder de conformidad con las normas civiles que regulan la materia.

d) La verificación de las condiciones de seguridad ante vientos, lluvias, granizo, sismos e incendios.

ESTRUCTURAS LIVIANAS EN PARQUES Y ÁREAS RECREATIVAS

Corresponde a las estructuras destinadas a actividades de entretenimiento o recreativas como circos, equipos inflables y parques de diversión que cumplan con todos y cada uno de los criterios señalados.

En todo caso, para la instalación y/o ensamble de estructuras livianas en actividades de entretenimiento o recreativas se deberá cumplir con:

a) Las normas referentes al uso y aprovechamiento del suelo del respectivo municipio o distrito.

b) La obtención previa de los permisos, licencias o autorizaciones de funcionamiento a que haya lugar.

c) La prevención de daños que se puedan ocasionar a terceros, y en caso de que se presenten, responder de conformidad con las normas civiles que regulan la materia.

d) La verificación de las condiciones de seguridad ante vientos, lluvias, granizo, sismos e incendios.

Podrá consultar el contenido completo de la Circular 2021EE0090167 del 05/08/2021 emitida por Minvivienda en el siguiente enlace:

Fuente: https://minvivienda.gov.co/sites/default/files/normativa/circular-2021ee0090167.pdf

La entrada ESTRUCTURAS LIVIANAS, ¿REQUIEREN LICENCIA DE CONSTRUCCIÓN? se publicó primero en Copropiedades.

Teniendo en cuenta las dudas que genera la figura del Consejo de Administración en Propiedad Horizontal, ya que no fue ampliamente regulada por nuestra legislación, a continuación, compartimos apartes del concepto número 1200-E2-110278 del Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, mediante el cual dio respuesta a una serie de interrogantes en relación con este organismo, los cuales compartimos a continuación:

Pregunta:

“Si en el reglamento de Propiedad Horizontal de un Edificio de uso residencial, con más de treinta (30) apartamentos, donde es potestativa la consagración del Consejo de Administración, se estipula su integración únicamente con PROPIETARIOS, desconociendo a los DELEGADOS, previstos en la norma legal, se puede aplicar lo señalado en el Parágrafo 1° del Artículo 5° de la misma ley, dado el carácter imperativo que tiene la disposición”

Respuesta:

No obstante, ser potestativa la conformación del consejo de administración para los edificios o conjuntos de uso residencial de más de 30 unidades residenciales, al consagrarlo en el reglamento de propiedad horizontal como uno de los órganos de dirección y administración, debe ceñirse a las normas que la ley establece para los consejos de administración las cuales son de obligatorio cumplimiento. Por lo tanto, los reglamentos de propiedad horizontal no pueden vulnerar las normas imperativas establecidas en la Ley 675 de 2001.

Pregunta:

“Si en el Reglamento de Propiedad Horizontal se incluyó una norma que prevé el nombramiento de suplentes en el Consejo, — la ley 675 no lo contempla-sin señalar el carácter PERSONAL o NUMÉRICO, de la figura, se pregunta, cómo se puede aplicar en la práctica esta reglamentación.” (sic)

Respuesta:

Conforme al artículo 5 del Régimen de Propiedad Horizontal, que habla del contenido del Reglamento de la PH, uno de sus incisos establece que: “Además de este contenido básico, los reglamentos de propiedad horizontal incluirán las regulaciones relacionadas con la administración, dirección y control de la persona jurídica que nace por ministerio de esta ley y las reglas que gobiernan la organización y funcionamiento del edificio o conjunto.”. Lo que nos lleva a afirmar que la propiedad horizontal se encuentra facultada para crear figuras como los suplentes que harían parte del consejo de administración. En virtud de lo cual, es la PH la llamada a determinar claramente como funcionaría dicha figura, la cual debe ser muy bien concebida en razón a la posibilidad que la ley contempla para los delegados dentro del consejo de administración.

Pregunta:

“Que manejo deben tener los PODERES otorgados a los DELEGADOS para asistir a las Asambleas, cuando en ellos se lean solamente, conforme a la ley, AMPLIAS FACULTADES para representar en el certamen al PROPIETARIO del respectivo apartamento y no alusiones relacionadas con nombramientos que la Asamblea apruebe en cabeza de DELEGADOS, por ejemplo, Miembros del Consejo.” (sic)

Respuesta:

La Ley 675 de 2001 no establece los formalismos que se deben cumplir para ostentar la condición de delegado de los propietarios de unidades privadas para ser miembros de los órganos de dirección de la propiedad horizontal, y en razón a que no se hace remisión a ninguna otra norma, se considera que dicha autorización puede realizarse mediante documento simple suscrito por el respectivo propietario, en el cual exprese claramente para que se encuentra facultado su delegado, es decir, que si se otorga una autorización para asistir a una reunión de asamblea general, es únicamente para asistir a la misma, y en caso de que se quiera que el delegado haga parte del consejo de administración, se deberá expresar claramente que se autoriza al delegado para tal efecto.

Pregunta:

“Si los Miembros del Consejo, Principales o Suplentes, pueden acudir al mismo procedimiento de los PODERES, aceptados en las Asambleas, y designar en su reemplazo a terceros para asistir a las reuniones del Organismo con derecho a voz y voto en las deliberaciones.” (sic)

Respuesta:

La figura del delegado carece de definición dentro del régimen de propiedad horizontal, por lo cual se debe acudir al sentido natural de las palabras. El sentido natural de la palabra delegado es: “-a Participio de delegar. Persona comisionada por otra para actuar en su nombre.”, y a su vez delegar significa: “Autorizar una persona a otra para que obre en representación suya en algún asunto.” por lo que se puede decir que el delegado actúa en calidad de representante de quien lo faculta, que para el caso objeto de análisis sería el propietario de la respectiva unidad privada. Respecto a la autorización para ser delegado en el consejo de administración se observa la misma regla de la respuesta anterior, donde el propietario de la unidad privada miembro del consejo de administración deberá especificar claramente para que faculta a su delegado.

Fuente: https://minvivienda.gov.co/sites/default/files/conceptos_juridicos/Representaci%C3%B3n%20en%20el%20Consejo%20de%20Administraci%C3%B3n%20y%20Otros%2C%20Derecho%20de%20Petici%C3%B3n%20No%204120-E1-110278%20y%204120-E1-110282.pdf

La entrada PREGUNTAS FRECUENTES CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN se publicó primero en Copropiedades.