Por encontrarnos en época de Asambleas en Propiedad Horizontal, compartimos apartes del especial publicado en el Portal ELTIEMPO.COM, en el que la abogada Nora Pabón Gómez responde algunas inquietudes sobre aspectos que deben considerar los administradores y los consejos de administración para este año 2025 desde que inicia la preparación de las asambleas de propiedad horizontal, durante las asambleas y después de las mismas, en los siguientes términos:
Pregunta
“Solicito saber si es obligación bajo cobro de multa, ¿que un copropietario de apartamento asista a Asamblea si vive y es residente en el exterior y no tiene quien la represente? ¿Al imponerse la sanción de multa se hace en la misma asamblea? o ¿se adelanta un trámite como cualquier sanción?
Respuesta
La sanción de multa solo es aplicable si está regulada en el reglamento de propiedad horizontal y es impuesta respetando los derechos de defensa y debido proceso, así como observando las demás condiciones señaladas en el reglamento y en la Ley. El propietario puede otorgar el poder a otra persona, aunque no tenga la calidad de propietaria del Edificio. Uno de los beneficios de las asambleas no presenciales es que se logra mayor participación de las personas que no residen en la ciudad o país donde se ubica el inmueble. Si la asamblea es presencial y no pudo asistir personalmente o representado, de todas formas, para imponer la multa, esta debe estar precedida de un procedimiento en el cual se tendrá en cuenta el reglamento y la Ley pudiendo el propietario rendir sus descargos y ejercer sus derechos de defensa y contradicción, así como respetando el debido proceso.
Pregunta
“Cuántos poderes puede tener un representante ante una asamblea de copropietarios según la ley 675 de 2001”
Respuesta
El número de poderes que pueda tener cada propietario para representar a otros miembros de la asamblea, no está limitado por la Ley 675 de 2001 y es uno de los mecanismos recomendados para lograr el quórum deliberatorio y decisorio, Solo existe restricción si el respectivo reglamento lo establece.
Pregunta
“¿Los miembros del consejo pueden representar a otros propietarios en la asamblea?” ¿Se debe citar a una persona que solo tiene un parqueadero en el edificio?
Respuesta
Salvo disposición expresa del reglamento de propiedad horizontal, los miembros del consejo de administración pueden representar a otros propietarios. En cuanto a la segunda consulta, si la persona tiene la calidad de propietaria se debe citar a la asamblea de la forma prevista en el reglamento y en la Ley.
Pregunta
¿Quién debe definir si la asamblea debe ser presencial, virtual o mixta?
Respuesta
Si el reglamento de propiedad horizontal no lo señala, quien convoca es el administrador y se sugiere que se realice una encuesta previa entre los propietarios y también los miembros del consejo pueden participar en esta decisión que debe ser tomada de acuerdo con las características y condiciones de cada edificio o conjunto. Si es en horas de la noche en sitios externos al inmueble. lo aconsejable por seguridad es que sea convocada de manera virtual. Además, se debe establecer un reglamento interno de su funcionamiento para que no demore sino lo que sea necesario evitando así las asambleas interminables.
Convocatoria a la asamblea. Requisitos de la convocatoria a la asamblea ordinaria.
La convocatoria la efectuará el administrador, con una antelación no inferior a quince (15) días calendario. La citación debe ser enviada a cada propietario a la última dirección registrada, acompañando el listado de personas que adeudan expensas comunes. Se recomienda también anexar un formato de poder en caso de que el propietario no pueda asistir. Se deben adjuntar al menos los estados financieros y el presupuesto, el listado de personas que al momento de la citación adeuden expensas comunes e informar a los propietarios que los libros se encuentran a su disposición en la administración.
Pregunta
¿Qué requisitos deben contener los poderes? Requiere poder un cónyuge que asiste a la asamblea pero no aparece como propietario en el certificado de tradición y libertad?
Respuesta
Los poderes pueden ser generales o especiales. Se debe consignar en cada poder las facultades que se otorgan al apoderado. Por ejemplo, aceptar a nombre de su representado para ejercer cargos si es designado. Es claro que el nombramiento recae sobre el propietario que otorga el poder. Es necesario revisar cada poder.
El locatario en el caso de los contratos de Leasing representa al propietario.
En síntesis, se demuestra la condición de propietario, con el certificado de tradición y libertad. Si la persona no aparece con tal calidad, debe presentar un documento que contenga el mandato otorgado o la calidad de representante legal o voluntario.
Se entiende que al designar los miembros del consejo se vota por el propietario que ha otorgado el poder. No por el apoderado.
Pregunta
Considero que mi arrendatario es la persona más confiable y la que conoce más el conjunto. ¿Existe algún impedimento para que le otorgue poder?
Respuesta
Los arrendatarios y tenedores pueden participar con derecho a voz. De la única forma que puede votar es que presente poder del propietario, pero en todo caso será a nombre de este.
Pregunta
En la mayoría de asambleas de edificios comerciales o mixtos, sin preguntar a los propietarios van grabando lo que sucede. ¿No debería el presidente de la asamblea advertir de ello? ¿Es legal grabar la asamblea por audio o video? ¿Se aplica también para las no presenciales?
Respuesta
Aunque es posible que los administradores utilicen mecanismos de audio y video para dejar constancia de lo sucedido en la asamblea, es necesario advertirlo desde antes de la reunión y obtener las autorizaciones previas para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de las grabaciones, por tratarse de datos biométricos. Esto para no incurrir en violación de las normas que regulan el tratamiento de datos personales sensibles. Los administradores son responsables del tratamiento de datos personales y para obtener las autorizaciones pertinentes de los propietarios. Estas normas se deben observar desde las citaciones hasta el levantamiento de las actas.
Pregunta
¿Qué sucede cuando se acaba el tiempo y no se puede agotar el orden del día?
Respuesta
En una asamblea bien organizada y con una buena presidencia no debe suceder esto. Si pasa, se puede convocar de nuevo la asamblea ordinaria para tratar y decidir los puntos restantes. En esta el quórum para deliberar será como en el primer caso: un número plural de propietarios que represente más de la mitad de los coeficientes de copropiedad y para decidir se requiere el voto favorable de la mitad más uno de los coeficientes de copropiedad representados en la reunión.
Segunda Convocatoria: Si no se logra el quórum para deliberar, la segunda asamblea que se realice tendrá el carácter de segunda convocatoria. En esta se podrá sesionar con un número plural de propietarios y decidir con cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados.
Pregunta
¿Es posible en un conjunto por etapas, hacer asamblea general con una sola etapa integrada al régimen de propiedad horizontal, esto es, solo con los dueños de unidades que integran una sola etapa?
Respuesta
La asamblea general solo se podrá convocar y reunir cuando se haya sido construido y transferido un número de unidades que represente por lo menos el 51% del total de coeficientes del conjunto.
Pregunta
¿Qué incrementos se pueden contemplar?
Respuesta
Esto depende de las características y necesidades de cada conjunto lo cual será tenido en cuenta en el presupuesto. No siempre es conveniente mantener igual la cuota de administración si se quiere mantener la seguridad de las personas y de los inmuebles y la valorización de estos. Se debe tener en cuenta el incremento salarial de quienes prestan servicios al edificio o conjunto, así como de los servicios públicos, los seguros, entre otros. También es necesario analizar la ejecución presupuestal para determinar los motivos que generan un incremento en un rubro determinado.
Nombramiento del presidente y el secretario.
El presidente puede ser cualquier propietario que sea serio, que se haga respetar, tenga liderazgo , conozca el reglamento. Esta designación puede recaer en el presidente del Consejo. Un apoderado o representante puede ser presidente de la asamblea.
Nombramiento de los miembros del consejo
Deben ser propietarios o sus delegados. Se nombrarán en la forma como exprese el reglamento.
Es importante que los elegidos se encuentren al día con sus obligaciones con la administración y que sean conscientes de la responsabilidad que adquieren. De acuerdo con el reglamento, la asamblea puede establecer incentivos para éstos, especialmente cuando sea difícil que las personas se postulen.
Pregunta
¿Quién nombra al presidente del Consejo?
Respuesta
Lo designa la asamblea y por lo general es quien obtenga mayor número de votos, especialmente teniendo en cuenta los sistemas de votación. De lo contrario se nombra por mayoría en la primera reunión del Consejo.
Pregunta
¿Qué sucede si integrado el Consejo, luego renuncian sus miembros ¿si no se puede tomar decisiones por falta de quórum?
Respuesta
Se debe reunir a la asamblea extraordinaria para designar a los miembros faltantes.
Pregunta
¿Pueden asistir los morosos?
Respuesta
Podrán asistir con voz y voto, máxime en los casos en que se requiere un quórum calificado. No obstante, si el reglamento lo restringe se deberá acatar esta previsión.
Pregunta
¿Cuántos votos tiene el constructor?
Respuesta
La votación del constructor se hará de acuerdo con su coeficiente de Copropiedad y tiene todos los derechos, en proporción a las unidades no transferidas. La asamblea debe respetar los derechos de los constructores especialmente cuando se busca proteger el desarrollo, transferencia y entrega de las unidades privadas de todas las etapas. Es necesario consultar cada reglamento de propiedad horizontal.
Pregunta
¿Qué sucede cuando se han otorgado las escrituras de compraventa, pero estas no se han registrado?
Respuesta
La asamblea es de propietarios y solo tienen esta condición quienes aparezcan como tales en el respectivo certificado de tradición y libertad, es decir, quienes tengan escritura registrada. De lo contrario quienes los representen requerirán poder especial o general del propietario.
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