En relación con los aspectos a tener en cuenta a la hora de elaborar el acta de la reunión de Asamblea de Propietarios en propiedad horizontal, se pronunció el Ministerio de Justicia mediante publicación en el Portal www.minjusticia.gov.co, en el siguiente sentido:
El acta de asamblea es un documento escrito que registra tanto los datos de los copropietarios como las decisiones acordadas en las asambleas.
a. Patricia es administradora de un conjunto residencial, no tiene mucha experiencia y va a convocar su primera asamblea de copropietarios. Ella quiere saber cómo se realiza el acta de asamblea.
b. Lucía es propietaria de un apartamento de un conjunto residencial, acaba de recibir el acta de la asamblea de copropietarios para su revisión. Lucía quiere saber si el acta de asamblea está bien elaborada.
Para estos y otros casos similares, usted podrá conocer los pasos y los requisitos para elaborar adecuadamente el acta de asamblea de copropietarios:
1. El acta debe estar firmada por el presidente y el secretario de la asamblea, por lo que se debe nombrar estos cargos al inicio de la reunión para que la asamblea pueda sesionar válidamente.
2. Debe verificar que contenga la indicación de si es ordinaria o extraordinaria, la forma de la convocatoria, el orden del día, así como el nombre, calidad de los asistentes, y el coeficiente. Los votos emitidos en cada caso o decisión sometida a votación.
3. Posteriormente se debe verificar el acta de asamblea que no puede ser en un tiempo superior a 20 días, para finalmente publicarla o ponerla a disposición de los copropietarios. Es obligatorio entregar el acta de asamblea a los copropietarios que lo soliciten y registrarla en el libro de actas.
Tenga en cuenta
Los requisitos para elaborar el acta de asamblea de copropietarios, son los siguientes:
– Elegirse al momento de iniciar la asamblea el presidente y secretario.
– El acta deberá estar firmada por el presidente y el secretario de la asamblea.
– Registrarse el nombre y calidad de los asistentes.
– Los votos emitidos en cada caso o decisión sometida a votación.
– Será publicada y puesta a disposición de los copropietarios.
– Es obligatorio entregar el acta de asamblea a los copropietarios que la soliciten y registrarla en el libro de actas.
Adicionalmente, acorde con lo establecido en el artículo 47 de la Ley 675 de 2001, debe tenerse en cuenta lo siguiente:
- En los eventos en que la Asamblea decida encargar personas para verificar la redacción del acta, las personas encargadas deberán hacerlo dentro del término que establezca el reglamento, y en su defecto, dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la fecha de la respectiva reunión.
- Dentro de un lapso no superior a veinte (20) días hábiles contados a partir de la fecha de la reunión, el administrador debe poner a disposición de los propietarios del edificio o conjunto, copia completa del texto del acta en el lugar determinado como sede de la administración, e informar tal situación a cada uno de los propietarios. En el libro de actas se dejará constancia sobre la fecha y lugar de publicación.
- La copia del acta debidamente suscrita será prueba suficiente de los hechos que consten en ella, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. El administrador deberá entregar copia del acta a quien se la solicite.
- Todo propietario a quien se le niegue la entrega de copia de acta, podrá acudir en reclamación ante el Alcalde Municipal o Distrital o su delegado, quien a su vez ordenará la entrega de la copia solicitada so pena de sanción de carácter policivo.
