Como una referencia a tener en cuenta en los procesos de contratación de empresas de vigilancia y seguridad privada en propiedad horizontal, a continuación, compartimos el modelo de contrato propuesto en la Guía para la Contratación de Servicios de Vigilancia y Seguridad Privada elaborada por la Cámara de Comercio de Bogotá, la Universidad Sergio Arboleda y la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. Modelo de Contrato de Prestación de Servicios de Vigilancia y Seguridad Privada con Armas a Celebrar Entre Personas Naturales o Jurídicas de Derecho Privado. __________________________________
COMENTARIOS. Los textos en letra cursiva y color son informativos, son una orientación que facilitará la elaboración del contrato con base en el presente modelo propuesto.
Entre los suscritos a saber ___________________, mayor de edad, vecino de ___________, e identificado con la Cédula de Ciudadanía No. ____________________, obrando en su condición de representante legal de la empresa __________________________________(Nombre completo de la Empresa que requiere el servicio), según certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de _________, identificada con el NIT _________________, quien en adelante se denominará EL CONTRATANTE y por la otra ___________________________________________, mayor de edad, vecino de ___________, e identificado con la Cédula de Ciudadanía No. ____________________, obrando en su condición de representante legal de la empresa ___________________________________________________ (Nombre completo de la Empresa de Vigilancia y Seguridad Privada) según certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de __________, identificada con el NIT _________________, la cual cuenta con la licencia de funcionamiento otorgada por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada mediante Resolución No. ____________________, quien en adelante se denominará EL CONTRATISTA, hemos decidido celebrar el presente contrato de prestación de servicios el cual se regirá por las siguientes cláusulas:
RECUERDE: Es indispensable revisar y anexar al contrato el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio correspondiente al Domicilio de las Empresas que pretenden celebrar el contrato, con el fin de verificar que quien suscriba el contrato tenga la representación legal de la empresa; así mismo anexar la fotocopia de la cedula de ciudadanía de los representantes y fotocopia del NIT de la empresa. Se debe verificar que la empresa de Vigilancia y Seguridad Privada tenga un objeto social único (la prestación de Servicios de Vigilancia y Seguridad Privada). Cuando se trate de personas naturales que contraten el Servicio de Vigilancia y Seguridad Privada, anexar la fotocopia de la cédula de ciudadanía. La Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada es la autoridad legal que expide los certificados de existencia y representación legal de sus entidades vigiladas y en el formato se debe incluir junto con la Resolución que concede la licencia de funcionamiento su vigencia.
CLÁUSULA PRIMERA: OBJETO DEL CONTRATO. El objeto del presente contrato es la prestación de los servicios de vigilancia y seguridad ________________________ (fija y/o móvil, escolta, trasporte de valores) para _________________________________________ (personas, bienes inmuebles, instalaciones, muebles, elementos de oficina, vehículos, etc. DEBIDAMENTE IDENTIFICADOS) ubicados en la ciudad _________________ durante el término de duración del presente contrato, de conformidad con las especificaciones técnicas contenidas en el siguiente cuadro: A manera de ejemplo:
RECUERDE: Identificar claramente el servicio que desea contratar con las especificaciones que cada uno requiere, como por ejemplo los vehículos de control y vigilancia y los medios tecnológicos, medio humano, animal, material o tecnológico (central de monitoreo y alarma circuitos cerrados, equipos de visión o escucha remotos, equipos de detección, identificación, interferencia y escucha de comunicaciones, equipos de seguridad bancaria, equipos o elementos ofensivos, detección de actos terroristas, controles de acceso, controles perimétricos, similares). Los Vehículos de control o vigilancia deberán contar con las medidas establecidas en el Decreto 1979 de 2001 y demás normas concordantes y contar con los conductores debidamente capacitados.
El personal a cargo de la prestación del servicio deberá contar con sus respectivas dotaciones y equipos necesarios para la efectiva prestación del servicio contratado.
SE RECOMIENDA: Especificar claramente los elementos requeridos tales como: armas, equipos de comunicaciones, caninos, medios tecnológicos etc., así como el personal, como por ejemplo si es femenino o masculino. los vigilantes pueden usar pitos, linternas, bastones de mando, esposas, armas y gases.
CLÁUSULA SEGUNDA: DURACIÓN. El término de duración del presente contrato será de _______________________ contados a partir de _____________________.
SE RECOMIENDA: La suscripción de un acta de iniciación en la cual se dejará constancia de la entrega de los inventarios fecha de iniciación y estado de las instalaciones objeto del contrato, acta que formará parte integral del contrato.
CLÁUSULA TERCERA: VALOR Y FORMA DE PAGO. El valor del presente contrato es la suma de _________________________________, Incluido el Impuesto al Valor Agregado IVA y demás gravámenes establecidos, el cual corresponde a la totalidad de los puestos de vigilancia contratados y los equipos necesarios para la prestación del servicio; el valor del presente contrato será cancelado por mensualidades vencidas, previa presentación de la factura respectiva y aprobación de la misma por EL CONTRATANTE.
RECUERDE: 1. Verificar que las tarifas se encuentren establecidas con base en lo dispuesto en el Decreto 073 del 18 de enero de 2002. 2. Prever modificaciones en el salario mínimo legal si durante el término de ejecución del contrato, se inicia un nuevo año, así como cualquier otro factor que pueda modificarse por este motivo. 3. La tarifa del Impuesto al Valor Agregado IVA para los Servicios de Vigilancia y Seguridad Privada es del siete por ciento (7%) de conformidad con el artículo 468-3 del Estatuto Tributario.
La mora en el pago de los servicios generará a cargo de EL CONTRATANTE el pago de los correspondientes intereses de mora fijados en ____________________. CLÁUSULA CUARTA. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA. Son obligaciones del contratista las siguientes: 1. Acatar la Constitución, la ley y demás normas pertinentes, los procedimientos establecidos por el Gobierno Nacional, así como las órdenes e instrucciones impartidas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. 2. Tener Licencia de Funcionamiento vigente durante el término de duración del contrato, expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, donde claramente se le autorice la prestación de los servicios objeto del presente contrato. 3. Tener permiso vigente durante el término de duración del presente contrato del Ministerio de Comunicaciones para utilizar el espectro radioeléctrico y adjudicadas legalmente las frecuencias que utilice. Sin perjuicio del permiso citado, mantendrá registrados ante la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada los equipos de comunicaciones utilizados durante el contrato. 4. Tener vigentes los permisos de tenencia y porte de armas a utilizar durante la prestación del servicio objeto del presente contrato.
RECUERDE: los permisos de tenencia y porte deberán ser expedidos por el Ministerio de Defensa a nombre de la empresa prestadora del Servicio de Vigilancia y Seguridad Privada, quien deberá ser exclusivamente el propietario, nunca podrá utilizarse armamento que no tenga el respectivo permiso o que éste sea a nombre de una persona natural o jurídica diferente a quien suscribe el contrato.
5. Acreditar que cumple con los programas de capacitación y entrenamiento de su personal de conformidad con lo establecido en el Decreto 356 de 1994 y la normatividad complementaria, seleccionando para la prestación del servicio de vigilancia y seguridad integral, personal altamente calificado e idóneo a quienes dotará de uniformes y de los correspondientes elementos exigidos en las normas de seguridad, de conformidad con lo señalado en el Decreto 1979 del 17 de septiembre de 2001 y las Resoluciones 2350 del 3 de diciembre de 2001, 1368 del 17 de junio de 2002, 1928 del 9 de agosto de 2002 y demás disposiciones pertinentes, para lo cual anexará las hojas de vida con sus respectivos soportes del personal a cargo de la prestación del servicio.
RECUERDE: Verificar los requisitos mínimos de capacitación contenidos en las siguientes Resoluciones: · Resoluciones 2596 de 2003, 540 de 2004 y 665 de 2004 Vigilantes · Resoluciones 2597 de 2003, 540 de 2004 y 665 de 2004 Escoltas · Resoluciones 2598 de 2003, 540 de 2004 y 665 de 2004Tripulantes · Resoluciones 2599 de 2003 y 665 de 2004 Manejadores Caninos · Resoluciones 2600 de 2003, 540 de 2004 y 665 de 2004 Operadores, Técnicos y Supervisores de medios tecnológicos
6. Atender la solicitud de cambio de personal por deficiencia o inconveniencia realizada por EL CONTRATANTE por escrito, para lo cual anexará la hoja de vida con sus respectivos soportes; el personal que sea cambiado por estas causas no podrá ser ubicado en ningún otro puesto al servicio de EL CONTRATANTE. EL CONTRATISTA no podrá en forma unilateral retirar o trasladar al personal que se encuentre prestando el servicio correctamente, para ello deberá contar con la autorización escrita de EL CONTRATANTE. 7. Garantizar que el personal a su cargo se encuentra debidamente carnetizado por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y responder porque el personal que presta el servicio objeto de este contrato, porte la credencial de identificación expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. 8. Acreditar la constitución de la póliza de responsabilidad civil extracontractual que cubra los riesgos de uso indebido de armas de fuego y otros elementos de Vigilancia y Seguridad Privada, en los términos del Decreto 356 de 1994 y garantizar su vigencia durante el término de duración del presente contrato.
RECUERDE: La póliza deberá ser expedida por una compañía de seguros legalmente autorizada, con un valor asegurado no inferior a 400 salarios mínimos legales mensuales vigentes.
9. Garantizar que el servicio de vigilancia y seguridad será permanente y no se interrumpirá bajo ninguna circunstancia, para lo cual mantendrá comunicación permanente las 24 horas del día con los puestos de vigilancia objeto del contrato. 10. Prestar el servicio de vigilancia y seguridad permanente objeto de este contrato, con personal calificado, debidamente entrenado, con los equipos y demás especificaciones ofrecidas en su propuesta. 11. Respetar los derechos fundamentales y libertades de la comunidad, absteniéndose de asumir conductas reservadas a la Fuerza Pública. 12. Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato le imparta EL CONTRATANTE a través del supervisor. 13. Garantizar la calidad de la prestación del servicio. 14. Emplear las armas de acuerdo con el uso autorizado en el respectivo permiso y abstenerse de emplear armamento no autorizado de acuerdo con la ley. 15. Emplear los equipos y elementos autorizados por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada únicamente para los fines previstos en la licencia de funcionamiento. 16. Mantener permanentemente actualizados los permisos, patentes, licencias, libros y registros, seguros y demás requisitos que se exigen en los Decretos 356 del 11 de febrero de 1994; 2187 de 2001 y demás normas concordantes. 17. Salvaguardar la información confidencial que obtengan en desarrollo de sus actividades, salvo requerimiento de autoridad competente. 18. Dar estricto cumplimiento a los términos pactados en este contrato y por ningún motivo abandonar el servicio contratado. 19. No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley con el fin de obligarlos a hacer u omitir algún acto o hecho, debiendo informar inmediatamente a EL CONTRATATE, a través del funcionario responsable acerca de la ocurrencia de tales peticiones o amenazas y a las demás autoridades competentes para que se adopten las medidas y correctivos que fueren necesarios. 20 Atender las solicitudes de modificación del horario de prestación del servicio de vigilancia y seguridad integral en uno o más sitios y/o puestos cuando EL CONTRATANTE lo solicite. Así mismo, atender las solicitudes de suspensión, traslados, terminación del servicio de vigilancia y seguridad integral de uno o más sitios y/o puestos cuando EL CONTRATANTE, así lo exija. 21. Mantener en excelentes condiciones de funcionamiento los equipos, vehículos de control y vigilancia y otros elementos destinados para llevar a cabo la prestación del servicio de vigilancia y seguridad contratado; los vehículos contar con los signos técnicos registrados ante la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, identificación que no podrá incurrir en las prohibiciones establecidas en el Decreto 1979 de 2001 artículo 17. 22. EL CONTRATANTE, se reserva el derecho de solicitar al contratista fotocopia de las hojas de vida del personal destinado para ejecutar el objeto del contrato, junto con los antecedentes y soportes de las mismas. 23. Facturar mensualmente el Servicio de Vigilancia y Seguridad Privada objeto del presente contrato prestado durante el mes inmediatamente anterior. 24. Por ninguna razón la jornada laboral será superior a la establecida por el Régimen Laboral Colombiano, garantizando que el total de horas semanales sea igual al máximo legalmente autorizado por las normas laborales, de tal manera que los vigilantes disfruten del descanso a que tienen derecho y en ningún caso los turnos podrán ser doblados por el mismo vigilante. Los horarios de trabajo serán asignados bajo responsabilidad de EL CONTRATISTA, la programación será presentada al supervisor para su aprobación y en caso de ser requerido por EL CONTRATANTE se solicitarán modificaciones en los horarios así como cambio de personal. 25. Garantizar el pago oportuno de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, pensión, ARP y aportes parafiscales (Cajas de Compensación familiar, ICBF y SENA). 26. Designar un supervisor y/o coordinador del contrato quien deberá contar con disponibilidad permanente y que servirá de enlace entre EL CONTRATANTE y EL CONTRATISTA durante el término de duración del contrato. 27 Las demás obligaciones que sean de la naturaleza del contrato.
RECUERDE: Las anteriores obligaciones pueden ser modificadas y/o adicionadas de conformidad con los servicios que sean objeto del contrato, en atención al principio de la autónoma de la voluntad de las partes contratantes. Dichas obligaciones son de medio y no de resultado. SE RECOMIENDA: Establecer claramente la responsabilidad del contratista en caso de pérdida, o daños de los elementos, bienes muebles e inmuebles objeto del contrato, para lo cual es indispensable la realización del inventario y el acta de entrega de las instalaciones a que se refiere la cláusula segunda. Así mismo, establecer el monto máximo por evento hasta el cual el contratista asumirá directamente en caso de pérdida y/o daño de elementos, bienes muebles e inmuebles objeto del contrato. Por último, se recomienda la constitución de una póliza por parte de EL CONTRATISTA; que cubra los riesgos que afecten los bienes objeto de la vigilancia, dicha obligación deberá ser pactada entre las partes de mutuo acuerdo. (Ver artículo 89 del Decreto 356 de 1994) Es preciso verificar la inscripción en la red de apoyo. Adicional a las garantías mencionadas en esta cláusula, se recomienda solicitar la constitución de las siguientes garantías ante una compañía de seguros legalmente autorizada en el país:
- Cumplimiento del contrato: La garantía de cumplimiento del contrato debe tener una vigencia mínima hasta la finalización y liquidación del contrato en caso que se hubiere contemplado. El valor de esta garantía debe ser alrededor del veinte por ciento (20%) del valor total del contrato y en todo caso, su valor no debe ser inferior al de la cláusula penal pecuniaria.
- Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales: Este amparo debe cubrir a la copropiedad de los perjuicios ocasionados por el incumplimiento de las obligaciones laborales del contratista derivadas de la contratación del personal utilizado para la ejecución del contrato amparado. Esta garantía debe estar vigente por el plazo del contrato y tres (3) años más. El valor de la garantía debe ser alrededor del diez por ciento (10%) del valor total del contrato.
(Nota: comentario fuera de texto) CLÁUSULA QUINTA: OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE. 1. Cancelar el valor total del contrato, de conformidad con la forma de pago estipulada en el mismo. 2. Designar una persona, la cual estará en permanente contacto con EL CONTRATISTA, para la coordinación y supervisión de cualquier asunto que así lo requiera. 3. Entregar al CONTRATISTA todos los bienes objeto de la vigilancia, mediante inventario y acta de entrega de los mismos, la cual forma parte integral del presente contrato. 4. Entregar al CONTRATISTA la información que este requiera para el cabal cumplimiento del objeto del contrato. 5. Proveer los recursos locativos y sanitarios mínimos para el que personal de vigilancia (fija o móvil) pueda desarrollar su labor en condiciones que no atenten contra su propia seguridad y dignidad. CLÁUSULA SEXTA: EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL. Puesto que EL CONTRATISTA ejecutará el objeto de este contrato con total autonomía técnica y administrativa y sin subordinación con respecto a EL CONTRATANTE, queda entendido que no habrá vínculo laboral alguno entre el personal utilizado por el CONTRATISTA y EL CONTRATANTE. Por lo tanto, serán de su cargo el pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones de carácter laboral. CLÁUSULA SÉPTIMA: CONFIDENCIALIDAD. Todos los datos e informaciones a las cuales tuviere acceso EL CONTRATISTA durante la ejecución del contrato serán mantenidos en forma confidencial. Esta confidencialidad será continua y no vence por terminación del contrato. CLÁUSULA OCTAVA: CESIÓN Y SUBCONTRATOS. El CONTRATISTA no podrá subcontratar o ceder el presente contrato sin consentimiento previo y escrito de ____________________________ (Nombre de la persona natural o jurídica contratante) pudiendo éste reservarse las razones que tuviere para negar la autorización de la cesión o el subcontrato. CLÁUSULA NOVENA: SUPERVISIÓN Y/O COORDINACIÓN. la supervisión y/o coordinación del contrato por parte de EL CONTRATANTE será ejercida por ______________________ cuyo cargo es _____________________, y por parte de EL CONTRATISTA será ejercida por _______________________, cuyo cargo dentro de la empresa es ____________________________; quienes velarán por el cabal cumplimiento del contrato, facilitarán los medios necesarios para el buen desarrollo del mismo, informar a las partes contratantes de las anomalías y novedades que se presenten en el desarrollo del presente contrato. El supervisor por parte de EL CONTRATISTA deberá dar aviso inmediato al supervisor de la parte CONTRATANTE, de todo hecho anómalo que suceda en cada uno de los puestos de trabajo contratados así como en sus alrededores y mensualmente deberá entregar por escrito un consolidado de las novedades presentadas dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes. CLÁUSULA DÉCIMA. TERMINACIÓN DEL CONTRATO. El presente contrato terminará: 1. Por la expiración del término de duración pactado. 2. Por el mutuo consentimiento de la partes contratantes pactado por escrito. 3. Por el incumplimiento de las obligaciones del contrato por cualquiera de las partes. 4. Cualquiera de las partes podrá dar por terminado el presente contrato, avisando una a la otra en forma escrita, con una antelación no inferior a ______________ (días, meses), sin que ello genere indemnización o incumplimiento alguno entre partes. RECUERDE: La causal de la terminación del contrato establecida en el numeral 4, debe ser pactada por mutuo acuerdo entre las partes contratantes, con el fin de establecer los términos en los cuales se podrá terminar sin causar perjuicios a la parte notificada. CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA: CLÁUSULA PENAL. En caso de incumplimiento total o parcial al objeto o las obligaciones emanadas del presente contrato por cualquiera de las partes, la parte incumplida deberá pagar a la parte cumplida una suma equivalente a ___________________________________. CLAÚSULA DÉCIMA TERCERA: LUGAR DE EJECUCIÓN. EL CONTRATISTA se compromete a prestar sus servicios a que se refiere el presente contrato en los sitios y zonas determinadas entre las partes, en la ciudad de ______________________. Anexos. 1. Certificado de existencia y representación legal de las empresas contratantes con una fecha de expedición por la Cámara de Comercio correspondiente no superior a treinta (30) días. 2. Copia de la Licencia de Funcionamiento de la Empresa prestadora de Servicios de Vigilancia y Seguridad Privada. 3. Copia de la póliza de responsabilidad civil extracontractual vigente con su respectivo comprobante de pago. 4. Certificado actualizado de licencia para uso de canales de comunicación vigente y último recibo de pago expedido por el Ministerio de Comunicaciones. 5. Copia de la Resolución expedida por el Ministerio de Comunicaciones, mediante la cual se otorga permiso para la utilización de frecuencias radioeléctricas vigente. 6. Fotocopias de los permisos de tenencia o porte de armas, expedidos por el Ministerio de Defensa Nacional vigentes. 7. Hojas de vida del personal que tendrá a cargo la prestación del servicio contratado con los respectivos soportes. 8. Listado de armas por identificación que serán utilizadas en la ejecución del contrato, donde deberá constar como mínimo la siguiente información: Cantidad de armas. Tipo de armamento. Vigencia de los salvoconductos Variaciones Dentro del Modelo de Contrato Cuando Se Trata de Servicio de Vigilancia y Seguridad Privada con Medios Tecnológicos. Tomando como base el modelo propuesto y bajo el entendido de eliminar lo relacionado con el uso de armas, cuando estas no sean solicitadas para la prestación del servicio, se recomienda incluir dentro de la cláusula correspondiente a las Obligaciones de EL CONTRATISTA, incluir la siguiente obligación. CLAUSULA CUARTA. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA. (…) Acreditar la capacitación especifica del personal de Vigilancia y Seguridad Privada en el manejo adecuado de los medios tecnológicos que serán utilizados con ocasión de la prestación del servicio. (…) Variaciones Dentro del Modelo de Contrato Servicio de Vigilancia y Seguridad Privada con Transporte de Valores. Tomando como base el modelo propuesto y bajo el entendido de eliminar lo relacionado con el uso de armas, se deberán realizar las siguientes modificaciones: CLÁUSULA PRIMERA. OBJETO DEL CONTRATO. El objeto del presente contrato es la prestación de los Servicios de Vigilancia y Seguridad Privada de Transporte de Valores, tendiente a transportar, custodiar y manejar valores y actividades conexas.
RECUERDE: Describir e identificar claramente el servicio requerido.
CLAÚSULA CUARTA: OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: Respecto de la obligación contenida en el literal 8:
RECUERDE: La póliza deberá ser expedida por una compañía de seguros legalmente autorizada, con un valor asegurado no inferior a 2.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Adicionar la siguiente obligación: Constituir un seguro que cubra adecuadamente los riesgos que afecten el transporte, custodia o manejo de los valores a ella encomendados, de conformidad con lo establecido en el artículo 38 del Decreto 356 de 1994. Variaciones Dentro del Modelo de Contrato del Servicio de Vigilancia y Seguridad Privada sin Armas. Tomar como base el modelo propuesto y bajo el entendido de eliminar lo relacionado con el uso de armas, cuando estas no sean solicitadas para la prestación del servicio. Variaciones Dentro del Modelo de Contrato del Servicio de Vigilancia y Seguridad Privada con Caninos. Tomar como base el modelo propuesto y bajo el entendido de eliminar lo relacionado con el uso de armas, toda vez que existe una prohibición expresa para el porte de armas por parte de los manejadores caninos:
RECUERDE: Que está prohibida la prestación de este servicio en lugares cerrados como centros comerciales, conjuntos residenciales, estadios y demás sitios que a criterio de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada ofrezcan riesgo para la seguridad ciudadana.
Se recomienda la inclusión de las siguientes obligaciones en la cláusula cuarta: CLÁUSULA CUARTA: OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: (…)
- Utilizar para la prestación del servicio, animales debidamente identificados por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y adiestrados y entrenados; así como mantenerlos en adecuadas condiciones de higiene y salud que permitan emplearlos sin atentar contra la seguridad y la salubridad pública.
- Acondicionar sitios especiales de descanso, con la posibilidad de alimentar y dar de beber a los animales con las especificaciones establecidas en el Decreto 2187 de 2001 y demás normas complementarias.
- Contar en sus instalaciones con un lugar para la atención medico veterinaria en primeros auxilios o celebrar un convenio con una clínica veterinaria que supla este servicio.
- Mantener los perros de reserva en caso de enfermedad o accidente en proporción de uno (1) a (5).
- Garantizar que los perros utilizados para la prestación del servicio son de su propiedad exclusiva.
- Re-entrenar cada cuatro (4) meses al canino con su manejador en los términos del 2187 de 2001 y demás normas complementarias.
