Por encontrarnos en época de Asambleas, consideramos importante recordar las diferentes formas de reunión y mecanismos que consagra la Ley 675 de 2001 para que los propietarios de bienes privados en edificios o conjuntos constituidos bajo el régimen de propiedad horizontal, puedan tomar decisiones válidamente. A continuación resaltamos las características propias de cada tipo de reunión y lo que se debe tener en cuenta para su adecuada convocatoria y desarrollo:
ASAMBLEA ORDINARIA
Se reunirá por lo menos una vez al año, en la fecha señalada en el reglamento de propiedad horizontal.Si el reglamento no establece la fecha, deberá reunirse dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal.Su objeto es examinar la situación general de la copropiedad, efectuar los nombramientos cuya elección le corresponda, considerar y aprobar las cuentas del último ejercicio y presupuesto para el siguiente año.La convocatoria la efectuará el administrador, con una antelación no inferior a quince (15) días calendario.La convocatoria se hará mediante comunicación enviada a cada uno de los propietarios de los bienes de dominio particular, a la última dirección registrada por los mismos.
ASAMBLEA EXTRAORDINARIA
Se lleva a cabo cuando las necesidades imprevistas o urgentes del edificio o conjunto así lo ameriten, es decir, que no hay causales especiales, podrá ser convocada cuando se presentan situaciones inesperadas y apremiantes y es necesario tomar acciones que sólo pueden ser decididas por el máximo órgano social.La convocatoria a la asamblea extraordinaria la puede efectuar el administrador, el consejo de administración, el revisor fiscal o un número plural de propietarios de bienes privados que representen por lo menos, la quinta parte de los coeficientes de copropiedad.Al igual que en la asamblea ordinaria, la convocatoria se hará mediante comunicación enviada a cada uno de los propietarios de los bienes de dominio particular del edificio o conjunto, a la última dirección registrada por los mismos.El carácter extraordinario de una asamblea, supone que se tratarán temas muy puntales, específicos o particulares generadores de la urgencia o necesidad especial, por lo que la convocatoria debe contener el orden del día y en la misma no se podrán tomar decisiones sobre temas diferentes.No es obligatoria la antelación de 15 días calendario en su citación.
REUNIONES POR DERECHO PROPIO
Cuando la Asamblea no fue convocada, se podrá reunir por derecho propio en forma ordinaria.La reunión se efectuará el primer día hábil del cuarto mes siguiente al vencimiento de cada período presupuestal.El lugar y la hora será la que se indique en el reglamento, y en caso que este guarde silencio, en las instalaciones del conjunto a las 8:00 p.m.Igualmente será válida la reunión que se realice cualquier día, hora o lugar, sin previa convocatoria, cuando los participantes representen la totalidad de los coeficientes de copropiedad del edificio o conjunto.
REUNIONES DE SEGUNDA CONVOCATORIA
Cuando la Asamblea general de propietarios si fue convocada, pero no pudo sesionar por falta de quórum.Se debe convocar a una nueva reunión que se realizará el tercer día hábil siguiente al de la convocatoria inicial, a las 8:00 p.m., sin perjuicio de lo que disponga el reglamento de propiedad horizontal.En esta Asamblea se podrá sesionar y decidir con un número plural de propietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados.No podrán tomarse decisiones que exigen mayoría calificada (70%), salvo que se obtenga la mayoría exigida por ley.
REUNIONES NO PRESENCIALES
Se podrá realizar reunión de la asamblea general por cualquier medio que permita a los propietarios de bienes privados o sus representantes deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva.Es necesario respetar el quórum requerido para cada caso.Es obligatorio que esta reunión se pueda probar, por lo cual deberá dejarse suficientemente documentada. Deberá quedar prueba inequívoca, como fax, grabación magnetofónica o similar, donde sea claro el nombre del propietario que emite la comunicación, el contenido de la misma y la hora en que lo hace, así como la correspondiente copia de la convocatoria efectuada a los copropietarios.Cuando la reunión se realice por comunicación sucesiva, la secuencia de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado, de lo cual dará fe el revisor fiscal de la copropiedad.En el aviso se insertará el orden del día y en la misma no se podrán tomar decisiones sobre temas no previstos en este.Las decisiones adoptadas serán ineficaces cuando alguno de los propietarios no participe en la comunicación simultánea o sucesiva.Las actas deberán asentarse en el libro respectivo, suscribirse por el representante legal y comunicarse a los propietarios dentro de los diez (10) días siguientes a aquel en que se concluyó el acuerdo.En este tipo de reuniones no podrán tomarse decisiones que exigen mayoría calificada (70%).
DECISIONES POR COMUNICACIÓN ESCRITA
Debe ser convocada la totalidad de propietarios de unidades privadas.En el aviso se insertará el orden del día y en la misma no se podrán tomar decisiones sobre temas no previstos en este.Cada uno de los deliberantes, debidamente acreditado, deberá expresar el sentido de su voto frente a una o varias decisiones concretas, señalando de manera expresa el nombre del copropietario que emite la comunicación, el contenido de la misma y la fecha y hora en que se hace.En este evento la mayoría respectiva se computará sobre el total de los coeficientes que integran el edificio o conjunto.Si los propietarios hubieren expresado su voto en documentos separados, éstos deberán recibirse en un término máximo de un (1) mes, contado a partir del envío acreditado de la primera comunicación.Las decisiones adoptadas serán ineficaces cuando alguno de los propietarios no participe en la comunicación escrita dentro del término previsto.Las actas deberán asentarse en el libro respectivo, suscribirse por el representante legal y comunicarse a los propietarios dentro de los diez (10) días siguientes a aquel en que se concluyó el acuerdo.No podrán tomarse decisiones que exigen mayoría calificada (70%).
