Considerando el vencimiento de la fecha establecida por el Gobierno Nacional mediante Decreto 579 de abril 15 de 2020, para la realización de Asambleas Ordinarias en propiedad horizontal en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica; para el caso de las Copropiedades en las que no se llevó a cabo la reunión, surge el interrogante sobre, ¿qué carácter tiene la asamblea que va a ser convocada fuera de término?
La Ley 675 de 2001 no hace ninguna precisión sobre el particular, por lo que es preciso verificar si el Reglamento de la Propiedad Horizontal correspondiente, establece como proceder cuando la asamblea es extemporánea.
En caso que exista un vacio en el reglamento, una posibilidad es acoger la tesis que ha sostenido de manera reiterada la Superintendencia de Sociedades cuando se modifica la fecha establecida para la asamblea ordinaria de una sociedad.
Mediante Concepto No. 220-013469 de 2016, la Superintendencia de Sociedades, se pronunció frente al caso de una sociedad en que la asamblea se lleva a cabo en fecha diferente a la establecida en los estatutos. De acuerdo con la interpretación de esta entidad, la nueva reunión tendrá el carácter de extraordinaria aunque con temario de ordinaria y deberá cumplirse con el requisito de antelación en la convocatoria.
En este sentido, ha sostenido la Superintendencia de Sociedades lo siguiente:
“ (….) De las normas citadas se advierte cómo el carácter de las reuniones ordinarias deriva en primer lugar, de su temario u objetivo esencial, cual es permitir que el máximo órgano social se ocupe de considerar las cuentas de fin de ejercicio y analizar la situación de la sociedad y segundo, de la época en que se realice, esto es dentro de los tres primeros meses del año.
En ese orden de ideas, si en los estatutos sociales se ha estipulado una fecha exacta dentro de los 3 meses del año para llevar a cabo la reunión ordinaria, y esta por cualquier circunstancia es variada, la respectiva sesión tendrá carácter de extraordinaria, aunque con temario de ordinaria.
En tal caso, aunque la convocatoria se realice para una sesión extraordinaria y como tal se anuncie en la citación a que haya lugar, deberá cumplir con el requisito de la antelación que corresponde, atendiendo que cuando se van a someter a consideración los estados financieros, la citación deberá efectuarse en todo caso con quince (15) días hábiles de antelación,so pena de afectar la legalidad de las decisiones. El quórum y las mayorías se estarán a las reglas estipuladas en los estatutos sociales y la ley.”
“En la hipótesis de convocatoria efectuada por el medio requerido y con la antelación debida, pero en la que la fecha de la reunión es ulterior a los tres primeros meses del año, se abre entonces la posibilidad de que los socios acudan el primer día hábil del mes de abril, a las 10:00 a.m., a las oficinas del domicilio social donde funcione la administración de la compañía, con el fin de que se reúnan por derecho propio. Pero si los asociados no hacen uso de esta prerrogativa, sino por el contrario, se presentan a la reunión en la fecha fijada en la convocatoria referida, con el fin de constituirse en asamblea o junta de socios para ocuparse del temario propio de la reunión ordinaria, se ha de concluir que tal reunión toma lugar y que la misma debe ser considerada como extraordinaria por el tiempo pero ordinaria por la naturaleza de los asuntos a tratar.” (Oficio 220-035800 Mayo 16/ 08)
Así las cosas, acogiendo la tesis sostenida por la Superintendencia de Sociedades, se tiene que la nueva reunión fuera de la época determinada en el Reglamento de propiedad horizontal y en el Decreto 579/20, tendrá el carácter de extraordinaria aunque con temario de ordinaria y para no afectar su validez, es importante, de una parte que sea convocada por quien está legitimado, y que de otra, que la respectiva citación se haga de forma debida en cuanto a medio y antelación para las reuniones ordinarias.
