Continuando con el tema del manejo de la pandemia dentro de la propiedad horizontal y la gestión que debe adelantarse para hacer frente a la coyuntura y contener el virus, a continuación nos referimos a otros interrogantes que surgen en este sector y algunos lineamientos impartidos por el Ministerio de Salud y Protección Social (Resoluciones 666 de abril 24/20 y 890 de junio 3/20):
¿Se pueden hacer mudanzas?, ¿en qué condiciones?
Si es posible realizar mudanzas, sin embargo, tanto para el ingreso, como para la salida de las mismas se debe tener en cuenta el siguiente protocolo:
· Los muebles deben estar previamente desinfectados al ingresar a la copropiedad.
· La empresa de mudanzas deberá presentar una carta de autorización, en la que se deben citar los datos de los empleados y la actividad a desarrollar, además de la seguridad social de cada colaborador.
· Sólo se permitirá el ingreso de dos personas de logística, además del propietario o arrendatario del inmueble.
· El administrador o personal de seguridad verificará el uso de elementos de protección personal, alcohol mínimo al 60%, por parte del personal de la empresa logística. En el caso de no contar con los elementos acá descritos se podrá impedir la mudanza.
· El administrador concertará con el propietario, corredor, empresa inmobiliaria o arrendatario la agenda propuesta para la mudanza, teniendo en cuenta los días y horarios establecidos, citados en el Reglamento de Propiedad Horizontal y el Manual de Convivencia de la copropiedad en específico, además no se podrá ejecutar más de una mudanza diaria por bloque, torre o según la distribución de la copropiedad. El administrador y/o el consejo no podrán negarse a las mudanzas cuando se cumpla con los protocolos de bioseguridad establecidos, adicionalmente deberán reevaluar los días y horarios establecidos en el reglamento de propiedad horizontal o manual de convivencia.
· Una vez se haya terminado la mudanza, el personal de aseo de la copropiedad deberá hacer una desinfección de zonas como se indica en los protocolos de limpieza y especialmente en las zonas de tránsito del personal de mudanzas o residentes del inmueble a ocupar.
¿Cómo puede el administrador realizar trabajo remoto?
Con el fin de evitar su asistencia presencial a la propiedad horizontal en la medida posible, se pueden adoptar algunas medidas:
· Suministrar una línea de contacto para que los copropietarios y arrendatarios puedan comunicarse con este.
· Elaborar planes de trabajo que contengan la descripción de las actividades a desarrollar, herramientas para verificación de cumplimiento y estrategias para la sectorización por áreas o actividades, con el fin de garantizar el espacio mínimo de dos metros entre personas.
· Reforzar el uso de otros medios como el correo electrónico de la Propiedad Horizontal, celular o boletines informativos, con el fin de estar en contacto digital directo con los copropietarios y residentes, para brindar información más inmediata o urgente.
· Establecer estrategias de comunicación por canales virtuales con el fin de informar sobre la prevención del coronavirus COVID-19, y que permitan a los colaboradores reportar cualquier novedad relacionada con posibles contagios o contacto con personas diagnosticadas con la enfermedad.
· Verificar, de ser posible mediante el uso de medios tecnológicos, el cumplimiento de los protocolos y planes de prevención, tanto en la parte de higiene y desinfección como en los protocolos de ingreso y manejo de portería, incluyendo los registros que validan el desarrollo de las actividades como planes de trabajo y minutas de portería.
· Durante el trabajo remoto es preciso extremar las medidas de seguridad para evitar compartir información de la Copropiedad, así como evitar el uso de herramientas o archivos gratuitos o que no estén licenciados, de manera que se puedan concretar riesgos de fuga de información, o acceso no controlado.
¿Qué medidas adoptar en relación con los trabajadores?
· Establecer turnos de trabajo para evitar la aglomeración del personal de aseo y vigilancia.
· Definir el Ingreso a labores en horas intermedias para aquellos que no cuentan con transporte particular, durante las cuales el transporte público pueda ser menos concurrido.
· Suministrar a cada empleado que requiera asistir a su lugar de trabajo y que esté vinculado directamente con la copropiedad o con el administrador, una carta de autorización para su desplazamiento en la que se deben citar los datos del colaborador, la actividad a desarrollar, la copia de documento donde conste la personería jurídica de la copropiedad y la excepción que aplica dentro del decreto vigente.
· Informar a todos los trabajadores sobre las medidas preventivas, de contención y demás relacionadas con el coronavirus COVID-19, las cuales deben ser aplicadas en todos los espacios de trabajo y en el hogar.
· Comunicar a los empleados de la empresa de administración, los protocolos y capacitarlos para que sigan los procedimientos ante casos sospechosos o confirmados de la enfermedad.
· Impartir capacitación en prevención contra el coronavirus COVID-19 al personal de vigilancia, mantenimiento y aseo, incluyendo el entrenamiento de este último en protocolos de desinfección y limpieza o solicitar capacitación de su personal a cada uno de los proveedores.
· Capacitar al personal de vigilancia en el seguimiento y control de ingresos a la copropiedad.
· Coordinar con las empresas de vigilancia y de personal de aseo el suministro a todo el personal elementos de protección personal y capacitar sobre su correcto uso. Los elementos de protección personal deben ser de uso individual y deben desinfectarse con agua y jabón, antes y después de su uso. Los tapabocas deben suministrarse oportuna y suficientemente según sean de un solo uso o reutilizables.
· La entrega de turnos y las visitas de supervisión de vigilancia deben realizarse garantizando la distancia mínima de dos metros entre personas e implementando las medidas de lavado de manos y desinfección.
