En virtud de la declaratoria de Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica, el Gobierno Nacional expidió una serie de Decretos para mitigar los efectos de la pandemia en el país, entre ellos, el Decreto 579 de abril 15/20, por el cual se adoptaron medidas transitorias en materia de propiedad horizontal.
De acuerdo con el mencionado Decreto, las reuniones ordinarias de Asamblea de edificaciones sujetas al régimen de propiedad horizontal, podrían efectuarse bien, de manera presencial a más tardar dentro del mes calendario siguiente a la finalización de la declaratoria de Emergencia, o bien, en forma virtual durante el periodo comprendido entre el 15 de abril y el treinta (30) de junio de 2020.
Ahora bien, considerando que la virtualidad seguirá constituyendo una alternativa idónea y segura para la toma de decisiones en propiedad horizontal en la actual coyuntura, resulta jurídicamente viable seguir llevando a cabo reuniones no presenciales en adelante, con fundamento en lo establecido en la Ley 675 de 2001 (art 42 y ss) y en los reglamentos de propiedad horizontal, en armonía con el Decreto 398 de 2020.
A pesar de que la Ley 675 de 2001 ya permitía las reuniones no presenciales en propiedad horizontal, en la práctica se hacía casi imposible cumplir con las reglas que establecía para su celebración, por cuanto las decisiones se invalidaban en caso que alguno de los propietarios no participara en la comunicación simultánea o sucesiva.
No obstante, la situación cambió con la expedición del Decreto 398 de marzo 13 de 2020, que adiciona el Decreto Único del Sector Comercio, Industria y Turismo, en lo referente al desarrollo de reuniones no presenciales de las juntas de socios, asambleas generales de accionistas o juntas directivas en sociedades comerciales sujetas al régimen de la Ley 222 de 1995; cuya aplicación se hizo extensiva a todas las personas jurídicas, sin excepción, quienes estarán facultadas para aplicar las reglas previstas en los artículos 1° y 2° del decreto en la realización de reuniones no presenciales de sus órganos colegiados.
Así las cosas, el decreto 398 de 2020 precisa y da alcance a la manera en que se pueden adelantar reuniones no presenciales o mixtas, con lo cual se flexibiliza y hace viable optar por la realización de reuniones virtuales, atendiendo las siguientes reglas:
Ley 675 /2001Decreto 398 /2020
- Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la asamblea general cuando por cualquier medio los propietarios de bienes privados o sus representantes o delegados puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva de conformidad con el quórum requerido para el respectivo caso.
- Las disposiciones legales y estatutarias sobre convocatoria, quórum y mayorías de las reuniones presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones no presenciales.
- La sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado, de lo cual dará fe el revisor fiscal de la copropiedad.
- El representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión. Asimismo, deberá realizar la verificación de identidad de los participantes virtuales.
- Para acreditar la validez de una reunión no presencial, deberá quedar prueba inequívoca, como fax, grabación magnetofónica o similar, donde sea claro el nombre del propietario que emite la comunicación, el contenido de la misma y la hora en que lo hace, así como la correspondiente copia de la convocatoria efectuada a los copropietarios. ( Hoy en día contamos con los medios tecnológicos suficientes para que esto se pueda llevar a cabo en plataformas virtuales)
- las decisiones adoptadas serán ineficaces cuando alguno de los propietarios no participe en la comunicación simultánea o sucesiva.
- Se debe entender que se refiere a quienes participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente. Las actas deberán asentarse en el libro respectivo, suscribirse por el representante legal y comunicarse a los propietarios dentro de los diez (10) días siguientes a aquel en que se concluyó el acuerdo.
- Las reglas relativas a las reuniones no presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones mixtas, entendiéndose por ellas las que permiten la presencia física y virtual.
- Las decisiones que exigen mayoría calificada (70%), no podrán tomarse en reuniones no presenciales.
