Por considerarlo de interés para el ejercicio de su gestión como administrador de propiedad horizontal, compartimos el concepto número 2017-507 emitido por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) el 24 de julio de 2017, mediante el cual se da respuesta a una serie de interrogantes en relación con los responsables de la contabilidad y otros planteamientos sobre la contabilidad en propiedad horizontal, así como las acciones procedentes en caso de irregularidades.
Radicación: 2017-507- CONSULTA Fecha: 24 de julio de 2017 Entidad: Consejo Técnico de la Contaduría Pública Tema: CONTABILIDAD EN PROPIEDADES HORIZONTALES
RESUMEN La responsabilidad por la elaboración de los informes financieros es de la administración de la Copropiedad. El Contador Público como depositario de la confianza pública, da fe pública cuando con su firma y número de tarjeta profesional suscribe un documento en que certifique sobre determinados hechos económicos.
CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
1. Queremos tener claro, si la responsabilidad de la contabilidad es del administrador o del contador de la propiedad horizontal.
La responsabilidad por la contabilidad de la copropiedad es de la Administración de la Copropiedad. El Art. 51 de la Ley 675 de 2001, establece:
«Art. 51. Funciones del administrador. La administración inmediata del edificio o conjunto estará a cargo del administrador, quien tiene facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo. (…) 5. Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto (…)».
2. Solicitamos de ustedes, nos indiquen cómo se debe llevar la contabilidad en la Propiedad Horizontal y cómo se deben presentar los estados financieros ante la asamblea general de propietarios.
De acuerdo con lo establecido en la Ley 675 de 2001, las copropiedades tienen la obligación de llevar contabilidad. Para tal fin, deben considerar el marco de información financiera contenido en el Decreto 2706 de 2012, modificado por el Decreto 3019 de 2013, y compilado en el anexo 3° del Decreto 2420 de 2015, tal como se ha indicado en su consulta.
Lo establecido en el Decreto 2706 representa un marco de información financiera simplificado, en el cual la base de medición es el costo histórico, y para efectos de la elaboración de un juego de estados financieros solo exige la presentación de un balance (estado de situación financiera), el estado de resultados y las notas. Por ello, su aplicación es muy sencilla y no se espera que existan grandes diferencias entre los requerimientos de esta norma y lo requerido en el anterior Decreto 2649 de 1993, marco de principios que era aplicado antes de la expedición del nuevo marco normativo. Por lo tanto este marco de información financiera no debe ser referido como un marco de información financiera internacional, dado que muchas de las simplificaciones incorporadas en este no son permitidas en las NIIF completas o en la NIIF para las Pymes.
Por otra parte, el numeral 1° del Art. 51 establece que es función del administrador someter a aprobación de la asamblea el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior, además de un presupuesto detallado de gastos e ingresos.
«Art 51. FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR. La administración inmediata del edificio o conjunto estará a cargo del administrador, quien tiene facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo. Sus funciones básicas son las siguientes:
1. Convocar a la asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobación el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior, y un presupuesto detallado de gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual, incluyendo las primas de seguros.»
La no presentación de los informes financieros a la Asamblea, se entendería como un incumplimiento de las funciones de la administración. En todo caso, se debe revisar si en la agenda propuesta para la asamblea se incorporó el punto correspondiente a la aprobación de los estados financieros, los cuales se entiende fueron suministrados a los propietarios antes de la asamblea, con el fin de dar el tiempo necesario o requerido en la ley, para que los copropietarios pudieran analizar y evaluar la situación financiera de la copropiedad, antes de impartir su aprobación.
Adicionalmente, le indicamos que el CTCP emitió la orientación técnica No. 15 Copropiedades de Uso Residencial o Mixto, la cual es una guía técnica respecto a los reconocimientos contables. Los decretos y la orientación, los puede consultar de manera gratuita en la página web www.ctc.gov.co. enlace publicaciones-orientaciones técnicas, y otros enlaces-normativa.
3. Indíquenos si con toda la información dada existen anomalías en el proceso contable de nuestra copropiedad.
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública es un organismo permanente, encargado de la orientación técnica científica de la profesión y de la investigación de los principios de contabilidad y normas de auditoría de aceptación general en el país. En sus funciones no se incluyen la de emitir certificaciones o dictámenes sobre los estados financieros de los particulares.
Adicionalmente, si la copropiedad considera que los informes financieros no son llevados en debida forma, esta podría contratar con un profesional de la contabilidad, un encargo de revisión, que le permita identificar si los estados financieros han sido elaborados en debida forma. Para tal fin, aplicará lo establecido en la Norma Internacional de Encargos de Revisión 2400.
El objetivo de una revisión de estados financieros es permitir al profesional ejerciente declarar si, basándose en la utilización de procedimientos que no proporcionan toda la evidencia que requiere una auditoría, ha llegado a su conocimiento alguna cuestión que le lleve a pensar que la información no está preparada, en todos sus aspectos materiales, de conformidad con el marco de información financiera aplicable (seguridad negativa).
4. La depuración o castigo de las cuentas (reclasificación, reversión, provisión) es de aplicaciónen las propiedades horizontales?
De forma similar a como se establecía en el anterior marco normativo, una copropiedad deberá evaluar si existen evidencias de deterioro de sus cuentas por cobrar, y si esto existe se deberá establecer un procedimiento para reconocer las pérdidas por deterioro correspondientes, con fundamento en la información disponible en cada fecha de cierre. También deberán efectuarse las revelaciones necesarias para que los usuarios de los estados financieros puedan conocer los cambios en el valor de la cartera, así como los incrementos, disminuciones, castigos, de la cuenta que resume las pérdidas por deterioro.
Si con fundamento en la información disponible se considera que una cuenta por cobrar no es recuperable, y no se reconocen las pérdidas por deterioro, el patrimonio de la copropiedad estaría sobrestimado, lo cual afectaría la evaluación que realizan los copropietarios y otros usuarios sobre la situación financiera de la copropiedad. Sobre el particular es importante indicar que la constitución de provisiones no significa que los montos totales adeudados no puedan seguir siendo cobrados por la copropiedad o por las personas contratadas para llevar a cabo los procesos de cobro.
Los numerales 2.34, 2.35, 2.3ó, 4.8 (d), 7.5, 7.8, 8.1 2, del anexo técnico del Decreto 2706 de 2012, se refieren a la contabilización de las pérdidas por deterioro de una entidad que aplica el marco técnico del Grupo 3. (Decreto 2706/2012 recopilado en el anexo 3o del Decreto 2420/2015) (…)
5.Sabiendo que tanto la Administradora como la Contadora firmaron los estados financieros elaborados bajo las condiciones y con todas las fallas enunciadas, aun sabiendo que esta información financiera certificada a terceros no cumple las normatividad vigente aplicable, se puede deducir que estas personas están faltando a los requerimientos técnicos y de ética, en especial el artículo 37.6 de la Ley 43 de 1990, que establece «Observancia de las disposiciones normativas» (…)
Adicionalmente, tal como se señala en su consulta, la firma de estados financieros que no cumplen los requerimientos establecidos en las normas legales, podría configurar un incumplimiento de las normas del código de ética, contenido en la Ley 43 de 1990, entre otras:
37.6 Observancia de las disposiciones normativas. El Contador Público deberá realizar su trabajo cumpliendo eficazmente las disposiciones profesionales promulgadas por el Estado (y por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública) aplicando los procedimientos adecuados debidamente establecidos. Además, deberá observar las recomendaciones recibidas de sus clientes o de los funcionarios competentes del ente que requiere sus servicios, siempre que éstos sean compatibles con los principios de integridad, objetividad e independencia, así como con los demás principios y normas de ética y reglas formales de conducta y actuación aplicables en las circunstancias.
37.7 Competencia y actualización profesional. El Contador Público sólo deberá contratar trabajos para lo cual él o sus asociados o colaboradores cuenten con las capacidades e idoneidad necesaria para que los servicios comprometidos se realicen en forma eficaz y satisfactoria. Igualmente, el Contador Público, mientras se mantenga en ejercicio activo, deberá considerarse permanentemente obligado a actualizar los conocimientos necesarios para su actuación profesional y especialmente aquéllos requeridos por el bien común y los imperativos del progreso social y económico.
Los artículos 69 y 70 de la Ley 43 también indican:
«Art. 69. El certificado, opinión o dictamen expedido por un Contador Público, deberá ser claro, preciso y ceñido estrictamente a la verdad.
Art. 70. Para garantizar la confianza pública en sus certificaciones, dictámenes u opiniones, los Contadores Públicos deberán cumplir estrictamente las disposiciones legales y profesionales y proceder en todo tiempo en forma veraz, digna, leal y de buena fe, evitando actos simulados, así como prestar su concurso a operaciones fraudulentas o de cualquier otro tipo que tiendan a ocultar la realidad financiera de sus clientes, en perjuicio de los intereses del Estado o del patrimonio de particulares, sean estas personas naturales o jurídicas.» (Negrilla por fuera del texto original).
6. ¿Si la pregunta anterior es positiva, cómo debemos actuar los copropietarios?
El Art. 23 de la Ley 43 de 1990 se refiere a los diferentes tipos de sanciones que puede imponer la Junta Central de Contadores, como órgano disciplinario de la profesión. Artículo 23. De las sanciones, La Junta Central de Contadores podrá imponer las siguientes sanciones:
Amonestaciones en el caso de fallas leves.Multas sucesivas hasta de cinco salarios mínimos cada una.Suspensión de la inscripción.Cancelación de la inscripción.
Si se considera que existen elementos de juicio para configurar una posible amonestación, multa, suspensión o cancelación de la inscripción del Contador Público, se deberá presentar queja formal, debidamente documentada, ante el Tribunal Disciplinario de la Junta Central de Contadores, el cual es el organismo encargado de ejercer inspección y vigilancia, para garantizar que la contaduría pública se ejerza de conformidad con las normas legales, sancionando en los términos de la ley a quienes violen tales disposiciones.
7. A partir de qué año debe implementarse las normas NIIF en el proceso contable
Las fechas de aplicación del nuevo marco de información financiera son las establecidas en el Decreto 2706 de 2012, compilado en el anexo 3a del Decreto 2420 de 2015. Según este Decreto, la fecha de los últimos estados financieros con fundamento en el Decreto 2649 de 1993, fue el 31 de Diciembre de 2014, por lo que los informes financieros preparados con posterioridad a esta fecha se entiende que son preparados con fundamento en el marco técnico contenido en el anexo 3o del Decreto 2420 de 2015.
Sobre el particular anotamos que de acuerdo con lo establecido en la el numeral 7° del Art. 37 de la Ley 43 de 1990, un Contador Público sólo deberá contratar trabajos para lo cual él o sus asociados o colaboradores cuenten con las capacidades e idoneidad necesaria para que los servicios comprometidos se realicen en forma eficaz y satisfactoria. Igualmente, el Contador Público, mientras se mantenga en ejercicio activo, deberá considerarse permanentemente obligado a actualizar los conocimientos necesarios para su actuación profesional y especialmente aquéllos requeridos por el bien común y los imperativos del progreso social y económico.
8. ¿Las políticas y el proceso de convergencia a normas NIIF debe ser conocido por la Asamblea General de propietarios y deben ser ellos quienes aprueben los estados financieros cuando se realicen bajo esa normatividad vigente?
Le corresponde a la administración de la copropiedad establecer, con fundamento en el marco de información financiera que sea aplicable, las políticas utilizadas al elaborar los estados financieros. También la de certificar los estados financieros que son emitidos con destino al Consejo de Administración y la Asamblea de Copropietarios. Un resumen de estas políticas debe ser incorporada en las notas a los estados financieros.
De acuerdo con lo anterior, no es función de la asamblea realizar la aprobación de las políticas contables de la copropiedad, sin perjuicio de que a ella le corresponda la aprobación de los estados financieros, de acuerdo con lo establecido en el Art. 38 de la Ley 675 de 2001, que señala las funciones de la Asamblea
Art. 38. Naturaleza y Funciones, La asamblea general ele propietarios es el órgano de dirección de la persona jurídica que surge por mandato de esta ley, y tendrá como funciones básicas las siguientes:
(…) 2. Aprobar o improbar los estados financieros y el presupuesto anual de ingresos y gastos que deberán someter a su consideración el Consejo Administrativo y el Administrador.
Esto no significa, que la Asamblea no pueda ser informada sobre las políticas contables aplicadas. Fuente:
http://www.ctcp.gov.co/_files/concept/DOCr_CTCP_1_8_11105.pdf
