ARTÍCULO 9o. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

Respecto al deber de solicitar tal autorización en propiedad horizontal, se pronunció la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) mediante Resolución 776437/22, en la cual impone una multa a un Conjunto Residencial sometido al régimen de propiedad horizontal, por realizar el tratamiento de los datos de una copropietaria sin contar con su autorización, específicamente por hacer público un video de las cámaras de seguridad en el que ella quedó registrada, sin obtener previamente su consentimiento.

En este caso, la SIC le ordenó al Conjunto Residencial que, en su calidad de responsable del tratamiento, implemente un procedimiento o mecanismo que permita obtener en debida forma la autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de datos personales de todos los residentes y propietarios del mencionado conjunto y conservar copia de la misma. De igual manera, suprimir los datos personales de los cuales no tenga la autorización de acuerdo a lo establecido en la Ley.

Sobre el consentimiento, como uno de los fundamentos jurídicos del tratamiento de datos personales, manifestó la SIC que para que sea válido bajo la Ley 1581 de 2012, debe cumplir los siguientes requerimientos legales:

a) El consentimiento debe ser expreso. El Titular debe realizar alguna acción positiva que indique su consentimiento y debe tener la libertad de no consentir.

b) El consentimiento debe estar informado. El artículo 12 de la Ley 1581 de 2012 enumera la información que debe suministrársele al Titular; esa información debe ser claramente visible, destacada y completa. No basta con ponerla a disposición en algún sitio de la página web, sin que la persona no la conozca.

c) El consentimiento debe ser previo. La obtención del consentimiento debe ser previa a la recolección de los datos.

De igual manera sostuvo la Superintendencia que, es claro que el responsable del tratamiento debe adoptar los procedimientos adecuados para solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por cada uno de los Titulares que se encuentre en su(s) base(s) de datos o ficheros de información y debe informar cuáles datos serán recolectados junto con las finalidades específicas para las cuales se va a obtener el consentimiento del Titular.

Por su parte, la Corte Constitucional en la sentencia C.748 del 2011 indicó las características que debe tener una autorización de tratamiento de datos personales en el siguiente sentido:

“ (…)  De todo lo anterior, puede entonces deducirse: (i) los datos personales sólo pueden ser registrados y divulgados con el consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular. Es decir, no está permitido el consentimiento tácito del Titular del dato y sólo podrá prescindirse de él por expreso mandato legal o por orden de autoridad judicial, (ii) el consentimiento que brinde la persona debe ser definido como una indicación específica e informada, libremente emitida, de su acuerdo con el procesamiento de sus datos personales. Por ello, el silencio del Titular nunca podría inferirse como autorización del uso de su información y (iii) el principio de libertad no sólo implica el consentimiento previo a la recolección del dato, sino que dentro de éste se entiende incluida la posibilidad de retirar el consentimiento y de limitar el plazo de su validez. (…)

Ahora bien, en lo que tiene que ver con las excepciones, el artículo 10 de la norma consagra los siguientes casos en que no es necesaria la autorización:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

b) Datos de naturaleza pública;

c) Casos de urgencia médica o sanitaria;

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Fuente: Superintendencia de Industria y Comercio. Resolución número 77643 del 03 /11/ 22, “Por la cual se impone una sanción Administrativa y se imparte una orden”.  

Podrá consultarla en el siguiente enlace:

https://www.sic.gov.co/sites/default/files/documentos/122022/RE77643-2022%281%29.pdf

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EN IMÁGENES TOMADAS POR SISTEMAS CERRADOS DE TELEVISIÓN APLICA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

  (..)

«Que pasa en el caso de las empresas que tienen sistema cerrado de televisión para seguridad, y donde la información de los visitantes o empleados es almacenada. Esta información es biométrica para los términos de la Ley (sic)»

Respuesta: la biometría es una tecnología de seguridad basada en el reconocimiento de una característica física e intransferible de las personas, como la huella digital, que al ser una característica única de cada individuo, permite distinguir a un ser humano de otro.

El diccionario de la real academia de la lengua define la videovigilancia de la siguiente manera: «1. f. Esp. Vigilancia a través de un sistema de cámaras, fijas o móviles.»

En relación con la videovigilancia la Autoridad Española de Protección de Datos ha considerado:

«La captación y/o el tratamiento de imágenes con fines de vigilancia es una práctica muy extendida en nuestra sociedad. La videovigilancia generalmente persigue garantizar la seguridad de los bienes y personas. (…) La utilización de medios técnicos para la vigilancia repercute sobre los derechos de las personas lo que obliga a fijar garantías. (…)»

En este sentido, la finalidad de la videovigilancia por regla general es la de garantizar la seguridad de bienes o personas en determinados lugares. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que las imágenes que se recogen a través de estos sistemas son datos personales de conformidad con la definición del literal c) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 que señala lo siguiente: «c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinares».

Al respecto la Corte Constitucional mediante Sentencia C-748 de 2011 señala lo siguiente:

[E]n efecto, la jurisprudencia constitucional ha precisado que las características de los datos personales -en oposición a los impersonales- son las siguientes: «i) estar referido a aspectos exclusivos y propios de una persona natural, ii) permitir identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con el mismo y con otros datos; iii) su propiedad reside exclusivamente en el titular del mismo, situación que no se altera por su obtención por parte de un tercero de manera lícita o ilícita, y iv) su tratamiento está sometido a reglas especiales (principios) en lo relativo a su captación, administración y divulgación»

Por lo anterior, a la recolección de imágenes a través de sistemas cerrados de televisión le resulta aplicable la Ley 1581 de 2013 y se deben observar los principios de legalidad, finalidad, libertad, calidad o veracidad, seguridad, confidencialidad, acceso y circulación restringida y transparencia. Fuente: Superintendencia de Industria y Comercio

El contenido de este boletín es de carácter informativo, por lo tanto para la toma de decisiones sobre casos particulares, se recomienda la asesoría de un profesional en la materia.

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1. La autorización para la administración y/o tratamiento de los datos e imágenes de los niños, niñas y adolescentes corresponde a los padres o representantes legales, en atención al principio de confidencialidad y naturaleza restringida de dichos datos y para la garantía del derecho a la intimidad de los sujetos titulares.

2. Para determinar la procedencia de sistemas de video vigilancia en ciertos lugares, se debe analizar en primer lugar si es semi-público o semi-privado y la naturaleza de las actividades que se desarrollan en ellos, para definir la existencia de espacios en los cuales dichos sistemas pueden generar una amenaza intolerable al ejercicio de derechos fundamentales y en el caso de los niños, niñas y adolescentes, una consideración adicional, relativa a la conservación y utilización de la información obtenida a través de las cámaras en atención a lo establecido en la Ley 1581 de 2012.

En el caso de conjuntos residenciales sometidos a propiedad horizontal, la instalación de sistemas de video vigilancia, deben tener como finalidad garantizar la seguridad y la integridad de los residentes y los bienes de la copropiedad, y en tal virtud, serían admisibles en los espacios de uso público y las imágenes captadas por dichos sistemas podrían utilizarse en los procesos policivos, administrativos o penales, a que haya lugar. No obstante, estos deben contar con la autorización de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.

Las grabaciones privadas de niños, niñas y adolescentes y su administración o disposición deben contar con la autorización de sus padres y/o representantes legales, dado que como se indicó en el numeral primero, las imágenes de menores de edad, son confidenciales.

ANÁLISIS JURÍDICO

3.1 El Derecho a la Imagen y el manejo de la información de los niños, niñas y adolescentes.

 (…) Como puede verse, la legalidad o ilegalidad de la intromisión o limitación de este derecho, debe ser calificada en cada caso concreto de acuerdo con las reglas que define el propio ordenamiento jurídico, para el caso de los niños, niñas y adolescentes son aplicables en primer lugar, las contenidas en el artículo 47 del Código de la Infancia y la Adolescencia en donde se imponen algunas restricciones al ejercicio del derecho a la libertad de expresión, con el fin de proteger el derecho a la intimidad de los niños. En tal virtud, se imponen obligaciones de abstención en la publicación de datos e imágenes que puedan conducir a la identificación de los niños, niñas y adolescentes que hayan sido víctimas, autores o testigos de hechos delictivos, salvo cuando sea necesario para garantizar el derecho a establecer la identidad del niño o adolescente víctima del delito, o la de su familia si esta fuere desconocida.

Así mismo, en el manejo de información de niños, niñas y adolescentes debe tenerse en cuenta lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, que estableció las distinciones entre dato personal, dato sensible y la confidencialidad que se predica de estos datos, así como las obligaciones de las entidades que administran bases de datos en las que se contenga información de esta naturaleza.

(…) Respecto de los datos de los niños, niñas y adolescentes, el artículo 7o ibídem, establece la prohibición del tratamiento de sus datos personales, salvo aquellos que tengan naturaleza pública.

Finalmente, el artículo 13 de la misma ley Establece a quien se le puede suministrar la información contenida en una base de datos: “a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales; b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orejen judicial y c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley».

3.2. La regulación de los sistemas de video vigilancia y los derechos de los niños, niñas y adolescentes

(…) Ley 1801 de 2016. “por la cual se expide el Código Nacional de Policía y Convivencia, señala en el artículo 237, respecto de los sistemas de video vigilancia lo siguiente:

La información, imágenes, y datos de cualquier índole captados y/o almacenados por los sistemas de video o los medios tecnológicos que estén ubicados en el espacio público o en lugares abiertos al público, serán considerados como públicos y de libre acceso, salvo que se trate de información amparada por reserva legal.

Los sistemas de video y medios tecnológicos, o los que hagan sus veces, de propiedad privada o pública, a excepción de los destinados para la Defensa y Seguridad Nacional, que se encuentren instalados en espacio público, áreas comunes, lugares abiertos al público o que siendo privados trasciendan a lo público, se enlazará de manera permanente o temporal a la red que para tal efecto disponga la Policía Nacional, de acuerdo con la reglamentación que para tal efecto expida el Gobierno nacional.

PARÁGRAFO En tratándose de sistemas instalados en áreas comunes, lugares abiertos al público o que siendo privados trasciendan a lo público, se requerirá para el enlace a que hace referencia el presente artículo, la autorización previa por parte de quien tenga la legitimidad para otorgarla»

Como puede verse los sistemas de video vigilancia se encuentran autorizados en Colombia siempre y cuando tengan como finalidad prevenir o detener perturbaciones a la seguridad y tranquilidad individual en lo relacionado con la vida y los bienes propios o de terceros, cuenten con la autorización de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, y respeten los derechos fundamentales de las personas.

En atención a lo anterior y dado que dichos sistemas pueden encontrarse en tensión con el ejercicio y garantía de derechos fundamentales, tales como la intimidad y el libre desarrollo de la personalidad, la Corte Constitucional señaló en la Sentencia T-407 de 2012, las características y límites que deben tenerse en cuenta para su apropiación, indicando la existencia de espacios semi-privados y semi-públicos en los cuales existen mayores o menores limitaciones a los derechos fundamentales de las personas en aras de la seguridad de la comunidad, y de la naturaleza de las actividades que despliegan las personas en ellas que tengan connotación social o privada:

«4.3.5 De lo anterior se desprenden algunas conclusiones: 1) Tanto en los espacios semi-públicos como los semi-privados la mayoría de las actividades que llevan a cabo las personas tienen repercusiones sociales, aun así pueden existir algunas acciones o actividades que solo interesan a la persona que las realice y que de ninguna manera pueden ser objeto de restricciones (en lugares de servicios personales, de vestuario o descanso, por ejemplo). 2) Los espacios semi-privados y semi-públicos son cerrados y exigen cierto comportamiento a las personas, pero se diferencian por el mayor o menor grado de acceso público a los mismos, o por la permanencia de determinado grupo de personas en dicho lugar, o por el mayor o menor efecto social de las conductas de los individuos. 3) Existe una relación inversamente proporcional entre la mayor o menor libertad en los espacios y el nivel de control de la conducta para fines preventivos que justifica la intromisión en la intimidad de las personas, siempre que no afecte la dignidad humana o que resulte desproporcionadamente lesiva para los derechos fundamentales: los espacios semi-públicos cuentan con menores limitaciones a las libertades individuales pero, por lo mismo hay mayor tolerancia al control y vigilancia sobre las conductas de las personas con el fin de evitar y prevenir situaciones de riesgo ya que las repercusiones sociales son mayores, por el contrario, a pesar de las reglas y restricciones en los espacios semi-privados el hecho de que se trate de lugares en los que las personas realizan actividades cotidianas, como el estudio o el trabajo, o que sean espacios en los que son menores los efectos sociales de las conductas desplegadas por los sujetos, limita las intromisiones a la intimidad» (…)

Podrá consultar el concepto completo en el siguiente enlace:

https://www.icbf.gov.co/cargues/avance/docs/concepto_icbf_0000059_2018.htm

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Bogotá. D.C., 02 de mayo de 2019. La Superintendencia de Industria y Comercio a través de la delegatura de datos personales ratificó la multa impuesta al EDIFICIO CARRERA SÉPTIMA PROPIEDAD HORIZONTAL por un valor de $78.124.200 por no cumplir las normas de recolección de datos personales. Luego de una visita de inspección realizado por la SIC al inmueble se encontraron varias irregularidades:

Recolectar sin autorización de las personas sus datos como lo son las imágenes de fotos y las grabaciones de videovigiliancia.

No contar con mecanismos para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información.

No tener una política de tratamiento de datos que se ajustara a las exigencias de la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

No informar a los visitantes del edificio sobre sus derechos, finalidades y demás exigencias del artículo 12 de la ley 1581 de 2012.

La Superindustria recordó que los edificios de oficinas o conjuntos residenciales que se someten al régimen de propiedad horizontal son personas jurídicas responsables del tratamiento de los datos que recolectan, almacena o usan sobre todas las personas que ingresan a sus instalaciones. Por lo tanto, están obligados a cumplir la Constitución y las leyes 1581 de 2012 o 1266 de 2008 (según el caso) y las respectivas disposiciones reglamentarias.

Además, las fotos e imágenes de videovigilancia son datos biométricos, catalogados como información sensible por el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012. La información biométrica incluye datos sobre las características físicas (rostro, cuerpo, huella dactilar, palma de la mano, retina, ADN).  Para tratar lícitamente este tipo de datos es necesario obtener una autorización previa, expresa, informada y especial.

Los edificios o conjuntos residenciales y cualquier Responsable del tratamiento al momento de solicitar la autorización del Titular deberán informarle a las personas de manera clara y expresa lo siguiente:

El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.

El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre menores de edad.

Los derechos que le asisten como titular.

La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.

Cuando se recolecten datos sensibles se debe advertir lo siguiente: que por tratarse de datos sensibles la persona no está obligada a autorizar su tratamiento.

Cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles.

En adición a la multa, la Superindustria exhortó al Representante Legal de EDIFICIO CARRERA SÉPTIMA PROPIEDAD HORIZONTAL para que adopte medidas pertinentes, útiles, efectivas y verificables con el fin de:

Cumplir estrictamente todos los deberes que le ordena la ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias con especial énfasis en el tratamiento de datos sensibles.

Implementar el principio de responsabilidad demostrada, observando las orientaciones de la Superintendencia de Industria y Comercio incorporadas en la “Guía para implementación del principio de responsabilidad demostrada (accountability)”. Especial énfasis se debe hacer en lo dispuesto respecto del principio de libertad, seguridad y confidencialidad.

Incorpore las recomendaciones de esta entidad contenidas en la cartilla titulada “Protección de datos personales en sistemas de videovigilancia”, publicada el año 2016.

Ya son 7 las sanciones que se han impuesto a Propiedades Horizontales (centros comerciales, edificios de oficinas, edificios residenciales)  a través de la delegatura para la Protección de Datos.

Fuente: http://www.sic.gov.co/Superindustria-exige-a-edificios-y-conjuntos-residenciales-cumplir-con-normas-de-proteccion-de-datos-personales

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Recordemos que los edificios y conjuntos sometidos al régimen de propiedad horizontal son responsables del tratamiento de datos personales, toda vez que recolectan o usan datos personales de los visitantes, empleados, residentes o cualquier persona (titular del dato) y para ciertas actividades, acuden a terceros como las empresas de vigilancia, las cuales actúan como Encargados del Tratamiento.

De acuerdo con la Superintendencia, la Guía para el Tratamiento de Datos Personales tiene como propósito presentar algunas sugerencias a quienes recolectan o tratan Datos Personales en los edificios o conjuntos de uso residencial, comercial o mixto sometidos al régimen de propiedad horizontal, con miras a orientarlos para que cumplan correctamente la regulación sobre el Tratamiento de los mismos y, de esta manera, respeten los derechos de las personas.

Dentro de las recomendaciones para edificios y conjuntos que trae la Guía, se encuentran las siguientes:

Efectúe un diagnóstico de cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.

Use los formatos modelo de la SIC para el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.

Recolecte datos de forma lícita y para fines legítimos, utilizando medios que dejen evidencia del cumplimiento de la ley.

Las fotos, las videograbaciones, las huellas dactilares y la información relativa al estado de salud de las personas son ejemplos de datos sensibles. Si recolecta, usa o trata este tipo de información debe cumplir con lo que ordena el artículo 6 del decreto 1377 de 2013.

Respete los derechos de los Titulares de los datos e implemente mecanismos efectivos para su ejercicio.

Ubique avisos de privacidad en sitios fácilmente visibles.

Utilice avisos para informar a las personas que están siendo videovigiladas.

Cumpla los requisitos para poder recolectar y tratar datos personales de niñas, niños y adolescentes.

Elimine los Datos Personales tan pronto cumplan la finalidad para la cual fueron recolectados.

Exija el respeto de la regulación de protección de datos y de su Política de Tratamiento de Datos Personales a los terceros que contrata (Encargados del Tratamiento).

Garantice la seguridad y confidencialidad de los Datos Personales:

Capacite a su equipo para que no suministren información ni permitan acceso a terceros no autorizados.

Imparta instrucciones para que no envíen comunicaciones electrónicas masivas que permitan a los destinatarios conocer información de otras personas sobre el envío de mensajes.

Capacite a sus empleados para que remitan mensajes únicamente a personas que hayan dado autorización previa, expresa e informada para enviarle comunicaciones a su dirección de correo electrónico.

Pacten cláusulas de confidencialidad en todos los contratos con sus empleados, contratistas, contadores, empresas de vigilancia o seguridad y terceros.

Finalmente, frente al principio de Responsabilidad Demostrada, sostiene la Superintendencia que va mucho más allá de la mera expedición de documentos o redacción de políticas. No basta hacer meras declaraciones simbólicas de buenas intenciones, sino que es obligatorio evidenciar resultados concretos respecto del debido Tratamiento de los Datos Personales. Es esencial realizar entrenamientos periódicos y especializados al equipo humano de la organización para proveerles la experticia, guía y herramientas que requieren para el correcto desarrollo de las tareas que involucren cualquier Tratamiento de Datos Personales.

Para consultar la Guía para el Tratamiento de Datos Personales en la Propiedad Horizontal expedida por de la Superintendencia de Industria y Comercio, haga clic en el siguiente enlace:

https://www.sic.gov.co/sites/default/files/files/Publicaciones/Guia_prop_horizontal_NOV12_OK%20(1).pdf

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