Por considerarlo de interés para el ejercicio de su gestión como administrador de propiedad horizontal, compartimos el concepto número 0812 de 2019, emitido por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), mediante el cual da respuesta a una consulta en relación con el registro de libros de contabilidad en propiedad horizontal, en los siguientes términos:
CONSULTA (TEXTUAL)
SE PREGUNTA: “Las entidades sin ánimo lucro, entre ellas la PROPIEDAD HORIZONTAL, están obligadas a inscribir LIBROS DE CONTABILIDAD ?”
CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
Obligatoriedad de llevar libros de contabilidad por parte de una propiedad horizontal
El numeral cinco del artículo 51 de la Ley 675 de 2001, manifiesta que es función del administrador “Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto”, por lo que se concluye que las entidades originadas por el régimen de propiedad horizontal, se encuentran obligadas a llevar contabilidad, obligación que como se mencionó anteriormente corresponde al administrador de la misma (lo anterior también había sido ratificado por parte del CTCP en el concepto 2013-001).
También el artículo 45 de la Ley 190 de 1995, obliga a llevar contabilidad a todas las “personas jurídicas y las personas naturales que cumplan los requisitos señalados en el reglamento”.
Registro de libros de contabilidad
El artículo 2° del Decreto 2500 de 1986 obliga a registrar los libros de contabilidad en las oficinas de la Dirección de Impuestos Nacionales que corresponda a su domicilio, de acuerdo con lo siguiente:
“Artículo 2º A partir del 1º de enero de 1987, las entidades sin ánimo de lucro, con excepción de las entidades de Derecho Público, juntas de acción comunal, juntas de defensa civil, y las entidades previstas en el artículo 5º del presente Decreto, deberán llevar libros de contabilidad y registrarlos en las oficinas de la Administración de Impuestos Nacionales que corresponda a su domicilio.
La contabilidad deberá sujetarse, incluido el régimen sancionatorio, a lo dispuesto en el Título IV del Código de Comercio y el Capítulo V del Decreto 2821 de 1974. Tendrán el carácter de obligatorios los libros Mayor y Balances y Diario, o, en defecto de estos dos, el libro de Cuentas y Razón”.
Aunque posteriormente el artículo 175 del Decreto 019 de 2012 modificó el numeral séptimo del artículo 28 del Código de Comercio, en el sentido de indicar la no obligatoriedad de inscribir los libros de contabilidad en el registro mercantil, dicha modificación aplica únicamente para entidades consideradas como comerciantes y no para otro tipo de entidades, por ejemplo las de propiedad horizontal.
Registro del libro de actas
Mediante Decreto 1625 de 2016 y sus modificatorios, y en especial del artículo 1.2.1.5.4.5. Libro de actas, menciona lo siguiente:
“El libro de actas de la asamblea general o máximo órgano directivo que haga sus veces de los contribuyentes de que tratan los artículos 1.2.1.5.1.2, 1.2.1.5.2.1 y 1.2.1.5.3.1 de este decreto constituye prueba idónea de las decisiones adoptadas por la misma”.
Este libro deberá registrarse, conforme con las normas vigentes sobre la materia, para que adquiera pleno valor probatorio. Las entidades no obligadas a registrar este libro en la Cámara de Comercio, efectuará el registro ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)”.
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.
