El tema de la contrataci\u00f3n en la propiedad horizontal reviste especial importancia en la actividad del administrador, a quien corresponde, como representante legal, gerenciar los recursos de la copropiedad y celebrar con terceros, contratos de trabajo, seguros, obra, mantenimiento, prestaci\u00f3n de servicios, compraventa, suministro, arrendamiento; lo cual, conlleva una gran responsabilidad y los enfrenta con los retos propios de la actividad contractual. Por lo anterior, surge la necesidad de establecer mecanismos que permitan mitigar los riesgos que genera la inversi\u00f3n de los recursos comunes, obteniendo reducci\u00f3n de costos y mayor transparencia en la gesti\u00f3n contractual.<\/p>\n\n\n\n
A continuaci\u00f3n mencionamos algunas recomendaciones a tener en cuenta para fortalecer la actividad gerencial del administrador en materia contractual:<\/p>\n\n\n\n
Como primera medida, toda contrataci\u00f3n debe estar precedida por la planeaci\u00f3n de las necesidades que se pretenden satisfacer para la vigencia correspondiente, teniendo en cuenta la conveniencia y oportunidad del contrato; lo primero que se ha de establecer es la necesidad, forma de satisfacerla y los beneficios que se obtendr\u00e1n con la contrataci\u00f3n.Con el fin de presupuestar estas necesidades de bienes y servicios, es necesario consultar los precios y las condiciones de mercado, teniendo en cuenta todos aquellos factores econ\u00f3micos que afecten el precio del bien o servicio a contratar.Es<\/u><\/a> preciso realizar o contratar previamente los estudios t\u00e9cnicos necesarios, que permitan definir las especificaciones t\u00e9cnicas del contrato. Igualmente se debe verificar si se requieren permisos, licencias, dise\u00f1os u otro tipo de tr\u00e1mites que demande la iniciaci\u00f3n o ejecuci\u00f3n del contrato.Al<\/u><\/a> momento de contratar, verificar la disponibilidad de los recursos necesarios para cumplir con la obligaci\u00f3n de pago que genera el contrato y as\u00ed evitar el cobro de intereses por mora y el pago de perjuicios causados al contratista o cobro de la cl\u00e1usula penal.Cuando el objeto, la cuant\u00eda o la especialidad de la contrataci\u00f3n lo amerite, es recomendable realizar procesos de selecci\u00f3n que permitan elegir el mejor servicio o producto, mediante un procedimiento transparente, objetivo y \u00e1gil. Se podr\u00e1 realizar una invitaci\u00f3n p\u00fablica a varios proveedores para que presenten sus propuestas y entre ellas realizar la escogencia del ofrecimiento m\u00e1s favorable a la copropiedad y a los fines que ella busca. Para tal efecto, se requiere la elaboraci\u00f3n de los t\u00e9rminos de condiciones que establezcan los t\u00e9rminos de la contrataci\u00f3n y las condiciones para participar, as\u00ed como el cronograma del proceso y los criterios de valoraci\u00f3n de las propuestas y de selecci\u00f3n de la oferta m\u00e1s favorable.Es<\/u><\/a> indispensable hacer un an\u00e1lisis de los riesgos involucrados en la contrataci\u00f3n y con base en ello exigir la constituci\u00f3n de las garant\u00edas que permitan el manejo del riesgo, dentro de las cuales se encuentran las siguientes, a las cuales nos referiremos en un pr\u00f3ximo bolet\u00edn:<\/p>\n\n\n\n (i) Buen manejo y correcta inversi\u00f3n del anticipo (ii) Cumplimiento del contrato (iii) Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales (iv) Seguro de responsabilidad civil extracontractual (v) Estabilidad y calidad de la obra (vi) Calidad del servicio (vii) Calidad y correcto funcionamiento de los bienes<\/p>\n\n\n\n La ejecuci\u00f3n del contrato debe iniciar con posterioridad a la firma del mismo y aprobaci\u00f3n de las garant\u00edas y no antes<\/strong>, ya que en algunas oportunidades los contratistas inician sus labores y despu\u00e9s no hay consenso en el contenido del contrato. Igualmente, no se debe continuar la ejecuci\u00f3n del contrato cuando se ha producido el vencimiento del plazo de ejecuci\u00f3n pactado, pues para ello es requisito prorrogar el contrato con anterioridad a su vencimiento.El anticipo s\u00f3lo deber\u00e1 pactarse en casos excepcionales, donde se encuentre suficientemente sustentado<\/strong> que se requiere de inversi\u00f3n inicial para comenzar la ejecuci\u00f3n contractual. La regla general debe ser que el pago del valor de los contratos se ejecute en proporci\u00f3n al avance o ejecuci\u00f3n de las obligaciones contractuales. Para el desembolso del anticipo se requiere que el contrato se encuentre perfeccionado y aprobadas las garant\u00edas exigidas.En caso que el contratista sea persona jur\u00eddica, es necesario solicitar un certificado de existencia y representaci\u00f3n legal con m\u00e1ximo un mes de expedici\u00f3n, para verificar que quien firma el contrato es la persona autorizada para representar a la empresa y cuenta con facultades suficientes.No<\/u><\/a> se debe exigir al contratista la realizaci\u00f3n de actividades no contempladas en el contrato, y que por consiguiente no alcanzan a ser cubiertas por el valor del mismo, para ello se requiere la suscripci\u00f3n de un contrato adicional.En los contratos de prestaci\u00f3n de servicios, el contratante tiene la posici\u00f3n de garante frente al Gobierno Nacional en materia de protecci\u00f3n social<\/strong>, por lo tanto para la celebraci\u00f3n de contratos debe exigirse al contratista persona natural el comprobante de afiliaci\u00f3n y previo al pago de las obligaciones contractuales, debe exigirse tanto a personas naturales como jur\u00eddicas el comprobante de pago de los aportes al sistema de protecci\u00f3n social.Cuando se celebran contratos de prestaci\u00f3n de servicios, es importante tener presente que en derecho existe lo que se denomina el contrato realidad y el principio de primac\u00eda de la realidad sobre las formas, por lo tanto as\u00ed se suscriba un contrato de prestaci\u00f3n de servicios, si en la pr\u00e1ctica se dan los elementos del contrato de trabajo (actividad personal, continuada subordinaci\u00f3n y salario), el contrato se considerar\u00e1 laboral con las implicaciones que de ello se derivan.El \u00fanico facultado para celebrar contratos en nombre de la copropiedad es el representante legal. Cuando el administrador sea persona jur\u00eddica, su representante legal actuar\u00e1 en representaci\u00f3n del edificio o conjunto. La \u00fanica excepci\u00f3n contemplada en la ley, es el contrato que se celebra con el administrador, en el cual actuar\u00e1 como representante legal de la persona jur\u00eddica el presidente del consejo de administraci\u00f3n o, cuando este no exista, el presidente de la asamblea general.En caso que el administrador tenga un l\u00edmite para contratar en raz\u00f3n de la cuant\u00eda y requiera autorizaci\u00f3n de la asamblea o del concejo, esta autorizaci\u00f3n deber\u00e1 obtenerse con antelaci\u00f3n al inicio del proceso contractual.Es<\/u><\/a> importante documentar el desarrollo de la relaci\u00f3n contractual, exigiendo al contratista la presentaci\u00f3n de informes peri\u00f3dicos<\/strong> que den cuenta de su gesti\u00f3n y de los avances del contrato, levantar actas, dejar registro de las observaciones a que haya lugar.Definir como se vigilar\u00e1 la correcta ejecuci\u00f3n del objeto contratado, con el fin de poder adoptar medidas a tiempo, que eviten el incumplimiento del contrato. Ser\u00e1 responsabilidad del administrador el acompa\u00f1amiento integral en la ejecuci\u00f3n del contrato durante todo el plazo de ejecuci\u00f3n. Cuando por la complejidad, especialidad o la magnitud del proyecto lo requiera, ser\u00e1 necesaria la contrataci\u00f3n de interventores.Los contratos se rigen por el principio de autonom\u00eda de la voluntad de las partes y los principios de lealtad y buena fe contractual. No obstante lo anterior, la redacci\u00f3n de los contratos no debe dejarse a cargo de los contratistas, por el contrario es la administraci\u00f3n quien debe proponer su texto con el fin de garantizar los fines que se persiguen con la celebraci\u00f3n del contrato.Cabe mencionar que por expresa disposici\u00f3n legal los actos y contratos que celebre en ejercicio de sus funciones, se radican en la cabeza de la persona jur\u00eddica, siempre y cuando se ajusten a las normas legales y reglamentarias.<\/p>\n\n\n\n Finalmente, es aconsejable que al interior de la copropiedad se regulen los procedimientos para la contrataci\u00f3n, donde se establezcan pol\u00edticas claras y unificadas en materia de contrataci\u00f3n, con lineamientos que sirvan de gu\u00eda a los administradores en la gesti\u00f3n y ejecuci\u00f3n de recursos, y se identifiquen los pasos que deben surtirse para la celebraci\u00f3n de contratos y la realizaci\u00f3n de procesos de selecci\u00f3n de ofertas.<\/p>\n\n\n\n