El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), mediante concepto No. 0306 del 29 de julio de 2024, se pronunció en relación con el término para conservar los documentos contables y no contables en la propiedad horizontal, señalando que, tratándose de libros y papeles contables, el plazo para la conservación es de diez (10) años, contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante; mientras que, para el caso de información no contable es recomendable que las copropiedades implementen políticas internas que definan plazos en ese sentido.
De igual manera, mediante concepto No. 0381 del 30 de septiembre de 2024, este organismo manifestó que, para tal efecto, es posible realizar su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.
CONSULTA (TEXTUAL)
“(…) la consulta señala:
“1. Para propiedad horizontal, ¿Hay una ley que establezca el tiempo mínimo que se debe guardar la información contable de la copropiedad? ¿Cuál ley? Por ejemplo: facturas, recibos, comprobantes de egresos, estado de situación financiera, estado de resultados, etc.
2. Para propiedad horizontal, ¿Hay una ley que establezca el tiempo mínimo que se debe guardar la información no-contable de la copropiedad? ¿Cuál ley? Por ejemplo: actas de asamblea, actas de consejo de administración, grabaciones de asambleas no presenciales, grabaciones de asambleas presenciales, listados de residentes, listados de copropietarios, listados de visitantes y demás similares.
CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
En respuesta a la pregunta 1, el CTCP se ha pronunciado en varias ocasiones sobre la “conservación de documentos” de acuerdo con lo indicado en el Anexo 6 del Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015.
Para la propiedad horizontal, en particular, recomendamos revisar el DOT 15 – Actualizado – Propiedades horizontales de uso residencial o mixto grupos 2 y 3, donde se establece lo siguiente:
“(…) XIV. Obligatoriedad de Llevar Contabilidad
(…)
Conservación de documentos Anexo 6 – DUR 2420 de 2015
La correspondencia y demás documentos relacionados con las operaciones o actividades de la entidad deben conservarse conforme a la Ley 962 de 20051 y el Artículo 602 del Código de Comercio”
En línea con lo anterior, el plazo para la conservación de libros y papeles contables es de diez (10) años, contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante.
En cuanto a la pregunta 2, aunque no existe una ley específica que establezca un tiempo mínimo de conservación para la información no contable, es recomendable que las copropiedades implementen políticas internas que definan plazos claros para la conservación de estos documentos. Esto debe estar alineado con las mejores prácticas de gestión documental, asegurando la transparencia en la administración.
Dado que la falta de una regulación específica puede generar interpretaciones diversas, se sugiere que cada propiedad horizontal establezca en su reglamento interno los tiempos de conservación de estos documentos, teniendo en cuenta la importancia de la información para la gestión y la participación de los copropietarios.
Podrá consultar el concepto No. 2024-0306 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), en el siguiente enlace:
https://www.ctcp.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=b7587488-fe8e-40ad-abc3-b5b1617678b7
